Ban kiểm soát nhà chung cư

1. Quy định pháp luật liên quan đến việc thành lập Ban quản trị căn hộ 

 Trong bài  “Một số vấn đề pháp lý về  thực hiện quyền của chủ  nhà chung cư” của luật sư Phạm Minh Đức cũng nêu rõ, Luật Nhà ở năm 2014 đã làm thay đổi căn bản cơ chế pháp lý về quản lý nhà chung cư. Như vậy, Hội đồng quản trị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Đạo luật Nhà ở  2014 cũng quy định hoạt động của hội đồng quản trị là một công ty. 

  Tuy nhiên, trên thực tế, ban quản trị chung cư  không khác  nhiều so với ban giám đốc của các công ty, phải chịu trách nhiệm và đưa ra các quyết định vì lợi ích của mọi cư dân trong chung cư. Vì vậy, trong trường hợp này, ngoài việc thành lập Ban quản lý chung cư, cư dân vẫn cần có Ban quản trị chung cư tồn tại độc lập với Ban quản trị chung cư để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo hoạt động của Ban quản trị tuân thủ đúng quy định. điều khoản. pháp luật, quy định và vì lợi ích của người dân. 

  Nếu người cư trú được coi là cổ đông của công ty thì việc áp dụng  mô hình tương tự vào quản trị doanh nghiệp là hoàn toàn phù hợp và đổi mới với mô hình tổ chức  của Hội nghị đồng sở hữu: – Hội đồng quản trị – Ban kiểm soát. 

  2. Việc lắp đặt bảng điều khiển chung cư là tùy chọn 

 Chính từ những nghiên cứu và nhận định trên cho thấy cần bổ sung thêm mô hình ban quản lý chung cư để kiểm tra, giám sát hoạt động, hiệu quả hoạt động  của Ban quản lý. 

 Mặc dù  cho đến nay Luật Nhà ở  2014, các văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư 02 năm 2016 của Bộ Xây dựng đã ban hành các quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư (sau đó là Thông tư 28 bổ sung, sửa đổi một số điều  của Luật Nhà ở). Nghị định 02…) không có  quy định nào liên quan đến việc thành lập Hội đồng quản lý căn hộ. Chỉ  tại Điều 15 Thông tư 02 nêu rõ: “Khi cần thiết, hội nghị xây dựng sẽ quyết định thành lập đoàn kiểm tra hoặc thuê đơn vị  chuyên trách kiểm tra sổ sách và các khoản thu, chi tài chính của tòa nhà. Ban quản lý chung cư; Trường hợp thuê đơn vị chuyên dùng thì  chủ sở hữu và người  sử dụng hiện tại của tòa nhà  phải có kinh phí  thanh toán các chi phí của đơn vị chuyên dùng này theo thỏa thuận. Như vậy, theo quy định, việc thành lập ủy ban kiểm soát trong tòa nhà là không bắt buộc. 

  Tuy nhiên, trên thực tế, một số chung cư đã áp dụng linh hoạt, tổ chức Ban giám sát, bầu cử tại hội nghị chung cư để đại diện cho toàn thể cư dân kiểm tra, giám sát hoạt động của khu chung cư. Và mô hình này cũng phát huy được những tác dụng nhất định. Là cư dân của tổ hợp chung cư Hoàng Anh Gold House (HAGH) tại thị trấn Phước Kiển, huyện Nhà Bè, TP.HCM, chung cư TSQ Mộ Lao, quận Hà Đông, TP Hà Nội...; Có nơi được  thành lập với tên gọi: Tổ Kiểm tra, Tổ Giám sát, có nơi  cư dân còn gắn với tên gọi “Hội đồng quản lý mở rộng”... chưa được Hội nghị nhà chung cư chính thức thông qua). Thực tế, mô hình trên đã được chứng minh là có hiệu quả và được coi là mô hình cần  nhân rộng.  

3. Có nên thành lập ban kiểm soát chung cư?

 Thật vậy, việc thành lập Hội đồng quản lý chung cư có mục tiêu  chính là hỗ trợ hình thành các công cụ quản lý chuyên nghiệp cho mọi hoạt động của mỗi cá nhân, tập thể trong Hội đồng quản lý (BQT), từ đó phát triển các công cụ  làm cơ sở cho việc quản lý chung cư. quản lý nội bộ. thủ tục kiểm soát, cơ sở đánh giá tính tuân thủ, trung thực, chính xác trong công tác quản lý, điều hành  hoạt động của HĐQT. 

 Kết quả là bảng điều khiển căn hộ: 

 – Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã, đang và  sẽ phát sinh trong quá trình vận hành tòa nhà. 

 – Xác nhận và báo cáo về chất lượng, độ tin cậy của các thông tin hành chính, tài chính do  cá nhân, tập thể khai báo tại Conférence des Immeubles. – Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, chấp hành nghị quyết  Hội nghị nhà chung cư  đã và đang thực hiện trong quá trình vận hành ban quản lý vận hành nhà chung cư nhà chung cư. 

  – Đề xuất các giải pháp quản lý các rủi ro tiềm ẩn vốn có và có khả năng xảy ra trong tương lai đối với quá trình vận hành tòa nhà. 

 – Đề xuất các giải pháp ngăn ngừa các sai sót đã  xảy ra hoặc có khả năng xảy ra. 

  – Đề xuất/giám sát việc thực hiện các giải pháp sửa chữa, khắc phục các sai sót, rủi ro trong nội bộ Ban TGĐ, mọi quyết định trong toàn bộ quá trình vận hành tòa nhà. 

