Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào giấy tờ, văn bản bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Tuy nhiên, không phải giấy tờ, văn bản nào cũng được chứng thực.
1. 06 loại giấy tờ, văn bản không được chứng thực cần lưu ý
Cụ thể, theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, 06 loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
(1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
(2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
(3) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
(4) Bản chính có nội dung thuộc một trong các trường hợp sau:
- Nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội;
- Nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Nội dung xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
- Nội dung xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;
- Nội dung vi phạm quyền công dân.
(5) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, cụ thể:
Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
(6) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Chứng thực bản sao ở đâu?
Có lẽ mọi người thường chỉ chứng thực bản sao ở UBND xã mà không biết đến những cơ quan khác, theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao được thực hiện tại các cơ quan sau:
|
Stt |
Cơ quan |
Thủ tục |
| 1 | UBND xã, phường, thị trấn | Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận |
| Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch | ||
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản | ||
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất | ||
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở | ||
| Chứng thực di chúc | ||
| Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản | ||
| Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, bất động sản | ||
| 2 | Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phổ thuộc tỉnh | Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận |
| Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản | ||
| Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài | ||
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản | ||
| Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản | ||
| 3 | Công chứng viên | Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận |
| Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch | ||
| 4 | Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài | Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận |
| Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản | ||
| Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài |
3. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực được quy định như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực thì:
"1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này."
Nội dung bài viết:
Bình luận