Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Những lưu ý khi sử dụng

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân có những băn khoăn về hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Những điểm gì cần lưu ý khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử? Bài viết dưới đây ACC sẽ giúp quý bạn đọc hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Khi lưu trữ hóa dơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của HĐĐT đó.

Trong một số trường hợp, để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử 01 lần sang hóa đơn giấy. Khi này, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó.

Như vậy, hiểu 1 cách đơn giản thì là bản sao của hóa đơn điện tử và là chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

2. Yêu cầu đối với bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Về bản chất, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Bản thể hiện HĐĐT được hiểu chính là bản hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử nên các bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung đối với một hóa đơn điện tử thông thường.

Theo Khoản 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC, được Bộ tài chính ban hành mới đây nhất đã quy định nội dung hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hay tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.

• Tổng số tiền phải thanh toán.

• Chữ ký số và chữ ký điện tử của bên bán và bên mua.

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

• Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước hay nội dung khác liên quan (nếu có).

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.

• Chữ viết, chữ số hay đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Ngoài đáp ứng những nội dung theo quy định về hóa đơn điện tử, các bản thể hiện của hóa đơn điện tử còn phải tuân theo các yêu cầu dưới đây:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của bản hóa đơn điện tử gốc.

• Đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử dạng giấy, hóa đơn cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Thêm nữa là cần có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Lưu ý đối với bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Dưới đây là những quy định quan trọng liên quan đến bản thể hiện của hóa đơn điện tử mà cần lưu ý:

3.1. Hóa đơn điện tử cần phải có bản gốc và hợp pháp. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp pháp nếu có hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý.

3.2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Nó phải đảm bảo tính toàn vẹn của các thông tin quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đặc biệt, bản thể hiện này cần phải chứa dòng chữ "hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử" để có sự phân biệt với hóa đơn giấy.

3.3. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử không mang giá trị giao dịch. Nó chỉ được sử dụng để lưu giữ thông tin và để ghi sổ theo quy định của pháp luật kế toán. Trong giao dịch điện tử, bản thể hiện này không có hiệu lực để thực hiện các giao dịch hay thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Trên đây là thông tin mà ACC muốn cung cấp cho quý bạn đọc để giải đáp vấn đề "bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?". Hi vọng các thông tin trong bài viết trên đã giúp đội ngũ Kế toán và  các doanh nghiệp dễ dàng nhận biết được bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Từ đó, đem lại hiệu quả trong quá trình sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.