Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp phải nhiều tình huống mà không biết xử lý hóa đơn như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử? Các thủ tục tiến hành hủy hóa đơn ra sao? Thẩm quyền ký biên bản thuộc về ai? Biên bản huỷ hoá đơn có cần phải giám đốc ký? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết nhất những vướng mắc trên.
1. Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.
Truy nhiên, cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn, doanh nghiệp cần phải phân biệt các loại biên bản này để tránh nhầm lẫn. Cụ thể:
Biên bản thu hồi hóa đơn là biên bản được lập để thục hiện thu hồi các hóa đơn bị sai khi người mua, người bán hàng hóa và dịch vụ có phát sinh giao dịch, cần lập hóa đơn và phát hiện sai sót phải phải hủy bỏ.
2. Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
2.1 Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Hóa đơn điện tử đã phát hành
Đối với trường hợp này, nếu như các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử nữa thì sẽ phải thực hiện việc hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn dựa theo quy định pháp luật hiện hành: chậm nhất trong 30 ngày, tính từ thời điểm không còn sử dụng.
2.2 Trường hợp Doanh nghiệp thay đổi thông tin, chuyển cơ quan thuế, đơn vị ngừng hoạt động…
Trường hợp Doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đơn vị, chuyển cơ quan thuế và không muốn sử dụng tiếp tục dải số hóa đơn từ cơ quan thuế cũ, hoặc đơn vị ngừng hoạt động thì thực hiện hủy số Hóa đơn cũ và thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.
2.3 Trường hợp có sai sót trên hóa đơn điện tử
- Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa được gửi cho người mua thì:
+ Người bán lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và thông báo việc hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn đã viết sai.
+ Người bán ập hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã hủy, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã.
- Trường hợp Hóa đơn điện tử được lập có phát hiện sai sót, đã giao cho người mua nhưng bên bán chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
+ Người bán thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử có ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên (người bán và người mua) và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.
+ Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để thực hiện hủy hóa đơn viết sai.
+ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã hủy theo đúng quy định rồi gửi cho cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới cần phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử được hủy doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2.4 Trường hợp Hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán.
Theo Luật Kế toán quy định, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trong một thời hạn nhất định là 10 năm
Khi hết thời hạn lưu trữ, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép hủy hóa đơn.
Lưu ý:
- Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử vẫn cần phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy
- Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo các hệ thống thông tin hoạt động bình thường
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn giấy theo nội dung quy định tại Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính
Ngoài ra, đối với các hóa đơn điện tử đã lập ra nhưng vi phạm quy định của pháp luật thì cũng phải thực hiện hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán
3. Thẩm quyền ký biên bản huỷ hoá đơn
Vì vậy thẩm quyền ký biên bản huỷ hoá đơn thuộc về người đại diện pháp luật ký, trong trường hợp người đại diện không ký thì phải có văn bản uỷ quyền. Trường hợp Giám đốc vừa là người đại diện pháp luật, hoặc là người được người đại diện uỷ quyền thì giám đốc là người ký.
Trên đây là bài viết về Biên bản hủy hóa đơn có cần giám đốc ký không?. Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Nội dung bài viết:
Bình luận