Bảng thanh toán tiền lương như thế nào ?

1. Bảng thanh toán tiền lương là gì?

Bảng thanh toán tiền lương là danh sách tất cả nhân viên và tổng số tiền lương mà công ty phải trả hàng tháng cho nhân viên. Đây là biên bản lương thưởng sau khi công ty quyết toán với người lao động. Sau khi phát lương, kế toán cần kiểm tra, rà soát và thanh toán tiền lương cho người lao động.

bảng thanh toán tiền lương thuộc loại chứng từ nào

Bảng thanh toán tiền lương là loại chứng từ về tiền lương lao động, thuộc chứng từ kế toán.

2. Tổng hợp mẫu bảng thanh toán tiền lương hiện hành

Nhân viên kế toán cần nắm rõ quy định về bảng lương cá nhân cũng như cách lập chính xác nhất để không vi phạm quy định của doanh nghiệp và nhà nước. Dưới đây là một số mẫu bảng lương cá nhân cơ bản giúp kế toán và doanh nghiệp có thể tham khảo.

2.1 Mẫu Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

Đối với Mẫu Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho hộ kinh doanh, hiện nay được quy định tại Mẫu số 05-LĐTL ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC như sau:

Hướng dẫn lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho hộ kinh doanh?
Căn cứ Mục 2 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 88/ 2021/ TT- BTC có hướng dẫn lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho hộ kinh doanh như sau

Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động được lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động là các thông tin theo dõi, thống kê về số công hoặc số sản phẩm/ công việc hoàn thành, đơn giá lương thời gian/ đơn giá lương sản phẩm,.

Cột A, B Ghi số thứ tự, họ tên của người lao động được hưởng lương.

Cột 1 Ghi bậc lương hoặc hệ số lương của người lao động.

Cột 2,3 Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm.

Cột 4,5 Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian.

Cột 6,7 Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc hưởng các loại lương.

Cột 8 Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.

Cột 9 Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưng không nằm trong quỹ lương, quỹ thưởng.

Cột 10 Ghi tổng số tiền thưởng mà người lao động được hưởng.

Cột 11 Ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp, tiền thưởng mà người lao động được hưởng.

Cột Ghi các khoản khấu trừ lương của người lao động, bao gồm bảo hiểm xã hội( BHXH), bảo hiểm y tế( BHYT), bảo hiểm thất nghiệp( BHTN). thuế thu nhập cá nhân phải nộp( TNCN) và tổng số tiền khấu trừ lương trong tháng. Trong đó cột 17 là tổng cộng các khoản khấu trừ lương, cột 17 = cột 12 cột 13 cột 14 cột 15 cột 16.

Cột 18 Ghi số tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn phải trả người lao động( Cột 18 = Cột 11 – Cột 17).

Cột C Người lao động ký nhận khi nhận lương.

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động chuyển cho người đại diện hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh ký duyệt, sau đó lập phiếu chi và trả lương.

Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động được lưu tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “ Ký nhận ” hoặc người nhận hộ phải ký thay( người nhận hộ phải ghi rõ họ tên).

Trường hợp hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh trả lương cho người lao động qua tài khoản tiền gửi ngân hàng thì không yêu cầu người lao động phải ký vào cột “ Ký nhận ”.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể căn cứ vào đặc điểm trả lương và thu nhập của người lao động tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để có thể thêm cột, bỏ bớt cột hoặc sắp xếp lại các cột từ cột 1 đến cột 10, cột 12 đến cột 16 của mẫu Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động cho phù hợp với thực tế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

2.2 Mẫu Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Đối với Mẫu Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho doanh nghiệp, hiện nay được quy định tại Mẫu số 02- LĐTL Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 200/ 2014/ TT- BTC như sau

Hướng dẫn lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho doanh nghiệp?
Căn cứ Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 200/ 2014/ TT- BTC có hướng dẫn lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động dành cho doanh nghiệp như sau

Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.

Cột A, B Ghi số thứ tự, họ tên của người lao động được hưởng lương.

Cột 1,2 Ghi bậc lương, hệ số lương của người lao động.

Cột 3,4 Ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm.

Cột 5,6 Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian.

Cột 7,8 Ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ việc hưởng các loại lương.

Cột 9 Ghi các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.

Cột 10 Ghi số phụ cấp khác được tính vào thu nhập của người lao động nhưng không nằm trong quỹ lương, quỹ thưởng.

Cột 11 Ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng.

Cột 12 Ghi số tiền tạm ứng kỳ I của mỗi người.

Cột Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao động và tính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.

Cột 17,18 Ghi số tiền còn được nhận kỳ II.

Cột C Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II.

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu ki và phát lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng( ban) kế toán của đơn vị.

Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “ Ký nhận ” hoặc người nhận hộ phải ký thay.

3. Cách làm bảng thanh toán tiền lương Excel

Việc thành thạo lập bảng thanh toán lương trong exceed là bắt buộc do khả năng ứng dụng và tần suất sử dụng của chúng trong các công việc chuyên môn ở vị trí kế toán.