 Để đạt được điều này, bảng điều khiển căn hộ phải có một số ưu điểm như: 

 - Quyền tích cực thực hiện  nhiệm vụ của mình.  

– Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời mọi thông tin cần thiết  liên quan đến nội dung kiểm soát nội bộ. 

 – Quyền tiếp cận và xem xét mọi hoạt động quản lý, điều hành của Ban Giám đốc. 

 – Quyền tiếp cận, chất vấn các cá nhân, tổ chức, đơn vị thành viên  liên quan đến nội dung giám sát. 

 – Quyền tham dự/yêu cầu cung cấp mọi thông tin liên quan đến các cuộc họp của Hội đồng quản trị. 

 – Quyền yêu cầu và theo dõi các hoạt động khắc phục, cải tiến đối với các vấn đề mà kiểm soát nội bộ đã  nhận thấy và  khuyến nghị.  – Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, không bị ảnh hưởng, quấy rầy khi thực hiện công việc.  

 – Từ chối thực hiện các nhiệm vụ không thuộc phạm vi hoạt động kiểm soát nội bộ. 

  Trách nhiệm của Ban Kiểm soát chung cư bao gồm: 

 – Bảo mật tài liệu, thông tin kiểm soát nội bộ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của căn hộ. 

 – Chịu trách nhiệm trước Hội nghị Tòa nhà  và Cư dân về những đánh giá, kết luận, kiến ​​nghị, đề xuất có trong báo cáo kiểm soát nội bộ. 

  Nguyên lý hoạt động: 

 – Sự độc lập về mặt tổ chức với các đơn vị và bộ phận kinh doanh. – Độc lập giữa hoạt động với  hoạt động quản lý điều hành, với hoạt động được kiểm soát. 

  – Độc lập  đánh giá và phát biểu ý kiến ​​trong báo cáo kiểm toán. 

 - Tính khách quan, trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát nội bộ. 

 – Chuyên trách và không kiêm nhiệm các chức năng, công việc chuyên môn khác của bộ máy điều hành. 

 Nguyên tắc lưu giữ các báo cáo, hồ sơ, tài liệu kiểm soát nội bộ: 

  Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ và tài liệu được duy trì cho từng đối tượng được kiểm soát.  – Các báo cáo, sổ đăng ký, tài liệu kiểm soát nội bộ phải được lưu giữ tại Phòng Kiểm soát nội bộ ít nhất 05 (năm) năm. 

  – Phải được ghi chép bằng văn bản, dữ liệu điện tử được lưu giữ theo trình tự thời gian. 

 Xác minh việc thực hiện các khuyến nghị  Kiểm soát nội bộ: 

 - Thực hiện hậu kiểm, đánh giá thời gian và kết quả theo  kiến ​​nghị của KSNB. 

 Giám sát và quản lý chất lượng công tác kiểm soát: Trưởng BKS phải thực hiện 

 - Phân công, chỉ đạo, điều hành công việc của các thành viên Ban kiểm soát. 

 - Theo dõi tiến độ  công việc kiểm soát; 

 – Quản lý các vấn đề phát sinh và xem xét công việc trong quá trình kiểm soát 

 – Tuân thủ  kế hoạch công việc và đạt  chất lượng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát.  Thành viên Ban kiểm soát: Tùy theo tòa nhà, Chủ tịch ủy ban phải là người có chuyên môn kế toán/kiểm toán, được trình bày và bầu tại hội nghị tòa nhà (luật công ty quy định Ban kiểm soát gồm từ 3 đến 3 thành viên). ). .5 và Chủ tịch ủy ban phải là kế toán/kiểm toán viên). 

 Thời hạn: thường bằng thời hạn nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị 

 Chi phí hoạt động: được trừ vào chi phí quản lý, điều hành và đối với cá nhân có thể tự nguyện không nhận thù lao, cũng không được hưởng các khoản bồi thường như Ban quản lý. 

 Tuy nhiên, bên cạnh một số ý kiến ​​tán thành thì cũng có ý kiến ​​không đồng tình, cho rằng việc thành lập ban giám sát là không cần thiết, bởi chung cư đã có ban quản lý nên các quy định về ban quản lý ngày càng khắt khe... ban kiểm soát có thể gây ra sự chồng chéo, cản trở hoạt động của ban giám đốc, ảnh hưởng đến công tác quản lý, vận hành tòa nhà… Theo quan điểm của tác giả, mô hình này chỉ nên áp dụng đối với nhà chung cư? cư dân/có thu nhập đáng kể từ quản lý vận hành và các giá trị gia tăng khác của tòa nhà?  

 Vậy nếu không thành lập BKS mà phải thành lập  kiểm soát nội bộ thì có được không? Về pháp luật, không phải công ty nào cũng yêu cầu thành lập ban kiểm soát. Khi không có Ban kiểm soát thì giao cho một  thành viên Hội đồng quản trị chủ trì hoặc khi cần thiết/định kỳ thành lập đoàn kiểm tra, thuê kiểm toán viên, tức là áp dụng hệ thống để một cấp độ duy nhất ở Hoa Kỳ. Mô hình quản lý và chức năng giám sát hai cấp kiểu Đức được giao cho các thành viên độc lập của hội đồng quản trị. 

 Như vậy, có thể nói tùy theo tình hình thực tế của từng công trình mà có thể áp dụng cho phù hợp chứ không phải một cách máy móc.