Bản sao và bản trích lục có giống nhau không?

Như vậy, bản photo từ bản chính (chưa chứng thực) cũng được coi là bản sao (ngoài bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh; bản đánh máy…).

Hiện nay, nhiều người vẫn đang hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Quan điểm này là chưa đúng nhưng lại là quan điểm “bất thành văn” trong nhiều cơ quan, đơn vị.

2. Bản sao và bản trích lục có giống nhau không?

Theo quy định khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, trích lục được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Trong thực tế cuộc sống thì có rất nhiều giấy tờ và hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục – không chỉ riêng hộ tịch. Ví dụ: Ghi chú ly hôn, Giấy tờ đất, hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục khai sinh, khai tử, và kết hôn.

Dựa theo định nghĩa về “trích lục” ở phía trên thì trích lục được hiểu như là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại bản sao các giấy tờ và các thông tin của cá nhân có yêu cầu. Bản sao trích lục có giá trị ngang với bản chính.

Tuy nhiên, trên đây chỉ là cách hiểu đơn giản của thủ tục trích lục. Mặc dù có nhiều lĩnh vực, nhiều văn bản quy định về các loại trích lục khác nhau nhưng hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra một định nghĩa cụ thể, thống nhất nào cho thủ tục này.

Trong trường hợp bị mất giấy tờ gốc, công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cấp bản trích lục. Về hình thức, bản trích lục không giống với bản chính nhưng sẽ có giá trị tương đương với bản chính. Cụ thể, theo quy định tại Khoản 1, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hiện nay, có rất nhiều thủ tục cần xin trích lục, ví dụ như: Trích lục khai sinh; Trích lục khai tử; Trích lục kết hôn; Trích lục bản đồ địa chính…

Như vậy, bản sao và bản trích lục không giống nhau, mà bản trích lục có giá trị ngang với bản chính.

3. Trích lục khai sinh có giống bản sao không?

Theo quy định tại Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014: “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính“.

Như vậy, trích lục khai sinh có thể hiểu là một văn bản do cơ bản nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân để chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký khai sinh của họ. Giấy khai sinh được cấp ngay sau khi cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Bản sao trích lục khai sinh bao gồm:

• Bản sao trích lục được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
• Bản sao trích lục được chứng thực từ Giấy khai sinh

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Khoản 7 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, sổ hộ tịch được xác định là sổ gốc và bản sao trích lục hộ tịch chính là bản sao được cấp từ sổ gốc đó. Bản sao trích lục giấy khai sinh là bản sao trích lục hộ tịch và sẽ có giá trị tương đương với bản chính. Do đó, bản sao giấy khai sinh thực chất là bản sao trích lục giấy khai sinh.