Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là văn bản ghi chép đầy đủ, chính xác, rõ ràng nội dung, số lượng, tình trạng hồ sơ, tài liệu được giao nhận giữa hai hoặc nhiều bên. Sau đây, ACC xin hướng dẫn chi tiết Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất mới nhất theo pháp luật hiện hành.

1. Ý nghĩa của biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu?

• Chứng cứ về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là chứng cứ thể hiện việc hồ sơ, tài liệu đã được bàn giao từ bên giao cho bên nhận một cách đầy đủ, đúng quy định. Biên bản này có thể được sử dụng để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra mâu thuẫn giữa các bên liên quan.
• Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan bằng cách ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung, số lượng, tình trạng hồ sơ, tài liệu được giao nhận. Nhờ đó, các bên có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu phát hiện thiếu sót hoặc hư hỏng hồ sơ, tài liệu.
• Giúp quản lý hồ sơ, tài liệu: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu giúp các bên liên quan quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả. Nhờ có biên bản, các bên có thể dễ dàng theo dõi nguồn gốc, xuất xứ, lịch sử lưu chuyển của hồ sơ, tài liệu.
• Làm căn cứ để thanh lý hợp đồng: Trong một số trường hợp, biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu có thể được sử dụng làm căn cứ để thanh lý hợp đồng giữa các bên liên quan. Ví dụ, khi bên A bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án cho bên B, biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu sẽ là căn cứ để bên A thanh lý hợp đồng với bên B.
• Làm căn cứ để thanh toán: Trong một số trường hợp, biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu có thể được sử dụng làm căn cứ để thanh toán giữa các bên liên quan. Ví dụ, khi bên A bàn giao hàng hóa cho bên B, biên bản giao nhận hàng hóa (bao gồm cả hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc giao nhận hàng hóa) sẽ là căn cứ để bên B thanh toán cho bên A.

2. Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

Bên giao:

Họ tên:.........................................................................................................................

Chức vụ:......................................................................................................................

Trụ sở:.........................................................................................................................

Bên nhận:

Họ tên:.........................................................................................................................

Chức vụ:......................................................................................................................

Công ty:.......................................................................................................................

Trụ sở:.........................................................................................................................

Chi tiết tài liệu bàn giao:

                                 Bên giao                                              Bên nhận

3. Yêu cầu, thời hạn và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Yêu cầu nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

"Điều 29. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về thời hạn và thủ tuc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

"Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

2. Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.

b) Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống."

4. Những lưu ý khi làm biên bản giao nhận hồ sơ

1. Thông tin đầy đủ và chính xác: Đảm bảo biên bản có đầy đủ thông tin về bên giao và bên nhận, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin liên hệ khác.

2. Ngày tháng rõ ràng: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản và ngày, tháng, năm giao nhận hồ sơ.

3. Mô tả chi tiết hồ sơ: Liệt kê chi tiết các loại hồ sơ, tài liệu được giao nhận. Mỗi loại hồ sơ cần ghi rõ số lượng, tình trạng và bất kỳ đặc điểm nhận dạng nào khác.

4. Chữ ký của các bên: Biên bản phải có chữ ký của đại diện bên giao và bên nhận. Chữ ký nên kèm theo họ tên, chức vụ của người ký để tăng tính xác thực.

5. Đính kèm phụ lục nếu cần: Nếu có nhiều hồ sơ hoặc tài liệu, có thể đính kèm phụ lục chi tiết để liệt kê toàn bộ danh mục hồ sơ.

6. Ghi chú đặc biệt (nếu có): Ghi rõ các lưu ý đặc biệt hoặc các thỏa thuận khác liên quan đến việc giao nhận hồ sơ.

7. Sao lưu biên bản: Nên sao lưu biên bản thành nhiều bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu và làm chứng cứ khi cần thiết.

8. Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo biên bản được lập theo đúng quy định pháp luật hiện hành và tuân thủ các quy định nội bộ của tổ chức (nếu có).

9. Kiểm tra lại trước khi ký: Trước khi ký biên bản, cả hai bên nên kiểm tra kỹ lưỡng lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không có sai sót hay thiếu sót nào.

10. Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật thông tin trong biên bản, nhất là các thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng.

Biên bản giao nhận hồ sơ là tài liệu quan trọng, giúp xác nhận việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu giữa các bên. Việc lập biên bản cẩn thận và chính xác sẽ giúp tránh những tranh chấp và hiểu lầm không đáng có trong quá trình làm việc.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu mới nhất. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.