Hóa đơn điện tử là giải pháp cho doanh nghiệp thời công nghệ, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cấu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Bài viết này cung cấp những vẫn đề liên quan đến hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp chuyên cung cấp hóa đơn điện tử là Efy, bảng báo giá và cách sử dụng hóa đơn điện tử Efy.
ACC là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ liên quan đến Hóa đơn điện tử Efy. Mời bạn tham khảo chi tiết về dịch vụ này.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
2. Điều kiện sử dụng Hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện sau:
- Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
3. Hóa đơn điện tử EFY (hay còn gọi là iHoaDon)
Đăng ký hóa đơn điện tử Efy
Để sử dụng được phần mềm, đơn vị bắt buộc phải đăng ký tài khoản sử dụng với nhà cung cấp (NCC) để cấp tài khoản sử dụng. Để thực hiện Đăng ký tài khoản, đơn vị thực hiện theo một số bước sau:
- Bước 1: Truy cập Cổng https://ihoadon.vn/register/ đăng ký tài khoản, bước này giúp nhà cung cấp (NCC) nhận được thông tin , liên hệ của đơn vị.
- Bước 2: Truy cập vào trang https://ihoadon.vn, chọn vào chức năng “Tải về” để tải phần mềm iHD.
- Bước 3: Tiến hành cài đặt phần mềm, cài đặt thành công xuất hiện cửa sổ sau:
- Bước 4: Trên hình B1.2 quý khách chọn “Đăng ký sử dụng dịch vụ” chọn tiếp tục xuất hiện giao diện sau:
- Bước 5: Trên hình (B1.3) quý khách điền thông tin ấn đăng ký hệ thộng tự động gửi mail tài khoản kích hoạt cho đơn vị (hình B1.4) , cửa sổ kích hoạt tài khoản xuất hiện (hình B1.5), Mail cấp tài khoản tự động:
- Bước 6: Trên hình B1.5 quý khách điền thông tin kích hoạt theo mail hệ thống gửi, nhấn kích hoạt của sổ tạo người sử dụng quản trị xuất hiện:
- Bước 7: Tại hình (B1.6) người dùng tạo tài khoản quản trị của hệ thống, ấn “Khởi tạo” giao diện phần mềm xuất hiện tiến hành sử dụng phần mềm.
Đăng nhập hóa đơn điện tử Efy
Đăng nhập phần mềm bằng tài khoản quản trị sau khi kích hoạt thành công.
Tạo mẫu hóa đơn
Bước này sẽ hướng dẫn người dùng khởi tạo các mẫu hóa đơn (Tự in, Đặt in, Điện tử) thông qua phần mềm. Phần mềm hỗ trợ cũng đã có sẵn một số mẫu, người dùng lựa chọn mẫu phù hợp và điều chỉnh lại theo yêu cầu của mình. Các bước thực hiện tạo mẫu, trên giao diện (B2.2) người dụng nhấn vào “Tạo mẫu”, hệ thống hiển thị giao diện danh sách:
Trên hình (B3.1), người sử dụng có thể thực hiện:
-
- Tạo mới mẫu hóa đơn, bằng cách nhấn vào nút “Tạo mẫu”
- Sửa mẫu hóa đơn (trường hợp mẫu chưa đăng ký phát hành) , bằng cách nhấn vào nút “Sửa”
- Xóa mẫu (trường hợp chưa phát sinh hóa đơn) , bằng cách nhấn vào nút “Xóa”
- Lấy mẫu hóa đơn (trường hợp lấy lại mẫu hóa đơn ban đầu) , bằng cách nhấn vào nút “Lấy dữ liệu từ eCloud”.
