Bổ sung người đại diện theo pháp luật

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp cần bổ sung người đại diện theo pháp luật, đặc biệt khi người đại diện đó hiện tại không thể có mặt tại Việt Nam trong thời gian dài. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình pháp lý diễn ra suôn sẻ và tránh được các rủi ro kinh doanh. Bài viết "Bổ sung người đại diện theo pháp luật" do Công ty Luật ACC biên soạn sẽ cung cấp chi tiết về thủ tục, điều kiện pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và đúng quy định.

Bổ sung người đại diện theo pháp luật

1. Bổ sung người đại diện theo pháp luật

Theo Điều 12 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý, bao gồm tham gia giao dịch, giải quyết vấn đề pháp lý và đại diện trong các vụ kiện. Việc bổ sung người đại diện giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý, nhất là khi người đại diện hiện tại không thể thường xuyên có mặt tại Việt Nam. Do đó, nhiều doanh nghiệp bổ sung người đại diện mới để duy trì sự liên tục trong quản lý.

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể bổ sung một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, trong khi công ty hợp danh yêu cầu người đại diện phải là thành viên hợp danh và phải có sự đồng thuận từ các thành viên khác theo điều lệ công ty.

>> Bạn có thể xem thêm bài viết khác tại: Giám định viên là gì? Điều kiện trở thành giám định viên

2. Hồ sơ bổ sung người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ bổ sung người đại diện theo pháp luật

Để tiến hành bổ sung người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng theo quy định pháp luật hiện hành. Bộ hồ sơ này phải bao gồm các tài liệu như thông báo thay đổi, giấy tờ tùy thân, và quyết định của các thành phần quản lý doanh nghiệp. Chi tiết hồ sơ bổ sung người đại diện theo pháp luật được liệt kê như sau:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mẫu thông báo này cần thực hiện theo mẫu Phụ lục II-2 được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Quyết định bổ sung người đại diện theo pháp luật: Quyết định này được thông qua bởi cơ quan quản lý cao nhất của doanh nghiệp:

• Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định của Hội đồng thành viên.
• Công ty Cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị, tùy thuộc vào quy định trong điều lệ công ty và ảnh hưởng của việc bổ sung người đại diện đối với cấu trúc quản lý.

Biên bản họp về việc bổ sung người đại diện theo pháp luật: Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần cần có biên bản họp của cơ quan quản lý (Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị) thể hiện ý kiến đồng thuận về việc bổ sung người đại diện.

Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được bổ sung làm đại diện theo pháp luật

• Đối với công dân Việt Nam: Cần cung cấp Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương còn hiệu lực.

Văn bản ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần có văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả. Văn bản này không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực.

Việc chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ nêu trên là bước cần thiết giúp quá trình bổ sung người đại diện theo pháp luật diễn ra thuận lợi, đúng quy định và đảm bảo quyền lợi pháp lý cho doanh nghiệp trong các giao dịch và hoạt động kinh doanh.

3. Thủ tục bổ sung người đại diện theo pháp luật

Để bổ sung người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp, cần thực hiện quy trình theo các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật: Theo mẫu quy định của pháp luật (mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Giấy tờ cá nhân: Bản sao hợp lệ các giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật hiện tại và giấy tờ của người được bổ sung làm đại diện.
• Quyết định bổ sung người đại diện: Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).

Bước 2. Nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ bổ sung người đại diện theo pháp luật cho cơ quan có thẩm quyền là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan hoặc qua dịch vụ bưu chính. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.

Bước 3. Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và xử lý theo quy định của pháp luật. Nếu hồ sơ có thiếu sót, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu pháp lý. Sau khi hồ sơ được chấp nhận và hoàn tất, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả qua dịch vụ bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

>> Bạn đọc thêm bài viết khác tại: Cố vấn pháp lý học ngành gì? 

4. Các công việc cần làm sau khi bổ sung người đại diện theo pháp luật

Các công việc cần làm sau khi bổ sung người đại diện theo pháp luật

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc quan trọng, được phân tách như sau:

