1 bộ hồ sơ thanh toán gồm những gì?

HỒ SƠ GIAI ĐOẠN THANH TOÁN BAO GỒM NHỮNG GÌ?

Khi nhà thầu nhập khẩu vật tư, thiết bị đến chân công trình hoặc hoàn thành việc lắp đặt tại công trường, nhà thầu phải lập chứng từ thanh toán. Vì vậy, hồ sơ thanh toán mốc thông thường bao gồm 2 loại: hồ sơ thanh toán vật tư thiết bị cho công trình và biên bản thanh toán công lắp đặt.
1. Chứng từ thanh toán vật tư thiết bị tại chân công trình bao gồm:

MỘT. Hồ sơ chất lượng

- Bao quát hồ sơ (Có đầy đủ các thông tin: Hồ sơ thanh toán gồm những gì? Vị trí nào? Dự án gì? Chủ đầu tư là ai? Tư vấn giám sát là ai? Nhà thầu là ai ? Ngày tháng....)

- Các biên bản nghiệm thu vật liệu trước khi đưa vào sử dụng

Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)

Phiếu đề nghị nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)

- Các giấy từ chứng nhận chất lượng đi kèm gồm:

Đối với các vật tư thiết bị sản xuất trong nước Việt Nam: Phiếu xuất xưởng, kết quả test, kết quả kiểm tra, công bố chất lượng lô hàng, chứng nhận của các cơ quan độc lập khác (Có thể chỉ cần 1 trong các giấy tờ trên).
Đối với các vật tư, thiết bị sản xuất ở nước ngoài: Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Viết tắt là CO), Chứng nhận về chất lượng (CQ), Bảng kê chi tiết là một phần của bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa (Packing List), Vận đơn vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam (Bill of Lading) (Thiết bị thì thường gồm tất cả các giấy tờ trên, còn vật từ thì ít hơn)

- Các giấy giao hàng hoặc các Biên bản giao hàng từ nhà cung cấp cho nhà thầu có kê chi tiết các vật tư, thiết bị gì, mã hiệu, quy cách ra sao, số lượng bao nhiêu/

Chú ý:

- Trong quá trình làm bảng kê này các bạn nên sắp xếp theo thứ tự có trong hợp đồng kinh tế đã ký để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng và thuận lợi.
- Sắp xếp hồ sơ các bạn cũng nên sắp xếp theo đúng thứ tự trên.
b. Hồ sơ giá trị

- Bao quát hồ sơ (Có đầy đủ các thông tin: Hồ sơ thanh toán gồm những gì? Vị trí nào? Dự án gì? Chủ đầu tư là ai? Tư vấn giám sát là ai? Nhà thầu là ai? Ngày....)

- Giấy đề nghị thanh toán

- Bảng tổng hợp giá trị thanh toán

- Bảng tổng hợp thuyết minh khối lượng thanh toán hạng mục cơ - điện

Bảng thuyết minh khối lượng thanh toán - Tiền điện, Điện nhẹ (nếu có).
Bảng thuyết minh khối lượng thanh toán - Cấp thoát nước (nếu có).
Bảng Giải thích Khối lượng Thanh toán - Phần Phân tích (nếu có) ..
Bảng thuyết minh khối lượng thanh toán – Phần PCCC (nếu có). Chú ý:

- Khi lập bảng tổng hợp và diễn giải này phải sắp xếp theo thứ tự ghi trong hợp đồng kinh tế đã ký kết để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng, thuận tiện.
- Sắp xếp các đoạn ghi âm của bạn cũng nên được sắp xếp theo đúng thứ tự trên.
2. Hồ sơ Thanh toán Cơ sở

MỘT. Hồ sơ chất lượng

- Bao quát yêu cầu (Có đầy đủ các thông tin sau: Hồ sơ thanh toán bao nhiêu tiền? Thể loại gì? Dự án nào ? Chủ đầu tư là ai? Tư vấn giám sát là gì? Nhà thầu là ai? Ngày tháng....)

- Các biên bản nghiệm thu lắp đặt trên hiện trường

Biên bản nghiệm thu nội bộ lắp đặt (Thanh toán hạng mục gì thì phải có biên bản nghiệm thu lắp đặt hệ thống đó).
Phiếu đề nghị nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu lắp đặt (Thanh toán hạng mục gì thì phải có biên bản nghiệm thu lắp đặt hệ thống đó).
- Các biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng

Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)

Phiếu đề nghị nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước trước khi đưa vào sử dụng (Kèm Bảng kê vật tư thiết bị được nghiệm thu)

- Các giấy từ chứng nhận chất lượng đi kèm gồm:

Đối với các vật tư thiết bị sản xuất trong nước Việt Nam: Phiếu xuất xưởng, kết quả test, kết quả kiểm tra, công bố chất lượng lô hàng, chứng nhận của các cơ quan độc lập khác (Có thể chỉ cần 1 trong các giấy tờ trên).
Đối với các vật tư, thiết bị sản xuất ở nước ngoài: Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Viết tắt là CO), Chứng nhận về chất lượng (CQ), Bảng kê chi tiết là một phần của bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa (Packing List), Vận đơn vận chuyển từ nước ngoài về Việt Nam (Bill of Lading) (Thiết bị thì thường gồm tất cả các giấy tờ trên, còn vật từ thì ít hơn)

- Các Giấy giao hàng hoặc các Biên bản giao hàng từ nhà cung cấp cho nhà thầu có kê chi tiết các vật tư, thiết bị gì, mã hiệu, quy cách ra sao, số lượng bao nhiêu

Chú ý:

- Tùy từng yêu cầu của chủ đầu tư, trong phần hồ sơ chất lượng thanh toán lắp đặt có chủ đầu tư chỉ cần yêu cầu bản phô tô các Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào trước khi đưa vào sử dụng và các Biên bản nghiệm thu lắp đặt, không cần các Biên bản giao hàng và các giấy tờ chứng nhận chất lượng vì các hồ sơ này đã nằm trong hồ sơ thanh toán vật tư đầu vào.
c. Hồ sơ giá trị

- Bao quát hồ sơ (Có đầy đủ các thông tin: Hồ sơ thanh toán gồm những gì? Vị trí nào? Dự án gì? Chủ đầu tư là ai? Tư vấn giám sát là ai? Nhà thầu là ai? Ngày....)

- Giấy đề nghị thanh toán

- Bảng tổng hợp giá trị thanh toán

- Bảng tổng hợp thuyết minh khối lượng lắp đặt các phần tử cơ - điện

Bảng thuyết minh khối lượng lắp đặt - Phần điện, điện nhẹ kèm theo bản vẽ hoàn công (shop drawing) (nếu có)

Bảng thuyết minh khối lượng lắp đặt - Phần cấp thoát nước kèm theo shop drawing (nếu có)

Bảng thuyết minh khối lượng lắp đặt - Phần Điều hòa không khí và Thông gió kèm Shop Drawing (nếu có)

Bảng thuyết minh khối lượng lắp đặt - Phần PCCC kèm theo sơ đồ thi công (shop drawing) (nếu có)

Chú ý:

- Khi lập bảng tổng hợp và diễn giải này phải sắp xếp theo thứ tự ghi trong hợp đồng kinh tế đã ký kết để người kiểm tra hồ sơ đối chiếu được dễ dàng, thuận tiện.
- Sắp xếp các đoạn ghi âm của bạn cũng nên được sắp xếp theo đúng thứ tự trên.