Trường hợp Tạo mới mẫu hóa đơn, người dùng nhấn vào nút “Tạo mẫu”, hệ thống hiển thị giao diện:
Thông báo phát hành hóa đơn Efy
Bước này sẽ hướng dẫn người sử dụng Thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế. Để thực hiện thao tác này, trên hình (B2.2) người dùng nhấn vào “Thông báo phát hành” hệ thống hiển thị danh sách các mẫu hóa đơn đã lập:
Trên hình (B4.1) người dùng có thể thực hiện:
-
- Tạo thông báo, bằng cách nhấn vào nút “Thêm”
- Sửa hóa đơn, bằng cách nhấn vào nút “Sửa”
- Xóa thông báo, bằng cách nhấn vào nút “Xóa”
- Hủy số hóa đơn đã đăng ký phát hành, bằng cách nhấn vào nút “Hủy số”
- Kết xuất thông báo qua dữ liệu File Excel
- Kết xuất XML để nộp cơ quan Thuế qua laphoadon.gdt.gov.vn
- Lấy dữ liệu (trường hợp đơn vị mất thông báo phát hành ) , bằng cách nhấn nút “Lấy dữ liệu từ eCloud”
Trường hợp Tạo thông báo, người dùng nhấn nút “Thêm”, hệ thống xuất hiện giao diện:
Trên giao diện (B4.2), người dụng nhập thông tin:
-
- Mẫu hóa đơn cần thông báo phát hành
- Số lượng phát hành (hệ thống tự động tính dải số)
- Ngày phát hành (sau ngày hiện tại)
- Ngày sử dụng (Sau này phát hành ít nhất 02 ngày) Nhấn nút “Ghi”, hệ thống lưu thông tin và quay lại màn hình danh sách, Nhấn nút “Ghi & Thêm mới” hệ thống lưu thông tin và đồng thời hiển thị lại cửa sổ tạo lập thông báo phát hành, nhấn nút “Quay lại” để quay lại màn hình danh sách trước đó.
Trường hợp “Sửa thông báo”, trên danh sách (B4.1), người dùng chọn Thông báo và nhấn vào nút “Sửa” (lưu ý: Một thời điểm chỉ sửa được một thông báo), hệ thông hiển thị cửa sổ sửa (giống hình B4.2), điều kiện cho sửa:
-
- Thông báo đó chưa phát sinh hóa đơn
- Chưa thông báo với cơ quan thuế
Trường hợp “Xóa” thông báo, trên danh sách (B4.1), người dùng chọn Thông báo và nhấn vào nút “Xóa”, hệ thống sẽ cảnh báo, trường hợp người dùng đồng ý xóa thì hệ thống sẽ kiểm tra ràng buộc:
-
- Thông báo đó chưa có hóa đơn phát sinh
Trường hợp “Hủy số hóa đơn”, trên danh sách (B4.1), người dùng chọn Thông báo và nhấn vào nút “Hủy số”, hệ thống hiển thị cửa sổ:
Trên hình (B4.3), người dùng chọn hình thức hủy:
- Nếu chọn “Hủy toàn bộ”, hệ thống sẽ loại bỏ toàn bộ các số hóa đơn còn lại của mẫu
- Chọn “Hủy theo dải số”, nhập dải số cần xóa theo định dạng: tusoA1-toisoB1; tusoA2-toisoB2…
Thực hiện nhấn Ghi, hệ thống sẽ lưu dữ liệu, nhấn Quay lại để quay lại màn hình danh sách trước đó.
Lập xuất hóa đơn Efy
Bước này sẽ hướng dẫn người dùng tạo lập hóa đơn và xuất hóa đơn, để thực hiện thao tác trên giao diện (B2.1) người dùng nhấn vào “Lập hóa đơn”, hệ thống hiển thị giao diện:
Trên giao diện (B5.1.1), người dùng chọn loại hóa đơn (như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn hàng hóa…) cần lập, xuất. Giao diện trên người dùng chọn lập hóa đơn “Hóa đơn giá trị gia tăng”, hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn đã lập, các thao tác có thể thực hiện:
-
- Nhập tiêu chí tìm kiếm vào ô Text hoặc nhấn nút “Nâng cao” để tìm kiếm mở rộng thêm các tiêu chí
- Nhấn nút “Nhận trạng thái” để cập nhật trạng thái nhận hóa đơn của bên mua về hệ thống
- Nhấn nút “Thêm” để Lập hóa đơn
- Nhấn nút “Sửa” để sửa hóa đơn (đối với hóa đơn chưa có số hóa đơn)
- Nhấn nút “Xóa” (đối với hóa đơn có chưa có số hóa đơn)
- Nhấn nút “In” để in hóa đơn
Trường hợp nhấn nút “Thêm”, hệ thống xuất hiện cửa số tạo lập hóa đơn:
Trên hình (B5.1.2) người dùng nhập dữ liệu cần xuất hóa đơn như:
-
- Mẫu hóa đơn
- Mã số thuế (MST) của bên mua, trong trường hợp chưa có MST thì nhấn nút “+” để cập nhật thông tin bên mua, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin liên quan như: Họ tên người mua, Địa chỉ...vào cửa sổ lập hóa đơn.
