Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, người dân thường được các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản gốc. Vậy bản gốc là gì, bản gốc và bản chính khác nhau như thế nào? Đây là những thủ tục diễn ra thường xuyên diễn ra nhưng không phải ai cũng phân biệt được các thuật ngữ bản chính và bản gốc. Bài viết dưới đây của ACC về Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản chuẩn pháp luật hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.
Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản chuẩn pháp luật
1. Khái niệm bản gốc và bản chính
Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Phân biệt thuật ngữ bản gốc và bản chính
Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Thuật ngữ trên (bản sao y bản chính) muốn lưu ý: Việc sao chụp có thể lấy căn cứ từ bản gốc hoặc bản chính. Vậy bản gốc và bản chính có gì khác nhau? Trước đây, bản gốc là bản soạn thảo (do ai đó chấp bút) đã được người có thẩm quyền xem, sửa chữa và bút phê để đem đánh máy hoặc nhân bản. Bản gốc sẽ được lưu giữ làm căn cứ đối chiếu (khi cần thiết).
Hiện nay, thì bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó có chữ ký của thủ trưởng có thẩm quyền. Nhưng thường các vị lãnh đạo chỉ ký một bản. Bản có chữ ký tươi đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Khi cần sao y thì người ta có thể dùng bản gốc hay bản chính. Song văn bản phát hành có thể về nhiều nơi nên khả năng có bản gốc là khó hoặc không khả thi. Ngữ đoạn “thực hiện từ bản gốc, bản chính” được hiểu là có thể sử dụng một trong hai bản đó như nhau khi cần “sao y bản chính”.
Cũng cần lưu ý một điều: Việc sao y chỉ được thực hiện từ bản chính và không thông qua một bản sao nào khác, dù rằng văn bản đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính hợp pháp của nó.
“Sao y bản chính” là thực hiện một công việc sao lại một bản (về cơ bản) giống hệt như bản chính, và phải được xác nhận từ một cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay, khi làm hồ sơ hay cần minh chứng cho một văn bản nào đó, người ta phải thực hiện công việc này thông qua cơ quan công chứng. Những văn bản như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn…chỉ được cấp duy nhất một bản. Vì vậy, muốn bổ sung loại giấy tờ này khi cần thiết ta phải làm công việc “sao y”. Sao chụp (hay photocopy) là bước đầu tiên để chúng ta có các bản sao rồi đưa công chứng.
Nhưng nhiều khi, bản chụp có thể không hoàn toàn giống như kích thước thật của bản chính (to hơn hoặc thường là nhỏ ý hơn, để phù hợp với yêu cầu, tránh cồng kềnh, khó quản lý) hoặc không cần phải sao chụp đúng màu sắc (chỉ cần bản đen trắng, trừ trường hợp đặc biệt).
Hơn nữa, có những trường hợp, để tiện kiểm tra theo dõi, một số trang của bản chính có thể chụp trên cùng một mặt giấy (chẳng hạn: hai mặt chứng minh thư, một vài mặt của hộ chiếu, mặt nào chụp trước, mặt nào chụp sau…) hoặc bỏ qua một số trang không liên quan (khi cần minh chứng hộ khẩu, đương sự chỉ cần chụp trang chính có thông tin chủ hộ và trang có thông tin bản thân, không cần chụp trang thông tin của người khác cùng chung chủ hộ). Bản chụp cũng phải chừa một không gian giấy trắng để cơ quan có thẩm quyền xác nhận đóng dấu (Vì cỡ giấy chỉ có mấy loại, nhiều khi chụp nguyên dạng văn bản sẽ không còn lề để viết).
3. Phân biệt quy định về sao văn bản
– Các hình thức bản sao
+ Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
+ Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
+ Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
– Gía trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
– Thẩm quyền sao văn bản
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
+ Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Trên đây là bài viết mà chúng tôi cung cấp đến Quý bạn đọc về Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản chuẩn pháp luật. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc hay quan tâm đến Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản chuẩn pháp luật, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ pháp lý hoặc sử dụng các dịch vụ pháp lý khác từ ACC. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Bình luận