Các bước gây quỹ từ thiện hiệu quả

Các sự kiện từ thiện, hoạt động gây quỹ được giới trẻ yêu thích và lựa chọn bởi họ thích sự kiện trực tiếp, tạo cảm giác kết nối, nơi họ được truyền cảm hứng và đóng góp cho sự phát triển của cộng đồng. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ bao gồm việc thu hút càng nhiều khách mời càng tốt và tối đa hóa số tiền bạn huy động được là một điều đáng quan tâm. Dưới đây là 10 bước cơ bản để lập kế hoạch cho sự kiện từ thiện hoặc hoạt động gây quỹ tốt nhất, vượt mục tiêu của bạn và kiếm được nhiều tiền nhất. 

các bước lên ý tưởng gây quỹ từ thiện

1. Xác định mục đích gọi vốn 

Điều đầu tiên và cơ bản nhất khi tổ chức sự kiện là xác định sự kiện sẽ gây quỹ cho ai? Gây quỹ nhằm mục đích gì? Và huy động càng nhiều tiền càng tốt? Tìm hiểu lý do tại sao bạn muốn thực hiện sự kiện gây quỹ này và đặt bút ký là bước đầu tiên để thiết lập một kế hoạch hành động rõ ràng. Khi bạn đã xác định được mục đích của sự kiện, nó sẽ giúp bạn tạo ra một chiến lược và kế hoạch quảng cáo hiệu quả. Và tất cả các ý tưởng và hoạt động tiếp theo cũng sẽ phụ thuộc vào lý do bạn chọn ngay từ đầu.

 2. Đặt mục tiêu gây quỹ 

Bạn hy vọng sự kiện gây quỹ của mình sẽ tăng bao nhiêu? Xem xét tất cả các cách khác nhau để bán vé, quyên góp, đấu giá trực tiếp, huy động vốn từ cộng đồng, nhà tài trợ, v.v. có thể tạo ra tiền cho sự kiện của bạn. Hãy luôn nhớ rằng đóng góp không phải là cách duy nhất để tạo ra sự hỗ trợ cho sự kiện. Khi tổ chức sự kiện gây quỹ hay tổ chức phi lợi nhuận, nếu bạn mở rộng mối quan hệ, giới truyền thông có thể đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới, giao lưu kết nối, gặp gỡ nhiều nhà hảo tâm. Điều quan trọng là phải ghi nhớ tất cả các mục tiêu tiềm năng. 

3. Tạo ngân sách cho sự kiện của bạn

 Tại các sự kiện gây quỹ, đôi khi số tiền bỏ ra vượt quá số tiền nhận được. Vì vậy, việc lập ngân sách sẽ giúp bạn cân đối các chi phí và tiết kiệm được nhiều tiền hơn. Lập danh sách kiểm tra các mục trong ngân sách của bạn, đảm bảo rằng nó bao gồm tất cả các chi tiết nhỏ - từ địa điểm, dịch vụ, đến người phục vụ. Gây quỹ cao hơn hoặc vượt quá số tiền bạn sẽ chi tiêu là điều bạn cần cẩn thận. Luôn giữ một khoản dự trữ nhỏ trong ngân sách của bạn cho những tình huống không thể đoán trước. Số tiền bạn kiếm được vượt quá mục tiêu của mình sẽ tốt hơn là thất bại với những chi phí không thể đoán trước.

 4. Xác định đối tượng mục tiêu

 Bằng cách tập trung vào đối tượng bạn muốn thu hút, bạn có thể lập kế hoạch gây quỹ tốt hơn và giao tiếp phù hợp. Sự kiện gây quỹ của bạn có thu hút hoặc đặc biệt tập trung vào một thế hệ hoặc sở thích cụ thể không? Đó chỉ là một buổi gây quỹ nhỏ, trong khuôn viên trường, địa phương,... hay một sự kiện cộng đồng? Đây có phải là sự kiện chỉ dành cho người được mời hay bất kỳ ai cũng có thể tham dự? Bằng cách xác định đối tượng cụ thể, bạn có thể xác định những cách tốt nhất để tiếp cận những người tham dự và nhà tài trợ tiềm năng. Từ đó, kế hoạch truyền thông, quảng bá cho sự kiện của bạn sẽ cực kỳ hiệu quả. 

5. Chọn địa điểm phù hợp 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng giúp thu hút nhiều người tham gia và nâng cao lợi nhuận gây quỹ. Một số địa điểm thường thuận lợi cho hoạt động gây quỹ như: trung tâm văn hóa, khuôn viên trường học, sân vận động… rộng rãi, thoáng mát và gần trung tâm thành phố để tiếp cận được nhiều người nhất có thể. Một số trang web có thể sẵn sàng giảm giá hoặc tặng quà cho các hoạt động có ý nghĩa tốt. Bạn nên chuẩn bị trước các tài liệu, câu hỏi tổ chức sự kiện phù hợp khi khảo sát địa điểm tổ chức để có chi phí thấp nhất. Bạn có thể cân nhắc tổ chức một sự kiện gây quỹ trực tuyến hoặc một sự kiện kết hợp để mở rộng phạm vi tiếp cận của bạn với những người tham dự bên ngoài và cũng cho bạn cơ hội tăng số tiền quyên góp mà bạn huy động được.