- Tiếp đến nhập Hàng hóa, dịch vụ: Đặt con trỏ chuột vào ô Mã hàng hóa, có thể nhập Mã hoặc Tên hàng hóa gợi nhớ. Sau khi nhập xong, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin của hàng hóa như: Đơn vị tính, Đơn giá, VAT…., người dùng chỉ cần nhập thông tin số lương và toàn bộ việc tính toán tổng tiền, Số tiền bằng chữ được phần mềm tự động tính toán.
- Sau khi nhập xong thông tin, người dùng nhấn nút:
- Nút “Xuất hóa đơn”: Để xuất hóa đơn cho bên mua (nút này chỉ xuất hiện khi người dùng có quyền xuất hóa đơn, trong trường hợp không có quyền thì nút này đổi thành “Trình ký”. Tức là phải trình lãnh đạo ký và xuất hóa đơn)
- Nút “Ghi tạm”: Để lưu tạm thông tin hóa đơn
- Nút “Tạo mới”: Để tạo mới một hóa đơn
- Nút “Đóng”: Hủy bỏ thao tác và quay lại màn hình danh sách
Tra cứu hóa đơn trên EFY-IHOADON
Để thực hiện thao tác này, trên hình (B2.1) người dùng nhấn vào Tra cứu, hệ thống hiển thị giao diện sau:
Tại hình (B6.1.1), người dùng thực hiện nhập tiêu chí để tìm kiếm hóa đơn, các tiêu chí hỗ trợ:
- Thay đổi kỳ báo cáo
- Nhập Số hóa đơn hoặc MST….vào ô Textbox
- Tìm kiếm mở rộng theo các tiêu chí:
4. Bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON
Ghi chú
- Trường hợp số lượng hóa đơn >20.000 HĐ/năm vui lòng liên hệ Nhà cung cấp để được hỗ trợ giá.
- Phần mềm không chịu thuế VAT.
Phí dịch vụ hóa đơn điện tử đã bao gồm:
- Phí lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm, tính từ ngày phát hành hóa đơn.
- Tra cứu hóa đơn Online và Offline.
- Tư vấn, chuẩn hóa quy trình, danh mục khách hàng, hàng hóa...
- Khách hàng được cấp quyền để sử dụng dịch vụ và quản trị.
- Hỗ trợ tư vấn 24/7 dịch vụ hóa đơn điện tử
Phí dịch vụ hóa đơn điện tử chưa bao gồm:
- Tích hợp hệ thống quản trị Doanh nghiệp như: ( ERP, CRM, QL Bán hàng, PM kế toán...)
- Phí nâng cấp tính năng phần mềm theo yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp.
- Phí cài đặt và hỗ trợ phần mềm hóa đơn điện tử trực tiếp tại đơn vị.
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu (500.000VNĐ/mẫu)
- Chi phí thiết bị chữ ký số (HSM, CA)
- Tạo riêng một Website tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Quy trình tư vấn, báo giá và thực hiện các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử EFY giá rẻ của ACC
- Lắng nghe, nắm bắt thông tin khách hàng cung cấp để tiến hành tư vấn chuyên sâu và đầy đủ những vướng mắc, vấn đề khách hàng đang gặp phải;
- Báo giá qua điện thoại để khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định có hợp tác với ACC không;
- Ký kết hợp đồng và tiến hành soạn hồ sơ nếu khách hàng cung cấp đủ hồ sơ chúng tôi yêu cầu;
- Khách hàng cung cấp hồ sơ bao gồm giấy giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy khám sức khỏe;
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bàn giao cho khách hàng;
- Hỗ trợ tư vấn miễn phí các vướng mắc sau khi đã được cấp giấy chứng nhận.
|
✅ Dịch vụ: |
⭕ Hóa đơn điện tử (HĐĐT) |
|
✅ Kinh nghiệm: |
⭐ Hơn 20 năm kinh nghiệm |
|
✅ Năng lực: |
⭐ Chuyên viên trình độ cao |
|
✅ Cam kết: |
⭕ Thủ tục nhanh gọn |
|
✅ Hỗ trợ: |
⭐ Toàn quốc |
|
✅ Hotline: |
⭕ 1900.3330 |
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!