. Các hàm Excel cơ bản sử dụng khi làm bảng thanh toán tiền lương

* Hàm IF = IF( điều kiện, giá trị A, giá trị B).

Giá trị là A nếu điều kiện được đáp ứng và B nếu điều kiện không được đáp ứng.

* Hàm COUNT( Đếm số phạm vi chứa số) = COUNT( value1,( value2),)

Value1 là phạm vi ô muốn đếm số.

Value2 là phạm vi ô bổ sung muốn đếm số.

* Hàm COUNTIF( Đếm ô theo điều kiện) = COUNTIF( phạm vi, tiêu chí)

Phạm vi Vùng dữ liệu cần đếm

Tiêu chí Một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản xác định các ô cần đếm

* Hàm Sumif( Tính tổng theo điều kiện) = SUMIF( range, criteria,(sum_range))

Range Phạm vi dữ liệu để đánh giá theo điều kiện. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số

Criteria Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, văn bản hoặc hàm để xác định các ô cần thêm

Sum_range Các ô thực tế cần thêm nếu các ô khác với các ô được chỉ định trong phạm vi sẽ được thêm vào

* Hàm VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,(range_lookup))

Là hàm tìm kiếm thông tin trong vùng dữ liệu.

3.2 Cách tạo bảng thanh toán tiền lương trên exceed

Bước 1 Xác định nội dung bảng lương

Thông tin doanh nghiệp gồm tên và địa chỉ.

Tiêu đề “ Bảng thanh toán tiền lương ”.

Nội dung Bao gồm đối tượng tính lương( họ tên), thông tin tính lương( thông tin nhân viên, chấm công.), từ đó xác định được số tiền tương ứng. Tổng hợp tất cả các khoản tăng( lương, thưởng,v.v.) và giảm( tạm ứng, khấu trừ lương, thuế,v.v.) để xác định số tiền phải trả cho mỗi nhân viên trong tháng.

Số tiền xác nhận lại đúng tổng lương phải trả trong tháng

Thời gian lập bảng và người chịu trách nhiệm ký để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc tính, giám sát và thanh toán tiền lương cho nhân viên.

Bước 2 Thêm thông tin lương của người lao động

Gồm có" Bậc lương" và" Hệ số lương"

Thông tin liên quan tới người lao động bao gồm.

Hai mục này thường được quản lý trong sổ đăng ký lao động hoặc hợp đồng lao động.

Bước 3 Lấy thông tin từ bảng chấm công

Cột Số lượng sản phẩm được sử dụng để theo dõi mỗi nhân viên đã hoàn thành( hoặc bán) bao nhiêu sản phẩm.

Cột Số công là số thời gian nhân viên làm việc trong Bảng chấm công.

Bước 4 Xác định các khoản đã tạm ứng

Kế toán xác định số tạm ứng tiền lương trong tháng căn cứ vào Bảng theo dõi tạm ứng( Sổ quỹ hoặc

Bảng theo dõi tạm ứng riêng, số tạm ứng chưa hoàn nhập được trừ vào tiền lương tháng hiện có để tính tổng số tạm ứng cho các tháng.

Bước 5 Tính các khoản trích theo lương

Gồm tiền đóng bảo hiểm, nộp thuế thu nhập cá nhân,.

Bước 6 Xác định số lương thực lĩnh theo tháng

Số lương thực lĩnh = Tổng lương hợp đồng – Số tiền tạm ứng – Khoản trích theo lương

4. Quy trình luân chuyển bảng thanh toán tiền lương

- Kế toán tính lương trả cho từng đối tượng theo quy chế tài chính của công ty căn cứ vào hợp đồng và doanh thu của nhân viên trong tháng.

- Bộ phận nhân sự tính lương và chấm công dựa trên số ngày công thực tế.

- Kế toán chuẩn bị bảng lương và thu nhập phải trả.

- Nhân sự gửi phiếu lương cơ sở cho kế toán.

- Căn cứ vào tiền lương được hưởng và tiền lương cơ sở, kế toán tập hợp tổng tiền lương phải trả.

- Kế toán tính toán số tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân mà nhân viên phải khấu trừ và nộp.

- Kế toán hoàn thành đầy đủ các khoản trích, các chỉ tiêu phải nộp, số lương còn lại.

- Nếu trả lương bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu chi. Để trả lương qua ngân hàng, kế toán phải ủy nhiệm chi.

- Kế toán chuyển giấy ủy nhiệm chi cho ngân hàng hoặc phiếu chi cho thủ quỹ.

- Thủ quỹ thanh toán và chuyển tiền cho bộ phận Nhân sự.

- Bộ phận nhân sự ký xác nhận nhận tiền.

- Người lao động nhận lương và ký xác nhận.

Lập bảng thanh toán tiền lương là công việc cơ bản mà người học và làm kế toán cần phải biết. Theo đặc điểm, quy mô và điều kiện hoạt động của mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách trả lương khác nhau. Do đó, cần nắm rõ những thông tin cơ bản để tránh sai sót.