Báo cáo tài chính quán cafe

Bước 1: Khai báo chi phí ban đầu mở quán.

Đầu tiên, bạn hãy lên kế hoạch thật chi tiết về các loại chi phí sẽ phải bỏ ra ngay từ ban đầu mở quán. Đây là các khoản chi phí phải bỏ ra ngay để quán cafe, trà sữa của bạn thành hình thù. Ví dụ: Tiền thuê thiết kế, tiền mua sắm cơ sở vật chất, tiền lo thủ tục pháp lý,…

Nên tạo luôn file excel bảng tài chính quán và lập 1 sheet riêng cho các chi phí ban đầu để tiện bổ sung, theo dõi. Khai báo chi phí ban đầu đầy đủ để sử dụng số liệu này trong bảng phân tích tài chính cho quán ở các bước sau.

Bước 2: Khai báo thông tin dự án quán cà phê, trà sữa

Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi chủ quán phải đưa ra các con số chính xác. Độ chính xác của các số liệu này càng cao thì bảng phân tích tài chính của quán sẽ càng đánh giá chính xác về dự án quán cafe. Dưới đây là một số thông tin cần khai báo:

Định phí quán cafe là các khoản chi phí cố định, nghĩa là dù quán có hoạt động tốt hay không bạn vẫn sẽ phải chi trả các khoản này. Các khoản định phí cơ bản của quán cafe trà sữa bao gồm: Giá thuê mặt bằng, lương nhân sự, điện, nước, chi trí quảng cáo, khuyến mãi…Trong đó, có 2 khoản định phí thường bị bỏ quên đó là:

• Lãi vay mở quán là 1 loại chi phí cơ hội – ví dụ nếu bạn có 1 khoản tiền nhàn rỗi, nếu không dùng khoản tiền này để đầu tư mở quán cafe, bạn có thể nhận được một khoản tiền lãi bằng cách gửi ngân hàng. Đối với những bạn vay vốn để mở quán cà phê trà sữa, khoãn lãi này được hoạch tính là lãi vay. Tính lãi/tháng như sau:
  

  .(Chi phí ban đầu + Tiền cọc) × %Lãi vay/năm ÷ 12

• Giá trị khấu hao quán cafe được tính bằng công thức sau:
  

  Tổng chi phí ban đầu mở quán ÷ độ dài của hợp đồng thuê nhà (tháng).

Sau khi liệt kê hết các khoản định phí hàng tháng của quán cà phê, hãy dùng lệnh excel tính tổng định phí trên 1 dòng.

Tiếp tục khai báo các chỉ số menu quán cafe (khi đi học các khóa học về pha chế, đừng quên yêu cầu được hướng dẫn cách tính bảng cost các món). Đối với các dự án mới mở, bạn chưa thể đưa ra mức tỷ trọng doanh thu chính xác của các nhóm đồ uống, tuy nhiên bạn có thể tham khảo các quán cùng khu vực có cùng loại hình kinh doanh. Chỉ cần quan sát bằng mắt thường, chúng ta cũng có thể nắm khái quát lượng khách hàng của đối thủ. Từ đó, nhập các số liệu của bảng phân tích tài chính quán cafe trà sữa của mình.

Phía cuối bảng, các số liệu kinh doanh quan trọng sẽ được tính theo công thức sau:

• Giá trung bình 1 ly đồ uống:
  

   Σ(Giá trung bình nhóm món × Tỷ trọng doanh thu của nhóm món)

• Giá trung bình 1 lý đồ uống (có upsale): Tính như công thức trên nhưng bao gồm cà nhóm upsale. Bạn cũng có thể bỏ qua chỉ số này trong bảng khai báo thông tin dự án quán cafe.

Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng là phần bạn nhập tùy ý, thông thường mức lãi lý tưởng của quán cafe/trà sữa là ~20% doanh thu.

Bước 3: Lập bảng tính điểm hòa vốn và doanh thu kỳ vọng

Sau khi đã hoàn thành nhập đầy đủ số liệu ở bước 1 & 2, chúng ta lập “bảng tính điểm hòa vốn cho dự án mở quán”. Bạn thực hiện nhập liệu bảng này theo đúng theo thứ tự như sau (số liệu lấy ở các bảng vừa lập bên trên):

• Doanh thu hòa vốn/tháng:
  

  Tổng định phí ÷ [ 1 – Σ(Tỷ trọng nguyên liệu nhóm món × Tỷ trọng doanh thu nhóm món) ]

• Lợi nhuận hòa vốn: 0 Đồng.
• Chi phí nguyên liệu:
  

  Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng × Doanh thu hòa vốn

• Doanh thu hòa vốn/ngày:
  

  Doanh thu hòa vốn/tháng ÷ Số ngày hoạt động/tháng

• Số ly hòa vốn/tháng:
  

  Doanh thu hòa vốn/tháng ÷ Giá trung bình 1 ly đồ uống

• Số ly hòa vốn/ngày:
  

  Số ly hòa vốn/tháng ÷ Số ngày hoạt động/tháng

• Số tháng hoàn vốn:
  

  Chi phí ban đầu ÷ (Lợi nhuận + Khấu hao + Lãi vay)

Đối với “bảng doanh thu kỳ vọng của quán”, cách làm tương tự nhưng tại ô doanh thu kỳ vọng/tháng, thay vì nhập công thức tính toán như trên, bạn nhập giá trị doanh thu mong muốn (tại đây, các khoản định phí quán được hiểu là cố định).

Sau khi hoàn thành nhập liệu các công thức trên, excel sẽ hiện đầy đủ các số liệu về dự án (như hình). Dựa vào đây, hãy đánh giá mức độ khả thi của dự án. Tìm cách cải thiện và đưa ra quyết định có triển khai kế hoạch mở quán này hay không?

Tổng kết 

Để mở được một quán cafe, trà sữa và vận hành có lãi không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Tuy nhiên, với cách làm khoa học, đưa ra các con số phân tích chính xác bằng bảng tài chính cho quán cafe trà sữa, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro xuống tối đa.