Bộ chứng từ thanh toán quốc tế bao gồm những gì?

Bất kể phương thức thanh toán nào cũng phải sử dụng chứng từ nhất định, tất cả các chứng từ này sẽ được gọi chung là chứng từ hoạt động ngoại thương và có liên quan đến giao dịch hàng hóa. Vậy bộ chứng từ thanh toán quốc tế là gì?


Bộ chứng từ thanh toán quốc tế là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động ngoại thương. Bước chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp công ty, đối tác kinh doanh tiết kiệm thời gian. Đồng thời cũng giúp hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa với các đối tác kinh doanh.

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế đầy đủ
Chứng từ quốc tế đóng vai trò quan trọng trong lưu thông hàng hoá

Dưới đây là những chứng từ thanh toán quốc tế quan trọng thường gặp trong hoạt động ngoại thương :

Hóa đơn thương mại
Trong thanh toán quốc tế, hoá đơn thương mại là hoá đơn quan trọng nhất, loại hoá đơn này bao gồm tất cả các chi tiết về nghiệp vụ hàng hóa, nó có giá trị thanh toán và thường bao gồm các yếu tố sau:

Ngày, tháng lập hóa đơn
Tên, địa chỉ người mua, người bán
Mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng/trọng lượng, đơn giá, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì/đóng gói..v.v…
Ngày gửi hàng
Tên tàu
Ngày rời cảng
Ngày dự kiến đến
Cảng đi, Cảng đến
Điều kiện giao hàng
Điều kiện thanh toán
Những ghi chú khác (phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại)
Các loại hóa đơn khác:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Đây là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Hóa đơn tạm tính là hóa đơn được dùng trong việc thanh toán chung nhất của tiền hàng trong các trường hợp, giá tiền này chỉ là giá tính sơ bộ vì vậy không có giá trị ngang với hoá đơn chính thức. Có thể hiểu như sau: Giá hàng ban đầu chỉ là giá tạm tính, sau khi xác định chính xác trọng lượng hàng hóa ở khâu dỡ hàng, hàng hóa có thể được giao nhiều lần và mỗi lần sẽ thanh toán sơ bộ cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức. - Itemized Invoice: Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết giá cả, số lượng,.. của hàng hóa trong trường hợp mặt hàng tạp hóa, nhiều chủng loại,...
Vận đơn đường biển
Vận đơn đường biển hay vận đơn đường biển là chứng từ do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng để xác định quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây cũng được coi là hợp đồng vận chuyển để xác định quyền và nghĩa vụ giữa người vận chuyển và người nhập khẩu.
Ngoài ra còn có vận đơn đường sông: Vận đơn đường sông chỉ được sử dụng trong vận tải đường sông, tuy nhiên loại vận đơn này hiện nay rất ít được sử dụng trong thương mại quốc tế.

Bảng thống kê chi tiết
Đây là chứng từ liệt kê các mặt hàng trong lô hàng. Giúp việc quản lý lô hàng trở nên dễ dàng hơn bằng cách gán mã và đặt tên cho chúng trên danh sách chi tiết.
Phiếu giao hàng
Là chứng từ vận chuyển hàng hóa dùng để khai báo tất cả hàng hóa chứa trong kiện hàng. Phiếu giao hàng chi tiết bao gồm các thông tin chi tiết như tên người bán, tên hàng hóa, tên người mua, số hóa đơn, số đơn đặt hàng của kiện hàng, cách thức đóng gói, số lượng hàng hóa chứa trong kiện hàng, trọng lượng và thể tích của kiện hàng. Ngoài ra còn xuất phiếu giao hàng kèm theo bảng cân nặng, rất tiện lợi. Chứng nhận chất lượng
Là loại chứng từ xác thực chất lượng hàng hóa và chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu ghi trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận số lượng
Chứng từ xác nhận số lượng hàng đã giao.
giấy chứng nhận trọng lượng
Dùng để xác nhận trọng lượng hàng hóa được giao và dùng trong việc mua bán các mặt hàng mà giá trị được tính theo trọng lượng.
Khai báo hải quan
Sau khi hàng đến cảng của người nhập khẩu, người nhập khẩu phải hoàn thành tờ khai hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng. Đây được coi là tờ khai thông quan, vì đôi khi nhiều bạn không để ý khi mang tờ khai mới có kết quả phân luồng hay thậm chí là tờ khai nháp đến ngân hàng. Sau đó, HSTT của bạn sẽ được trả lại cho bạn ngay lập tức.
Những lưu ý khi xử lý chứng từ thanh toán quốc tế

Bạn có thể tìm mẫu chứng từ thanh toán quốc tế trên Google và tải về để tham khảo và sử dụng. Tuy nhiên, bạn nên chọn mẫu chứng từ toàn diện và phù hợp nhất dựa trên các trường hợp kinh doanh khác nhau.
Sau khi điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của bộ hồ sơ, bạn nên kiểm tra lại thật kỹ, đảm bảo hạn chế tối đa sai sót trước khi gửi cho bên thứ ba.
Trong trường hợp bạn còn khá bỡ ngỡ trước một công việc khai báo như thế này, tốt nhất bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các công ty chuyên về chứng từ xuất nhập khẩu nói chung. Điều này cho phép bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn.