Khi bạn sử dụng mạng xã hội hoặc làm việc theo nhóm thì bạn sẽ dễ dàng bắt gặp cụm từ Admin. Thuật ngữ này cũng thường xuyên xuất hiện trong công ty nhưng không phải ai cũng hiểu rõ tính chất công việc của vị trí này. Vậy thì Admin là gì? Hãy cùng ACC tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!
I. Admin là gì?
Admin (Administrator) là thuật ngữ chỉ những người quản trị hoặc là những quản trị viên. Họ là những người sẽ đảm bảo việc tổ chức các hoạt động hiệu quả. Đây được xem như là quyền cao nhất đối với quản lý viên.
Đối với các nền tảng mạng xã hội như website, Facebook,…thì admin chính là người điều hành. Trong kinh doanh, cũng có vị trí liên quan đến admin thường được gọi là trợ lý điều hành.
II. Nhân viên admin là làm công việc gì?
Sau khi tìm hiểu tổng quan về khái niệm của thuật ngữ admin, chúng ta hãy đi sâu hơn về những công việc mà một nhân viên admin sẽ làm. Đầu tiên, hãy cùng nhau xem qua những nghiệp vụ cơ bản của vị trí này:
- Nhân viên admin sẽ thực hiện việc sắp xếp và lên lịch các cuộc họp cũng như những sự kiện trong công ty.
- Đặt văn phòng phẩm hoặc các vật tư cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
- Lập báo cáo chi tiêu hàng tháng.
- Tiếp nhận và phân loại các văn bản, thư từ gửi đến công ty.
- Lưu trữ và bảo quản hồ sơ của nhân viên.
- Sắp xếp và quản lý hồ sơ của các khách hàng.
- Thực hiện việc lưu trữ và in các tài liệu cần thiết trong các cuộc họp hoặc sự kiện của công ty.
- Tiếp nhận các cuộc gọi và chuyển đến các phòng ban liên quan.
- Lên kế hoạch tổ chức các hoạt động vui chơi, team building,…
- Cập nhập cho cấp trên tình hình của công ty cũng như các chính sách và tiến độ công việc.
Có thể nói rằng, nhân viên admin là người khá quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của công ty. Đặc biệt hơn là trong thời đại công nghệ này, admin website hay admin facebook lại càng quan trọng.
III. Mức lương của admin
Hiện tại, mức lương của một Administrative assistant sẽ dao động trong khoảng từ 7.000.000 – 10.000.000 VNĐ/tháng khi bạn đăng ký ứng tuyển vào làm việc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Còn tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, mức lương trợ lý hành chính sẽ cao hơn, một số nơi còn trả ứng viên lên đến 1000 USD/tháng.
IV. Những công việc admin phổ biến hiện nay
Mỗi vị trí admin sẽ có những phân công công việc khác nhau. Vì vậy những nghiệp vụ cơ bản được liệt kê bên trên chỉ là thông tin chung cho chúng ta tham khảo. Để hiểu rõ hơn về tính chất công việc này, chúng ta cùng đến với 5 vị trí admin phổ biến sau đây.
1. Admin Officer
Admin Officer hay còn gọi là admin văn phòng. Đây là thuật ngữ dùng để nói đến những nhân viên có nhiệm vụ quản lý văn phòng và quản lý hành chính doanh nghiệp. Công việc chính của admin văn phòng thường liên quan nhiều đến giấy tờ, hợp đồng, văn bản hành chính hay những công việc phát sinh khác trong suốt quá trình làm việc. Có thể nói rằng, đây là một trong những vị trí quan trọng trong bộ máy công ty.
2. Sale Admin
Sale Admin hay còn được gọi với tên khác là trợ lý kinh doanh. Người làm việc ở vị trí này thường sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ để hỗ trợ các phòng ban cũng như các nhân viên kinh doanh khác.
Sale Admin có nhiệm vụ chính là phối hợp cùng các bộ phận trong công ty nhằm hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động bán hàng. Vì vậy, nhân viên làm ở vị trí này có thể được xem như là người then chốt trong quá trình giúp công ty tăng doanh thu.
3. HR Admin
HR Admin còn được biết đến với cái tên khác là nhân viên quản trị hành chính nhân sự. Công việc của vị trí này là tìm kiếm và tuyển dụng những ứng viên tiềm năng cho các vị trí được yêu cầu trong công ty. Ngoài ra, HR admin còn triển khai và phát triển các chính sách phù hợp dành cho nhân sự.
Ở vị trí này, bạn cũng cần phải chịu trách nhiệm với các giấy tờ thủ tục cũng như các dữ liệu doanh nghiệp liên quan. Do đó không quá đáng khi nói rằng đây có lẽ là vị trí sẽ phải chịu nhiều áp lực và đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn nhất.
4. Admin Assistant
Admin Assistant hay trợ lý hành chính là thuật ngữ chỉ vị trí của những nhân viên có trách nhiệm hỗ trợ trưởng phòng hành chính hoặc giám đốc thực hiện các công việc liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của mình.
Nhiệm vụ chính của vị trí này là hoàn thành các công việc được giao cũng như hỗ trợ các bộ phận phòng ban xuyên suốt quá trình làm việc. Nhằm đảo bảo công việc được diễn ra một cách suôn sẻ và luôn duy trì ở trạng thái tốt nhất. Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ đều có nhu cầu tuyển dụng Admin Assistant. Nhìn chung, Admin Assistant cũng là một trong những vị trí đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp mà không thể không có.
5. Admin Facebook
Có phần khác so với các vị trí admin trong công ty, admin Facebook chỉ một người hoặc một nhóm người cùng nhau tham gia vào nhiệm vụ quản trị một Fanpage hoặc một cộng động trên Facebook. Vị trí này thường được đảm nhận bởi phòng Marketing nhằm mục đích đảm bảo độ viral của thương hiệu cần cung cấp.
Admin Facebook sẽ xây dựng các kế hoạch content theo tuần, theo tháng hoặc thậm chí là theo quý để kịp thời bắt trend xu hướng. Ngoài ra, họ cũng tham gia vào quá trình xây dựng chiến dịch truyền thông cho từng giai đoạn phát triển của công ty nhằm thu hút người xem tìm đến doanh nghiệp.
6. Admin website
Tương tự như admin Facebook, admin website (admin diễn đàn) là thuật ngữ dùng để chỉ những người có nhiệm vụ xây dựng, sắp xếp các bài viết, hình ảnh trên web và quản trị website. Đối với những trang web cần tạo ra tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate) thì vị trí này còn kiêm luôn quản lý và điều phối các đơn hàng trên hệ thống.
Admin website thường sẽ có một khu vực làm việc riêng để điều khiển, quản lý website một cách bao quát nhất. Đối với những công ty có một website riêng thì admin website sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm vận hành và tăng lượt tương tác cao cho trang web.
V. Mọi người cũng hỏi
1. Admin có nhiệm vụ chính là gì trong một tổ chức?
Admin đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, lập kế hoạch và quản lý lịch làm việc, xử lý thư từ và tài liệu văn phòng, cũng như hỗ trợ tổ chức các sự kiện và hoạt động hàng ngày của tổ chức.
2. Những kỹ năng gì cần thiết để làm việc hiệu quả trong vai trò admin?
Để thực hiện công việc admin một cách hiệu quả, cần phải có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để ưu tiên và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng làm việc với các công cụ văn phòng và phần mềm quản lý dự án, cũng như khả năng làm việc trong môi trường đa nhiệm và độ chính xác cao cũng rất cần thiết.
3. Admin đóng vai trò gì trong việc quản lý thông tin và dữ liệu của tổ chức?
Vai trò của admin trong việc quản lý thông tin và dữ liệu là vô cùng quan trọng. Họ đảm bảo rằng dữ liệu được tổ chức, lưu trữ và bảo mật một cách an toàn. Họ thường xuyên cập nhật thông tin, tạo và duy trì các hệ thống lưu trữ dữ liệu, và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến bảo mật thông tin.
4. Làm thế nào vai trò của admin ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và môi trường làm việc?
Vai trò của admin có tác động lớn đến hiệu suất làm việc và môi trường làm việc chung. Bằng cách quản lý tốt thời gian, tài liệu và thông tin, họ giúp tạo ra môi trường làm việc có trật tự và hiệu quả. Công việc của họ cũng ảnh hưởng đến sự suôn sẻ của các hoạt động hàng ngày và sự hài lòng của nhân viên, đồng thời đóng góp vào việc duy trì môi trường làm việc tích cực.
Nội dung bài viết:
Bình luận