Bộ chứng từ kế toán đầy đủ bao gồm những gì?

Nền kinh tế của nước ta hiện nay đang trên đà phát triển hội nhập cùng với nền kinh tế toàn cầu. Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của đất nước, ngành kế toán ngày càng thể hiện vai trò quan trọng, góp phần tạo nên sự lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia và chất lượng quản trị. Pháp luật về kế toán, kiểm toán đã được hình thành từ khá sớm và tạo tiền đề cho sự ra đời của các tổ chức kế toán như hiện nay. Vậy theo quy định của pháp luật về kế toán, bộ chứng từ kế toán gồm những gì? Mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Kế toán là gì?

Kế toán (tiếng Anh gọi là Accounting) được hiểu là quá trình ghi chép, lưu lại những giao dịch diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để dựa vào đó phân tích và lập báo cáo tổng kết tình hình tài chính cho ban giám đốc công ty. Theo Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thì Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế – xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Đây được xem là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý kinh tế cho doanh nghiệp. Nhiều năm trở lại đây, khi các doanh nghiệp xuất hiện nhanh chóng, ngành kế toán được quan tâm hơn.

Theo đó, bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý kinh tế, từ phạm vi quản lý ở từng đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp cho đến phạm vi quản lý của toàn bộ nền kinh tế.

Đối tượng của kế toán bao gồm:

- Tài sản của đơn vị: Có 2 loại tài sản ngắn hạn và dài hạn.

• Tài sản ngắn hạn là tài sản được đầu tư trong thời gian ngắn, có sự dao động, chuyển đổi và thu hồi vốn trong vòng 1 năm.
• Tài sản dài hạn là những tài sản có thời gian chuyển đổi, đầu tư và có thể thu hồi trong một thời gian dài, thường trên 12 tháng hoặc sau nhiều chu kỳ kinh doanh.

- Sự vận động của tài sản: Bao gồm biến động làm tăng và biến động làm giảm được thực hiện dựa trên 3 quá trình. Đầu tiên là quá trình mua hàng gồm có sự tham gia của các yếu tố tiền, nguyên vật liệu, thuế giá trị gia tăng,… tiếp đến là quá trình sản xuất, các nguyên vật liệu và tài sản bị hao mòn, phát sinh chi phí sản xuất. Cuối cùng là quá trình bán hàng, thu lại lợi nhuận sẽ tác động đến sản phẩm, chi phí bán hàng,…

Các loại kế toán hiện nay có thể kể đến như:

• Kế toán công: Là những người làm vị trí kế toán cho doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước. Một điểm đặc biệt ở kế toán công là không làm việc trực tiếp với các vấn đề tài chính doanh nghiệp, thay vào đó họ giữ vai trò và làm việc với chủ thể tổ chức xã hội.
• Kế toán pháp y: Hiện nay việc kiện tụng trong kinh doanh diễn ra rất thường xuyên, vì vậy kế toán pháp y sẽ là người điều tra các trường hợp kiện tụng đó bằng những nghiệp vụ kế toán của mình. Họ sẽ tìm ra những dấu hiệu bất thường trong tài chính, hoạt động thương mại.
• Kế toán tài chính: Công việc của họ sẽ xoay quanh vấn đề về tài chính bao gồm theo dõi, phân tích các số liệu tài chính. Từ đó, lập ra được bản báo cáo những khó khăn hay thuận lợi của doanh nghiệp.
• Kế toán quản trị: Mỗi doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả và ngày càng phát triển, do đó mà họ sẽ cần kế toán quản trị. Vai trò chính là cung cấp và cập nhật kịp thời những thông tin về tài chính doanh nghiệp. Những thông tin này giúp ban giám đốc dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.Kế toán dự án: Đối với những công trình xây dựng, họ sẽ cần những kế toán dự án để quản lý giúp nhà thầu. Họ chịu rất nhiều trách nhiệm bao gồm các việc chuẩn bị hồ sơ công trình, theo dõi dự án để nắm được chi phí và giải trình khi dự án hoàn thành.
• Kế toán chi phí: Giữ vai trò ghi chép và thực hiện các chi phí có liên quan đến việc hoàn thành mục tiêu kinh doanh, họ có trách nhiệm điều chỉnh, cân đối chi phí để mang lại lợi nhuận cao cho công ty. Vai trò của kế toán chi phí là kiểm soát hoạt động, quy trình và kiểm soát chiến lược.
• Kế toán xã hội: Kế toán xã hội là người giữ vai trò thống kê, cập nhật và báo cáo những tác động kinh tế xã hội của doanh nghiệp cho cộng đồng. Thông thường, những báo cáo của kế toán xã hội sẽ được đính kèm với báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
• Kiểm toán: Công việc của kiểm toán là thu thập và xác minh tính chính xác của số liệu báo cáo, từ đó xác định được tính hợp lý của thông tin. Đồng thời, chỉ ra những mặt hạn chế và biện pháp khắc phục, cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

2. Chứng từ kế toán

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, Chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Nội dung chứng từ kế toán được quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 bao gồm những thông tin như sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần phải đáp ứng quy định sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 của Luật kế toán.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

• Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
• Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

3. Bộ chứng từ kế toán gồm những gì?

Một số loại chứng từ kế toán thông dụng như là: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Bảng thanh toán lương; Hóa đơn bán hàng…

Dưới đây là một số bộ chứng từ kế toán đối với một số trường hợp cụ thể:

1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

• Mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong nước
• Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên
• Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
• Chứng từ thanh toán cho người bán
• Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng
• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa
• Ngoài ra có thể có thể kèm theo):
• Phiếu xuất kho của bên bán hàng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Biên bản thanh lý hợp đồng.
• Nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu được thể hiện thế nào trong bộ chứng từ đầy đủ
• Hợp đồng thương mại (Contract), hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu và các phụ lục. Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Giấy báo nợ.
• Hóa đơn thương mại. Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để báo thu tiền người mua cho hàng hóa đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Phiếu nhập kho vật tư.
• Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt dộng nhập khẩu như : bảo hiếm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho …..
• Mỗi nghiệp vụ nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.

2. Bán hàng hóa, dịch vụ

• Hàng hóa bán trong nước
• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT).
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. Nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý thì dùng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.
• Hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài
• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán kèm theo thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo.
• Hóa đơn thương mại.
• Tờ khai hải quan. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

3. Kế toán tài sản cố định

• Hồ sơ ghi tăng tài sản
• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Chứng từ thanh toán.

4. Chi phí tiền lương, tiền công

• Hợp đồng lao động.
• Quy chế tiền lương, thưởng.
• Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
• Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương).
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
• Chứng minh thư photo.

5. Thanh toán đi công tác

• Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ thông tin nhân viên được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
• Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
• Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Các khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp đi lại, điện thoại, trang phục, phụ cấp ăn trưa, ăn tối,… thì cần có các chứng từ sau:
Các khoản phụ cấp phải được quy định trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính.
• Chứng từ chi tiền cho người lao động.

7. Bộ chứng từ kế toán liên quan đến chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát:

- Đối với chi phí nghỉ mát

• Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát.
• Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
• Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho côngty thì phải thể hiện trên văn bản.
• Chứng từ thanh toán.

- Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

• Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty.
• Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty.
• Chứng từ chi tiền.
• Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về vấn đề bộ chứng từ kế toán gồm những gì, cũng như các vấn đề pháp lý có liên quan. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc và có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn của ACC về bộ chứng từ kế toán gồm những gì vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận hoặc liên hệ qua các thông tin dưới đây để được tư vấn và giải đáp một cách cụ thể nhất.