Mẫu biên bản sự việc và cách viết biên bản sự việc

Biên bản trình bày sự việc là một tài liệu hoặc bản ghi chép chính thức được tạo ra để ghi lại một sự việc hoặc diễn biến quan trọng trong một cuộc họp, sự kiện, hoặc tình huống cụ thể. Biên bản này thường được viết ra một cách tổ chức và chi tiết, nhằm cung cấp thông tin chính xác về những điều đã xảy ra. Biên bản trình bày sự việc là một tài liệu chính thức ghi lại và báo cáo về sự việc hoặc diễn biến quan trọng và đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, bảo vệ quyền lợi và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

1. Bản tường trình là gì?

Bản tường trình (hoặc bản tường thuật) là một tài liệu hoặc ghi chép chi tiết và chính xác về một sự kiện, cuộc họp, cuộc thảo luận, hoặc diễn biến quan trọng. Nó thường được tạo ra để ghi lại những thông tin quan trọng và các tương tác diễn ra trong sự kiện đó. Bản tường trình thường sử dụng ngôn ngữ chính quy và không biểu đạt cá nhân, nhằm cung cấp một bản tóm tắt hoặc ghi chép đối với một sự việc cụ thể.

Bản tường trình thường bao gồm các yếu tố sau:

• Thời gian và địa điểm: Ghi chép về thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện.

• Danh sách người tham gia: Liệt kê tên và vai trò của những người tham gia hoặc chứng kiến sự kiện.

• Mô tả chi tiết: Cung cấp mô tả chi tiết về những diễn biến, thông tin, hoặc thảo luận xảy ra trong sự kiện.

• Quyết định hoặc kết quả: Nếu có, ghi chép về các quyết định hoặc kết quả quan trọng được đưa ra trong sự kiện.

• Ý kiến hoặc đánh giá: Ghi chép về ý kiến hoặc đánh giá của các người tham gia hoặc chứng kiến sự việc.

Bản tường trình thường được tạo ra sau sự kiện và có thể được sử dụng để làm tài liệu tham khảo, để báo cáo về sự việc, hoặc để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin ghi chép.

2. Khi nào cần viết Bản tường trình?

1. Cuộc họp quan trọng: Khi tổ chức một cuộc họp quan trọng, việc viết Bản tường trình giúp ghi chép lại nội dung của cuộc họp, quyết định được đưa ra, và cam kết của các bên. Điều này giúp trong việc theo dõi tiến trình và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

2. Sự kiện chính trị hoặc xã hội: Các sự kiện chính trị, hội nghị, diễn đàn xã hội, hoặc cuộc biểu tình quan trọng thường cần có Bản tường trình để ghi chép lại các diễn biến quan trọng và thông điệp được trình bày.

3. Diễn biến tình huống quan trọng: Trong các tình huống quan trọng như tai nạn, sự cố, hoặc sự việc pháp lý, việc viết Bản tường trình có thể giúp xác định chính xác những gì đã xảy ra và có thể sử dụng như bằng chứng trong các vụ việc hoặc quá trình điều tra.

4. Cuộc phỏng vấn hoặc thảo luận công việc: Khi thực hiện cuộc phỏng vấn làm việc, cuộc thảo luận quan trọng về dự án, hoặc các cuộc trao đổi chính trị, viết Bản tường trình giúp ghi lại ý kiến, cam kết, và quyết định.

5. Lớp học hoặc buổi đào tạo: Trong lĩnh vực giáo dục hoặc đào tạo, việc viết Bản tường trình giúp ghi lại nội dung giảng dạy, câu hỏi của học viên, và giúp trong quá trình xem xét hoặc phản ánh sau khóa học.

Việc viết Bản tường trình có thể đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin trong các tình huống quan trọng và giúp tạo ra một bằng chứng hoặc tài liệu tham khảo hữu ích sau sự kiện hoặc cuộc họp.

3. Nội dung, bố cục chuẩn của Bản tường trình

Nội dung và bố cục của Bản tường trình thường phải tuân thủ một chuẩn quy định để đảm bảo tính chính xác và sự dễ đọc. Dưới đây là một bố cục chuẩn cho Bản tường trình:

1. Tiêu đề: Bản tường trình thường bắt đầu bằng một tiêu đề ngắn gọn, mô tả sự việc hoặc cuộc họp mà bản tường trình ghi chép. Tiêu đề này thường đặt ở trên cùng và in đậm.

2. Thông tin về sự kiện: Dưới tiêu đề, cung cấp thông tin về sự kiện hoặc cuộc họp như thời gian, địa điểm, và ngày diễn ra.

3. Danh sách người tham gia: Liệt kê tên và vai trò của các người tham gia cuộc họp hoặc sự kiện, cùng với tên người viết bản tường trình.

4. Mô tả chi tiết: Phần này là phần quan trọng nhất của Bản tường trình. Mô tả chi tiết về những điều đã xảy ra trong sự kiện hoặc cuộc họp. Sử dụng ngôn ngữ chính quy, ghi chép các diễn biến quan trọng, câu hỏi, ý kiến, và quyết định được đưa ra.

5. Quyết định hoặc kết quả: Nếu có, ghi chép về các quyết định hoặc kết quả quan trọng được đưa ra trong sự kiện hoặc cuộc họp.

6. Ý kiến hoặc đánh giá: Nếu có, ghi chép về ý kiến hoặc đánh giá của các người tham gia hoặc chứng kiến sự việc.

7. Chữ ký: Kết thúc bản tường trình bằng chữ ký của người viết bản tường trình và các người tham gia hoặc chứng kiến (nếu có).

Bố cục này giúp Bản tường trình trở nên dễ đọc, dễ theo dõi, và cung cấp thông tin quan trọng một cách có hệ thống. Đảm bảo rằng thông tin được ghi chép đúng theo thời gian diễn ra sự việc và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan khi cần thiết.

4. Mọi người cũng hỏi

Câu hỏi 1: Biên bản trình bày sự việc có mục đích gì?

Trả lời: Biên bản trình bày sự việc có mục đích ghi chép và báo cáo chi tiết và chính xác về một sự kiện hoặc cuộc họp quan trọng. Nó đảm bảo tính chính xác của thông tin và cung cấp tài liệu tham khảo sau sự việc.

Câu hỏi 2: Ai cần phải viết và duyệt Bản tường trình?

Trả lời: Người viết bản tường trình thường là người có nhiệm vụ ghi chép sự việc hoặc cuộc họp. Bản tường trình thường cần phải được duyệt hoặc ký xác nhận bởi các người tham gia hoặc chứng kiến cuộc họp hoặc sự kiện.

Câu hỏi 3: Bản tường trình cần phải tuân thủ ngôn ngữ và cấu trúc như thế nào?

Trả lời: Bản tường trình cần phải tuân thủ ngôn ngữ chính quy và sử dụng cấu trúc thông tin có hệ thống. Nó không nên biểu đạt cá nhân và phải đảm bảo tính chính xác và dễ đọc.

Câu hỏi 4: Bản tường trình có ứng dụng trong những tình huống nào?

Trả lời: Bản tường trình có ứng dụng trong nhiều tình huống quan trọng như:

• Ghi chép cuộc họp và quyết định trong doanh nghiệp.
• Báo cáo về các sự kiện chính trị, xã hội, hoặc diễn biến tình huống quan trọng.
• Ghi lại thông tin trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, hoặc nghiên cứu.
• Cung cấp tài liệu chứng cứ trong các vụ việc pháp lý hoặc quá trình điều tra.
• Đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin sau sự kiện hoặc cuộc họp.