• Cập nhật thông tin tại ngân hàng: Doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật thông tin người đại diện pháp luật tại ngân hàng nơi mở tài khoản. Điều này giúp ngân hàng cập nhật mẫu chữ ký mới của người đại diện, tránh sự không khớp chữ ký cũ và mới, gây khó khăn trong các giao dịch, đặc biệt là chuyển tiền hoặc rút tiền mặt.
• Thông báo cho đối tác và khách hàng: Doanh nghiệp cần thông báo về sự thay đổi người đại diện pháp luật tới các đối tác và khách hàng. Điều này đảm bảo sự minh bạch và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, tránh các hiểu lầm và rắc rối trong giao dịch.
• Thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp cần thông báo về sự thay đổi người đại diện cho cơ quan bảo hiểm xã hội để cập nhật dữ liệu người đại diện mới. Điều này đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ và giúp cơ quan bảo hiểm hỗ trợ đầy đủ quyền lợi cho người lao động.
• Điều chỉnh thông tin trên giấy phép con: Doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin người đại diện trên các giấy phép con (giấy phép chuyên ngành, giấy phép hoạt động) để đảm bảo thông tin giữa giấy phép kinh doanh và giấy phép con đồng nhất. Việc này giúp tránh các vấn đề pháp lý khi thực hiện các hoạt động liên quan đến các giấy phép này.

Việc thực hiện đầy đủ các công việc trên giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

5. Lưu ý về điều kiện người đại diện theo pháp luật

Để trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh, cá nhân cần phải đáp ứng một số điều kiện pháp lý cụ thể. Những yêu cầu này đảm bảo rằng người đại diện có đủ năng lực và tư cách pháp lý để thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các điều kiện quan trọng mà cá nhân cần tuân thủ:

Đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ: Người đại diện theo pháp luật phải từ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ khả năng nhận thức, điều khiển hành vi của mình trong các giao dịch pháp lý. Điều này đảm bảo người đại diện có đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty một cách hợp pháp và có trách nhiệm.

Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp: Theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, các cá nhân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp mới đủ điều kiện trở thành người đại diện pháp lý. Cụ thể, các đối tượng sau đây không được phép làm người đại diện:

• Cán bộ, công chức, viên chức theo Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội Nhân dân hoặc Công an Nhân dân (trừ khi được cử làm đại diện theo ủy quyền).
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tạm giam, hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
• Các đối tượng khác theo các luật chuyên ngành như Luật Phá sản, Luật Phòng chống tham nhũng.

Cung cấp giấy tờ chứng minh nhân thân hợp lệ: Để xác minh danh tính và đảm bảo tính chính xác trong thủ tục pháp lý, người đại diện cần cung cấp bản sao hợp lệ của chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

Không bị treo mã số thuế hoặc gặp vấn đề thuế: Người đại diện không được có vấn đề liên quan đến thuế hoặc bất kỳ vấn đề pháp lý nào trong cơ sở dữ liệu thuế của cơ quan nhà nước. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp khi thực hiện các nghĩa vụ đại diện cho công ty.

Không yêu cầu phải là thành viên góp vốn của công ty: Một trong những đặc điểm của công ty hợp danh là người đại diện theo pháp luật không cần phải là thành viên góp vốn trong công ty. Điều này giúp tạo điều kiện cho các chuyên gia hoặc cá nhân có năng lực quản lý, dù không tham gia vào vốn đầu tư, vẫn có thể đảm nhận vai trò đại diện cho công ty.

Những điều kiện trên giúp đảm bảo rằng người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh có đủ năng lực và tư cách pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty và các bên liên quan.

>> Bạn có thể đọc thêm bài viết khác tại: Người đại diện theo pháp luật là gì?

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần bổ sung người đại diện theo pháp luật trong trường hợp nào?

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung người đại diện khi người đại diện hiện tại không thể thường xuyên có mặt tại Việt Nam do lý do cá nhân, công việc hoặc các trường hợp khác, để đảm bảo các hoạt động pháp lý diễn ra suôn sẻ và đúng quy định. Việc bổ sung này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và không gặp khó khăn trong các giao dịch pháp lý.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải bổ sung người đại diện theo pháp luật khi người đại diện hiện tại không thể có mặt tại Việt Nam lâu dài không?

Không, doanh nghiệp không bắt buộc phải bổ sung người đại diện theo pháp luật nếu người đại diện hiện tại có thể ủy quyền cho người khác hoặc có phương án khác để đảm bảo hoạt động pháp lý của công ty. Tuy nhiên, việc bổ sung người đại diện sẽ giúp đảm bảo tính liên tục trong các giao dịch và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Quy trình nộp hồ sơ bổ sung người đại diện theo pháp luật diễn ra như thế nào?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bổ sung, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ cho Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra và xử lý, thông thường trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Trên đây là những thông tin quan trọng mà bạn cần biết về bổ sung người đại diện theo pháp luật. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chuyên sâu hơn về tìm hiểu sâu hơn về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.