Biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

1. Biên bản là gì?

Biên bản là hình thức một loại văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản lập ra phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.

Biên bản có tầm quan trọng rất lớn giúp ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Dù biên bản không có hiệu lực pháp lý, tuy nhiên, chúng được dùng rộng rãi để làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

2. Biên bản được lập khi nào?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà có thể lập loại biên bản phù hợp. Đối với các trường hợp thực hiện tiến trình tổ chức thực hiện các cuộc họp hay hội nghị sẽ sử dụng biên bản hội họp. Biên bản hội nghị được sử dụng để ghi lại toàn bộ diễn biến theo tiến trình của đại hội, hội nghị, cuộc họp diễn ra.

Biên bản hành chính được lập trong tình huống mở đề thi trong các kỳ thi lớn, quan trọng, giao nhận, bàn giao,…

Biên bản có tính chất pháp lý được lập lên để ghi nhận, mô tả toàn bộ diễn biến của sự kiện phát sinh trên thực tế trên cơ sở của các đương sự có liên bản (bao gồm trong trường hợp mở phiên tòa, khám nghiệm tử thi, tai nạn giao thông,…)

Đối với biên bản xử phạt vi phạm hành chính – một trong những biên bản thuộc loại biên bản có tính chất pháp lý. Biên bản này sẽ được lập trong các trường hợp không thuộc tại Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sử đổi năm 2020):

“Điều 56. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản:

1. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ.

Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.

2. Quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ phải ghi rõ ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, địa chỉ của cá nhân vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; hành vi vi phạm; địa điểm xảy ra vi phạm; chứng cứ và tình tiết liên quan đến việc giải quyết vi phạm; họ, tên, chức vụ của người ra quyết định xử phạt; điều, khoản của văn bản pháp luật được áp dụng. Trường hợp phạt tiền thì trong quyết định phải ghi rõ mức tiền phạt”

Như vậy, tùy vào từng tình huống cụ thể, sẽ lập một biên bản chính xác, phù hợp nhất.

3. Biên bản kiểm phiếu là gì?

Biên bản kiểm phiếu với đầy đủ các nội dung như tổng số người tham gia bỏ phiếu, số lượng người đã tham gia bỏ phiếu, số phiếu phát ra, số phiếu thu vào, số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ…. Sẽ là cái thể hiện sự công khai, minh bạch, dân chủ trong quá trình biểu quyết.

Có các mẫu biên bản kiểm phiếu như:

– Mẫu biên bản kiểm phiếu biểu quyết: được sử dụng trong các phiên họp để quyết định các vấn đề quan trọng trong các tổ chức doanh nghiệp.

– Mẫu biên bản kiểm phiếu kỷ luật Đảng viên: được sử dụng trong các hội nghị của chi bộ đảng để biểu quyết về việc kỷ luật Đảng viên trong chi bộ.

– Mẫu biên bản kiểm phiếu xếp loại Đảng viên: được sử dụng các hội nghị của các chi bộ đảng để biểu quyết đánh giá xếp loại Đảng viên trong chi bộ.

– Mẫu biên bản kiểm phiếu bầu cử: được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp để bầu ra một người trong số các ứng cứ viên đã được lựa chọn xứng đáng, phù hợp với chức danh được đề ra.

– Mẫu biên bản kiểm phiếu đại hội: được sử dụng trong các kỳ đại hội của các tổ chức, đoàn thể.

4. Biên bản kiểm phiếu đại hội đồng cổ đông mới nhất

CÔNG TY ……….

————–

Số: ……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————–

….., ngày ….. tháng ……. năm …….

BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU BIỂU QUYẾT TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM …..

Hôm nay, vào lúc …. giờ ……,ngày ….. tháng …….. năm …… tại ………… Ban kiểm phiếu gồm có các ông, bà có tên sau:

1- Ông /Bà……..: Trưởng ban …….

2- Ông/Bà………: Thành viên ……

3- Ông /Bà……: Thành viên ….

Đã tiến hành kiểm phiếu biểu quyết các nội dung của Đại hội, kết quả như sau:

1- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm ……

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó.

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……. CP

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

2- Phân phối lợi nhuận năm ……..

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ………. CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:………… CP, chiếm tỉ lệ ……….% (Tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……….. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận: ……………………

3- Kế hoạch năm …..

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó;

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%)

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

4- Báo cáo hoạt dộng của HĐQT

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP.

Kết luận:

5- Báo cáo Ban Kiểm soát.

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

6- Ủy quyền cho HĐQT lựa chọn đơn vị kiểm toán năm 2010

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

7- Thù lao HĐQT.

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

8- Thù lao Ban Kiểm soát:

Kết quả biểu quyết:

– Tổng số cổ phần tham gia biểu quyết: ……….CP, trong đó:

– Số phiếu tán thành:……..CP, chiếm tỉ lệ ……% (tỉ lệ qui định 65%).

– Số phiếu không tán thành: ……. CP.

– Số phiếu không có ý kiến: ….. CP.

– Số phiếu không hợp lệ: …. CP

Kết luận:

Biên bản kiểm phiếu biểu quyết cuộc họp ĐHĐCĐ năm ……. được lập xong lúc ….. giờ …… phút cùng ngày và đã thông qua trước Đại hội

Đại hội nhất trí 100%, không có ý kiến khác.

5. Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông có thể thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, cần có sự quyết định thông qua của Đại hội đồng cổ đông và không thuộc trường hợp bắt buộc phải thực hiện bằng hình thức biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp thì Hội đồng quản trị có quyền tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

5.1. Những trường hợp quyết định Đại hội đồng cổ đông phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết

- Sửa đổi, bổ sung các nội dung của Điều lệ công ty

- Định hướng phát triển công ty

- Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc một tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định

- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm

- Tổ chức lại, giải thể công ty

5.2. Thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản

Bước 1. Hội đồng quản trị thống nhất, ra quyết định về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;

Xem chi tiết công việc: Quyết định / Nghị quyết của Hội đồng quản trị

Bước 2. Chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Lưu ý:

- Phiếu lấy ý kiến và các tài liệu liên quan được gửi đến các cổ đông bằng phương thức gửi bảo đảm.

- Danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.

Tham khảo mẫu: Danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến và Phiếu lấy ý kiến bằng văn bản;

Bước 3. Phiếu lấy ý kiến phải gửi về công ty trước thời hạn xác định và đảm bảo tuân thủ các điều kiện về hình thức theo quy định.

Trường hợp, các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;

Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty theo một trong các hình thức sau đây:

- Gửi thư. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu. Trong trường hợp này, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức.

- Gửi fax hoặc thư điện tử. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty qua fax hoặc thư điện tử phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu.

Bước 4. Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu

Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

Các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác.

Tham khảo mẫu: Biên bản kiểm phiếu

Bước 5. Gửi Biên bản kiểm phiếu đến các cổ đông của công ty trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Tham khảo mẫu: Quyết định/Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Công ty có trách nhiệm lưu giữ Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến tại trụ sở chính của công ty.

Trên đây là bài viết về Biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông [chi tiết 2023] mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những thắc mắc về bài viết này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với ACC theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.