Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn quy định

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là một công cụ quan trọng trong quản lý hợp đồng và quy trình thanh toán. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn quy định để bạn có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn quy định

1. Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là gì? 

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là một văn bản pháp lý quan trọng được lập sau khi hoàn thành việc thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng đã ký kết giữa các bên tham gia. Nó ghi nhận việc hoàn thành công việc, nghiệm thu kết quả, thanh toán chi phí và giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng.

2. Mục đích của biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia hợp đồng. Dưới đây là những mục đích chính của biên bản:

Ghi nhận việc hoàn thành hợp đồng:

• Biên bản là bằng chứng xác thực việc các bên đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết.
• Nó ghi nhận rõ ràng thời gian hoàn thành công việc, chất lượng, số lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp, v.v.

Nghiệm thu kết quả công việc:

• Biên bản giúp đánh giá chất lượng, số lượng công việc hoàn thành theo đúng cam kết trong hợp đồng.
• Các bên có thể ghi nhận những hạng mục hoàn thành tốt, những hạng mục chưa hoàn thành hoặc cần khắc phục để có căn cứ điều chỉnh thanh toán hoặc yêu cầu thực hiện bổ sung.

Thanh toán hợp đồng:

• Biên bản là cơ sở để thanh toán chi phí hợp đồng một cách chính xác, minh bạch.
• Nó ghi nhận rõ ràng số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại cần thanh toán, thời gian thanh toán, hình thức thanh toán, v.v.

Giải quyết các vấn đề còn lại:

• Biên bản giúp giải quyết các khiếu nại, tranh chấp (nếu có) giữa các bên về việc thực hiện hợp đồng.
• Nó quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên trong việc giải quyết vấn đề và thời hạn giải quyết.

Bàn giao tài sản, hồ sơ:

• Biên bản quy định về việc bàn giao tài sản, hồ sơ liên quan đến hợp đồng (nếu có).
• Nó ghi nhận rõ ràng các tài sản, hồ sơ được bàn giao, tình trạng của tài sản, hồ sơ và thời gian bàn giao.

Chấm dứt hợp đồng:

• Sau khi ký biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, hợp đồng được xem như đã hoàn tất và chấm dứt hiệu lực.
• Biên bản là bằng chứng quan trọng để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng.

Bảo vệ quyền lợi của các bên:

• Biên bản giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng.
• Nó là bằng chứng quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp về việc thực hiện hợp đồng.

Lưu trữ hồ sơ:

• Biên bản là tài liệu lưu trữ quan trọng, giúp theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là văn bản quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia hợp đồng. Do đó, việc lập biên bản đầy đủ, chính xác và đúng quy định là điều cần thiết để đảm bảo quyền lợi của các bên và giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.

3. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn quy định

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU, THANH LÝ HỢP ĐỒNG

– Căn cứ Hợp đồng số:………/HĐKT-……… ngày…….. tháng………….. năm 20xx

Hôm nay, ngày…….. tháng……… năm………. tại Công ty…………, chúng tôi gồm:

Bên A: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT HƯNG

Đại diện: …………………………………… Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:………………………………………………………………………………………………………………………………

Giấy phép kinh doanh số: …………………………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………………………………….

Tài khoản: ………………………………………………………………………………………………………………………………….

Tại ngân hàng: ……………………………………………………………………………………………………………………………….

Bên B: CÔNG TY CỔ PHẦN/TNHH CBA

Đại diện: ……………………………………. Chức vụ:………………………………………………………………………………..

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:………………………………………………………………………………………………………………………………

Giấy phép kinh doanh số: …………………………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………………………………….

Tài khoản: ………………………………………………………………………………………………………………………………….

Tại ngân hàng: ……………………………………………………………………………………………………………………………….

Hai bên nhất trí lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ theo hợp đồng đã ký số…./ngày/tháng/năm ….như sau:

Điều 1: Nội dung:

– Bên B bàn giao cho bên A ………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

+   Tổng khối lượng/sản phẩm/dịch vụ bàn giao: ………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

+   Bên A thanh toán cho bên B:…………………………………………………………………………………………………..

–   Tổng số tiền:…………………………………………………………..

–   Bằng chữ: ……………………………………………………………..

(Chưa bao gồm 10 % thuế VAT )

Xác nhận đã bàn giao: ……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Điều 2: Kết luận:

+   Bên A đã kiểm tra, thẩm định kỹ lưỡng chất lượng sản phẩm/dịch vụ……………………………………………….

+   Kể từ khi bên A nhận đầy đủ số lượng sản phẩm/dịch vụ………………………… Bên B hoàn toàn không chiu trách nhiệm về lỗi, chất lượng sản phẩm……..đã bàn giao.

+   Bên A phải thanh toán hết cho bên B ngay sau khi biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng ký kết.

(Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau)

4. Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Bước 1. Cung cấp thông tin chung:

• Tiêu đề: Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
• Số: (đánh số theo thứ tự)
• Ngày lập: (ngày tháng năm lập biên bản)
• Địa điểm lập: (ghi rõ nơi lập biên bản)

Bước 2. Nội dung chính:

Thông tin về hợp đồng:

• Số hợp đồng: (ghi rõ số hợp đồng đã ký kết)
• Ngày ký hợp đồng: (ghi rõ ngày tháng năm ký hợp đồng)
• Tên hợp đồng: (ghi rõ tên gọi của hợp đồng)
• Các bên tham gia: Bên A (Bên bán/Cung cấp dịch vụ): Tên: (ghi rõ tên pháp nhân/họ và tên), Địa chỉ: (ghi rõ địa chỉ trụ sở chính), Đại diện: (ghi rõ họ và tên, chức vụ), Điện thoại: (ghi rõ số điện thoại), Email: (ghi rõ địa chỉ email). Bên B (Bên mua/Bên sử dụng dịch vụ): Tên: (ghi rõ tên pháp nhân/họ và tên), Địa chỉ: (ghi rõ địa chỉ trụ sở chính), Đại diện: (ghi rõ họ và tên, chức vụ), Điện thoại: (ghi rõ số điện thoại), Email: (ghi rõ địa chỉ email)

Nội dung công việc:

• Tóm tắt các hạng mục công việc trong hợp đồng
• Thời gian thực hiện
• Giá trị hợp đồng

Kết quả nghiệm thu:

• Đánh giá chất lượng, số lượng công việc hoàn thành
• Ghi nhận các hạng mục hoàn thành, hạng mục chưa hoàn thành (nếu có)
• Phụ lục kèm theo các biên bản nghiệm thu chi tiết cho từng hạng mục công việc (nếu có)

Thanh toán hợp đồng:

• Số tiền đã thanh toán
• Số tiền còn lại (nếu có)
• Hình thức thanh toán
• Thời gian thanh toán

Giải quyết các vấn đề còn lại:

• Xử lý các khiếu nại, tranh chấp (nếu có)
• Quy định về việc bàn giao tài sản, hồ sơ (nếu có)

Cam kết của các bên:

• Các bên cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo biên bản
• Các bên cam kết không khiếu nại sau khi ký biên bản

Chữ ký của đại diện các bên:

• Đại diện hai bên ký tên đầy đủ họ và tên, đóng dấu (nếu có)

Bước 3. Các lưu ý:

• Biên bản cần được lập thành 2 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một bản.
• Nên sử dụng phông chữ dễ đọc, cỡ chữ phù hợp.
• Nội dung biên bản cần chính xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin.
• Biên bản cần được ký bởi đại diện có thẩm quyền của các bên tham gia.
• Sau khi ký biên bản, hợp đồng được xem như đã hoàn tất và chấm dứt hiệu lực.

5. Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (BBNTTL) là một việc quan trọng, tuy nhiên nhiều người thường mắc phải một số sai lầm phổ biến, dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khi lập BBNTTL và cách khắc phục:

Thiếu thông tin:

• Thông tin về hợp đồng: Không ghi rõ số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, tên hợp đồng, thông tin các bên tham gia (tên, địa chỉ, đại diện, chức vụ, điện thoại, email).
• Nội dung công việc: Không mô tả rõ ràng các hạng mục công việc, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng.
• Kết quả nghiệm thu: Không đánh giá chi tiết chất lượng, số lượng công việc hoàn thành, không ghi nhận các hạng mục hoàn thành, hạng mục chưa hoàn thành (nếu có).
• Thanh toán hợp đồng: Không ghi rõ số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán.
• Giải quyết các vấn đề còn lại: Không đề cập đến việc xử lý các khiếu nại, tranh chấp (nếu có), không quy định về việc bàn giao tài sản, hồ sơ (nếu có).

Nội dung không rõ ràng:

• Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, khó hiểu.
• Thiếu các điều khoản cụ thể để ràng buộc nghĩa vụ của các bên.
• Không quy định rõ ràng các trường hợp khiếu nại, tranh chấp và cách thức giải quyết.

Sai sót về thủ tục:

• Không lập biên bản theo mẫu quy định: Biên bản được lập theo mẫu không đúng quy định của pháp luật hoặc của doanh nghiệp.
• Không tuân thủ trình tự thủ tục nghiệm thu: Việc nghiệm thu không được thực hiện theo đúng trình tự quy định trong hợp đồng hoặc quy định của pháp luật.
• Thanh toán trước khi nghiệm thu: Bên mua thanh toán tiền cho bên bán trước khi thực hiện nghiệm thu và hoàn thành thủ tục nghiệm thu theo hợp đồng.

Sai sót về hình thức:

• Biên bản lập sai chính tả, ngữ pháp: Biên bản có nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp, khiến cho nội dung khó hiểu, mơ hồ.
• Biên bản trình bày lộn xộn, thiếu thẩm mỹ: Biên bản trình bày lộn xộn, thiếu thẩm mỹ, gây khó khăn cho việc đọc và lưu trữ.

Thiếu chữ ký của đại diện các bên:

• Đây là sai lầm nghiêm trọng dẫn đến việc BBNTTL không có giá trị pháp lý.

Ký BBNTTL trước khi hoàn tất công việc:

• Việc này có thể dẫn đến những tranh chấp về chất lượng, số lượng công việc sau này.

Không lưu trữ BBNTTL đúng cách:

• Việc này có thể khiến cho việc tìm kiếm BBNTTL khi cần thiết trở nên khó khăn.

6. Câu hỏi thường gặp

Hậu quả của việc lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là gì?

Hậu quả thường bao gồm việc xác định việc thanh toán và chấm dứt hợp đồng, đồng thời cũng có thể làm cơ sở cho các hành động pháp lý tiếp theo.

Tại sao việc lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là quan trọng?

Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong quá trình kết thúc hợp đồng và thanh toán các khoản phí.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng thường được lập theo những tiêu chuẩn nào?

Thường là theo tiêu chuẩn và quy định pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà hợp đồng được thực hiện.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn quy định. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.