Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân đúng quy định [2024]

Hiện nay, công nghệ phát triển, những hóa đơn điện tử được sử dụng khá phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân. Sau đây, chúng tôi cung cấp đến bạn thông tin về Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân theo đúng quy định pháp luật. 

Cơ sở pháp lý:

Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của bộ tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thông tư 176/2016/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của bộ tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

1. Quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân

Quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân được quy định tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì: “Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Như vậy, đối với trường hợp giao dịch bán hàng có giá trị > 200.000 đồng thì phải xuất hóa đơn (dù khách hàng là khách hàng lẻ, khách hàng cá nhân và họ không lấy hóa đơn).

Nếu giá trị của giao dịch bán hàng < 200.000 đồng thì kế toán sẽ không phải lập hóa đơn từng lần. Tuy nhiên, kế toán phải lập thêm chứng từ bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ để cuối ngày căn cứ vào bảng kê xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán lẻ. Nếu giá trị của giao dịch bán hàng < 200.000 đồng và khách hàng yêu cầu lập hóa đơn thì kế toán vẫn phải lập hóa đơn và xuất cho khách như bình thường.

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC thì nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn theo đúng quy định sẽ bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000.

2. Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân

2.1 Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử cho cá nhân

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung sau đây:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế); 
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng…. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế.

2.2 Lập và xuất hóa đơn điện tử khi khách hàng lẻ không lấy hóa đơn

Căn cứ vào quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Điều 16 Thông tư 32/2014/TT-BTC và khoản 2 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn thì bên mua vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ cho từng lần bán, đồng thời từ thời điểm triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì bên bán còn cần báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

3. Quy định về nội dung, cách lập một số tiêu thức trên hóa đơn dành cho cá nhân

3.1 Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người mua và người bán

• Mã số thuế: cần ghi đúng tiêu thức MST của cả hai bên;
• Tên và địa chỉ của người bán, người mua: cần ghi đầy đủ,  trường hợp nội dung quá dài có thể viết tắt một số từ thông dụng theo quy định;
• Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

Ví dụ:

• Người mua hàng: Tên của người mua hàng ký ở phía dưới
• Tên đơn vị: Vũ Phương Quỳnh
• Mã số thuế: 0106208xxx
• Địa chỉ: Số nhà XX đường A Phường B Quận X Thành phố Hà Nội.

3.2 Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. thành tiền”

• Số thứ tự: Ghi lần lượt từ 1, 2, 3,…;
• Tên hàng hoá: Ghi theo thứ tự hàng hoá dịch vụ bán ra, sử dụng gạch chéo toàn bộ khu vực phần còn trống (nếu có);
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Ghi tương ứng với từng loại mặt hàng bán ra.

Lưu ý:

• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có mã thì trên hóa đơn phải có cả mã và tên của hàng hóa;
• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì khi lập hóa đơn, kế toán cần chú ý ghi các loại số hiệu, ký hiệu đăng trưng của hàng hóa, dịch vụ nếu pháp luật yêu cầu.
• Trường hợp hóa đơn được lập bằng máy tính, phần bỏ trống (nếu có): không cần gạch chéo.

3.3 Phần cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán và số tiền viết bằng chữ

• Cộng tiền hàng: là tổng cộng số tiền hàng ở cột thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của dịch vụ (0%, 5%, 10%). Trường hợp hàng hoá dịch vụ không chịu thuế thì sử dụng gạch chéo tại các vị trí cần ghi nhận. 
• Tổng cộng tiền hàng: là tổng cộng tiền hàng cộng (+) thuế suất GTGT.

3.4. Mục chữ ký, đóng dấu

• Bên bán: Thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì cần ủy quyền cho người khác ký vào bên bán, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
• Bên mua: Ký, ghi rõ họ tên. Trường hợp mua hàng qua điện thoại, mua hàng online thì không nhất thiết phải ký. 

4. Những câu hỏi thường gặp

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có cần đăng ký sử dụng bao nhiêu hóa đơn không? 

Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy đinh cách đánh số hóa đơn Ghi số hóa đơn gồm 8 chữ số.

Đâu là các trường hợp bị ngừng cấp mã xác thực hóa đơn điện tử?

– Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

– Đối tượng thuộc trường hợp Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

– Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.

...

Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Mức xử phạt khi không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng?

Về mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.00 đồng trở lên, theo quy định hiện hành, mức phạt cụ thể như sau:

– Phạt tiền từ 4~8 triệu đồng đối với một trong các hành vi: Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, trừ trường hợp trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc hóa đơn được lập theo bảng kê. (Theo Khoản 4, Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP) 

Trên đây là nội dung liên quan đến Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hi vọng bạn có thể hiểu hơn về vấn đề Cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân này để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.