Bộ chứng từ giao nhận hàng hóa gồm những gì?

Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc có ý định tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, bạn phải nắm rõ tất cả các chứng từ giao nhận hàng hóa. Là cơ sở để người bán và người mua giao nhận hàng hóa thuận tiện và hợp pháp.

Một bộ chứng từ vận chuyển hàng hóa đầy đủ bao gồm những gì?
Trong bài viết này, ACC sẽ tổng hợp và gửi đến độc giả các chứng từ xuất nhập khẩu cần có trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế.

1. Các loại chứng từ vận tải quan trọng

Dưới đây là một số chứng từ vận chuyển hàng hóa cực kỳ quan trọng cần có trong quá trình xuất khẩu hàng hóa thương mại quốc tế. Hợp đồng xuất nhập khẩu (hợp đồng ngoại thương)
Hợp đồng xuất nhập khẩu
Hợp đồng ngoại thương là một văn bản pháp lý, ghi lại toàn bộ những thỏa thuận, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để giải quyết yêu cầu bồi thường, xử lý yêu cầu bồi thường, chế tài và bồi thường khi một bên vi phạm các thỏa thuận đã xác định trong hợp đồng.
Sau đây là nội dung của Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa cơ bản:

Thông tin đối tượng mua bán hàng hóa
Thông tin hàng hóa
Nội dung chuyển khoản chi tiết
Thông tin thanh toán
Các quy định liên quan đến quá trình mua bán: đóng gói, bảo hành, bất khả kháng, khiếu nại, giải quyết khiếu nại, trọng tài, v.v.
Đặc biệt, phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia thì hợp đồng mới được coi là hợp lệ. Xem thêm: 5 điều lưu ý khi xuất khẩu hàng thương mại

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) được coi là một trong những chứng từ giao hàng quan trọng nhất. Nó được sử dụng để xác định quốc gia sản xuất hàng hóa. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Tùy thuộc vào nơi sản xuất, nhà nhập khẩu sẽ có những ưu đãi khác nhau về thuế cũng như thủ tục thông quan.
Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ còn là cơ sở để nhà nước thực hiện kiểm tra, giám sát và thực thi các quy định liên quan đến chống bán phá giá, trợ giá, duy trì hệ thống hạn ngạch, v.v. Thống kê thương mại…

Hóa đơn thương mại
"vàlt;màu vàng

Đây là chứng từ giao hàng làm cơ sở cho quá trình thanh toán. Trên Hóa đơn thương mại sẽ có đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị hàng hóa, điều kiện, phương thức thanh toán…

Người mua sẽ dựa vào những yêu cầu mà người bán quy định trong hóa đơn thương mại để thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn và đúng hình thức.
Phiếu giao hàng
Packing List là bản tóm tắt tất cả các thông tin về hàng hóa được đựng trong một kiện hàng lớn (container) hoặc một thùng đơn lẻ. Có thể thấy phiếu xuất kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình kiểm đếm hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không lập packing list, kiện hàng có thể gặp nhiều rắc rối trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Trong phần lớn các trường hợp không có bảng kê khai hàng hóa, kiện hàng sẽ cần được mở ra để kiểm tra toàn bộ. Phải mất một thời gian dài, có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình giao hàng. Ngoài ra, việc đếm sẽ tốn một số tiền lớn và người mua hoặc người bán phải chịu hoàn toàn trách nhiệm thanh toán. Một phiếu đóng gói điển hình sẽ bao gồm những điều sau đây:

Thông tin người mua và người bán
Thông tin bưu kiện: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mô tả hàng hóa,...
Cảng tàu, tên tàu, phương thức xếp dỡ

Chứng nhận chất lượng
Tài liệu giao hàng quan trọng thứ hai là giấy chứng nhận chất lượng (C/Q). Là cơ sở để đánh giá chất lượng hàng hóa thực tế giao có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu ghi trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không.

Theo thỏa thuận của người mua và người bán, giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp bởi người bán hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đó không chỉ là nghĩa vụ của người bán đối với người mua mà còn là cơ sở để tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm. Tuy nhiên, nó là một tài liệu tùy chọn trong quá trình thông quan. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng hàng hóa
Đây là chứng từ giao hàng mà người bán cung cấp cho người mua, giúp hai bên xác nhận rõ ràng về số lượng và trọng lượng của kiện hàng. Tuy nhiên, giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng không thuộc danh mục bắt buộc. Do đó, bên bán và bên mua có thể tự thỏa thuận về vấn đề này.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, thông thường người mua sẽ yêu cầu người bán cung cấp giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng do hải quan hoặc công ty giám định cấp.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Theo thỏa thuận của các bên, nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu sẽ đăng ký bảo hiểm cho bưu kiện của mình. Nó cũng không phải là một tài liệu bắt buộc. Tuy nhiên, hầu hết thương mại hàng hóa quốc tế đều liên quan đến bảo hiểm.
Nhờ đó, trong quá trình vận chuyển, nếu xảy ra sự cố, hư hỏng, mất mát hàng hóa, đơn vị bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm bồi thường, hạn chế tối đa thiệt hại về kinh tế. .

2. Một số chứng từ vận chuyển hàng hóa liên quan

Ngoài ra, trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế còn xuất hiện các chứng từ khác, có thể kể đến như sau:

Các chứng từ vận tải bao gồm: chỉ dẫn xếp hàng, biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, biên lai cảng, tờ thời gian, vận đơn đường biển/đường sắt/đường hàng không, thẻ xếp hàng, xếp dỡ hàng hóa, danh sách sự kiện, bảng thời gian, biên nhận hàng hóa, ...
Các chứng từ có thể phát sinh trong quá trình giao nhận bao gồm: Biên bản nhận hàng với tàu, Biên bản kê khai hàng thừa, Biên bản hàng hư hỏng, Đơn khiếu nại, Đơn kháng nghị