 6. Chủ đề sự kiện gây quỹ 

Đối với Millennials, Thế hệ Z – hay còn gọi là “Thế hệ trải nghiệm”, họ sẽ thích tham dự các sự kiện có chủ đề thú vị, tích cực, truyền cảm hứng và sẵn sàng chi tiền để tạo nên những kỷ niệm chạm đến cảm xúc mà họ mong đợi. Ngoài ra, để truyền cảm hứng cho các nhà tài trợ, hãy nghĩ ra một ý tưởng thú vị, độc đáo và cực kỳ thu hút người tham dự. Những điểm hấp dẫn của sự kiện như: khách mời đặc biệt, biểu diễn ca nhạc hay hoạt động bất ngờ sẽ tạo nên nét thú vị đặc biệt thu hút nhiều khán giả hơn và mang đến cho những ai quan tâm đến tham gia những trải nghiệm tuyệt vời hơn, hãy ghi nhớ mỗi khi nhắc đến.

 7. Truyền thông cho sự kiện 

Tất cả các sự kiện đều cần phương tiện truyền thông để thu hút nhiều người tham dự và các nhà tài trợ tiềm năng. Đối với một sự kiện từ thiện hoặc hoạt động gây quỹ, giao tiếp là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng và vượt mục tiêu gây quỹ của bạn. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các mô hình truyền thống, bao gồm thư mời bằng giấy, gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp với nhà tài trợ. Ngoài ra, khi phương tiện truyền thông xã hội bùng nổ về mức độ phổ biến trong những năm gần đây, tiếp thị kỹ thuật số đang trở thành xu hướng và dần khẳng định tầm quan trọng của nó. Do đó, đừng bỏ qua các chiến lược của các kênh truyền thông Internet và các trang mạng xã hội để phát triển và thu hút nhiều nhà tài trợ và người tham gia: tiếp thị qua email, thư mời điện tử, quảng cáo, v.v. Phương tiện truyền thông xã hội là một trong những chiến lược tuyệt vời nhất mà bạn có thể sử dụng một cách đơn giản và có lợi nhuận. Đặc biệt, các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter, v.v. đã được chứng minh là một nền tảng mạnh mẽ để thúc đẩy các hoạt động gây quỹ. Để tận dụng tối đa hoạt động tiếp thị truyền thông xã hội và quản lý tất cả các sự kiện của bạn, hãy phát triển một kế hoạch truyền thông thông minh khi internet phát triển và việc tiếp cận cũng như thông tin trở nên dễ tiếp cận hơn trên mạng xã hội đã trở nên thiết yếu trong cuộc sống. 

8. Quyết định quyên góp sự kiện 

Với các sự kiện từ thiện và các hoạt động gây quỹ, sự đóng góp có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, để đạt được kết quả tốt nhất (tức là nguồn quyên góp nhiều nhất), đừng giới hạn bản thân chỉ trong một phương thức quyên góp. Bắt đầu với một nền tảng bán vé sự kiện trực tuyến, giúp bạn theo dõi và xác định các khoản quyên góp từ các khoản thanh toán vé. Với công nghệ ngày càng hiện đại, việc thanh toán mua vé trực tuyến có thể được liên kết với số tài khoản của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát số tiền đó. Đối với các sự kiện trực tiếp, số tiền thu được thông qua việc mua vé trực tiếp tại chỗ cũng là một nguồn thu nhập quan trọng. Bên cạnh các hoạt động diễn ra tại sự kiện, việc mở gian hàng bán các vật dụng liên quan đến sự kiện hay đồ handmade vừa giúp sự kiện của bạn có nguồn doanh thu lớn, người tham dự có thể mua những sản phẩm mới lạ đáng yêu để làm kỷ niệm khi tham dự, vừa có thể giao lưu trên trang cá nhân để quảng bá cho sự kiện gây quỹ của mình. Ngoài ra, đấu giá sản phẩm có giá trị hay quyên góp vật phẩm cũng là những hình thức quyên góp thường được áp dụng tại các sự kiện gây quỹ.

 9. Truyền thông cộng đồng 

Những người trẻ tuổi thích thể hiện bản thân trực tuyến, với gần một nửa thừa nhận tham dự các sự kiện trực tiếp chỉ để có điều gì đó chia sẻ trên mạng xã hội. Tận dụng cơ hội để mang đến cho họ nội dung phong phú trực tuyến thông qua các bài đăng nội dung tích cực lấy cảm hứng từ cộng đồng. Sử dụng các video clip, hình ảnh, thẻ bắt đầu bằng # và nội dung lan truyền và hấp dẫn để những người tham dự của bạn có thể dễ dàng chia sẻ chúng với những người theo dõi họ. Xem xét các bài đăng quảng cáo, trò chơi nhỏ như chương trình bán vé hoặc chương trình quyên góp phù hợp sẽ thu hút nhiều lượt chia sẻ bài đăng hơn và tiếp cận nhiều người tham dự tiềm năng. 

10. Ứng dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện

 Hầu hết các sự kiện gây quỹ và từ thiện không có ngân sách lớn. Bất kỳ cách nào để làm cho hoạt động truyền thông hoặc tiếp thị của bạn hiệu quả hơn và giảm chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu. Do đó, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại vào tổ chức vừa tiết giảm chi phí, tuyển dụng nhân sự phù hợp vừa tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn. Email tự động có thể cung cấp cho người tham dự chi tiết sự kiện khi mua vé. Các công cụ quản lý phương tiện truyền thông xã hội có thể thống nhất việc lập kế hoạch cho các bài đăng được sắp xếp trước và theo dõi phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác và hiệu quả của phương tiện quảng cáo cho sự kiện của bạn.