Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là một bước quan trọng trong quá trình kinh doanh quốc tế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tăng cường uy tín của doanh nghiệp. Để thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu về nội dung, hình thức hóa đơn và thủ tục liên quan. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, từ việc lập hóa đơn, kiểm tra thông tin đến việc gửi hóa đơn và lưu trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch một cách hợp pháp và hiệu quả.

Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

1. Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một chứng từ thương mại do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua. Hóa đơn thường chứa các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ của người bán và người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, thuế suất và số tiền thuế (nếu có). Hóa đơn là căn cứ để xác định số tiền người mua phải trả và là cơ sở để người bán ghi nhận doanh thu, thực hiện các nghĩa vụ thuế và kế toán theo quy định của pháp luật.

>> Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài

2. Các loại hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài

Các loại hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài

Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý các loại hóa đơn sau:

2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) thường được sử dụng khi doanh nghiệp Việt Nam bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp nước ngoài. Nội dung hóa đơn VAT cần phải thể hiện rõ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá cả, thuế suất, và tổng số tiền phải thanh toán. 

2.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là loại hóa đơn phổ biến nhất trong thương mại quốc tế. Đây là tài liệu chứng minh giao dịch mua bán giữa hai bên, gồm thông tin về người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

2.3. Hóa đơn xuất khẩu (Export Invoice)

Hóa đơn xuất khẩu thường được sử dụng trong các giao dịch xuất khẩu hàng hóa. Hóa đơn này phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về xuất khẩu và có thể yêu cầu thêm các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng,...

2.4. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và được khuyến khích sử dụng. Hóa đơn điện tử phải được lập và quản lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, đảm bảo tính minh bạch, an toàn và tiện lợi trong giao dịch thương mại.

2.5. Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự in ra từ hệ thống phần mềm của mình. Loại hóa đơn này phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn và được cơ quan thuế chấp nhận.

Yêu cầu và lưu ý:

• Hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Ngôn ngữ trên hóa đơn có thể là tiếng Việt hoặc song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh) để thuận tiện cho giao dịch quốc tế.
• Đảm bảo hóa đơn có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. 

>> Xem thêm: Thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

3. Cách xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Cách xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và xuất nhập khẩu. Dưới đây là các bước cơ bản để xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn cần xuất

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Dùng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước và cho công ty nước ngoài.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Dùng trong giao dịch thương mại quốc tế, cần thể hiện rõ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Hóa đơn xuất khẩu (Export Invoice): Dùng trong các giao dịch xuất khẩu hàng hóa, tuân thủ quy định của pháp luật về xuất khẩu.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin cần thiết

Thông tin của bên mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), thông tin liên lạc.

Thông tin của bên bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc.

Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Mô tả chi tiết, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.

Điều kiện giao hàng: Điều kiện vận chuyển, bảo hiểm, giao nhận.

Điều kiện thanh toán: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.

Bước 3: Lập hóa đơn

Chọn phần mềm lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận.

Điền đầy đủ thông tin: Điền chính xác các thông tin về người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Chữ ký số: Ký hóa đơn bằng chữ ký số của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ

Kiểm tra lại hóa đơn: Đảm bảo tất cả thông tin trên hóa đơn là chính xác và đầy đủ.

Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho công ty nước ngoài

Gửi hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn qua email hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử cho khách hàng nước ngoài.

Gửi bản cứng (nếu cần): In hóa đơn và gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh (nếu khách hàng yêu cầu).

Bước 6: Báo cáo và kê khai thuế

Kê khai thuế: Kê khai và nộp thuế GTGT theo quy định của pháp luật.

Báo cáo thuế: Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.

Lưu ý quan trọng:

• Hóa đơn phải được lập đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Nếu sử dụng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt, nên sử dụng hóa đơn song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh).
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về xuất khẩu và thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là một quá trình đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. 

>> Xem thêm: Thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư

4. Các hình thức hóa đơn cho công ty nước ngoài

Các hình thức hóa đơn cho công ty nước ngoài

Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, có nhiều hình thức hóa đơn khác nhau tùy thuộc vào loại giao dịch và yêu cầu của pháp luật cũng như thông lệ quốc tế. Dưới đây là các hình thức hóa đơn phổ biến:

4.1. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice)

Hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng khi doanh nghiệp Việt Nam bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho công ty nước ngoài và phải khai báo thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn này phải thể hiện rõ các thông tin sau:

• Thông tin về bên bán và bên mua.
• Mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
• Thuế suất và số tiền thuế giá trị gia tăng.
• Tổng số tiền phải thanh toán.

4.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là tài liệu chính thức chứng minh giao dịch thương mại quốc tế. Hóa đơn này bao gồm các thông tin quan trọng:

• Thông tin của người bán và người mua.
• Mô tả chi tiết hàng hóa (tên hàng, mã số, số lượng, đơn giá, tổng giá trị).
• Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, DDP, v.v.).
• Điều kiện thanh toán (T/T, L/C, v.v.).

4.3. Hóa đơn xuất khẩu (Export Invoice)

Hóa đơn xuất khẩu thường được sử dụng trong các giao dịch xuất khẩu hàng hóa. Hóa đơn này phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về xuất khẩu và có thể yêu cầu thêm các chứng từ liên quan như:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality).
• Phiếu đóng gói (Packing List).

4.4. Hóa đơn Proforma (Proforma Invoice)

Hóa đơn Proforma là một tài liệu dự kiến được gửi trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này không phải là một hóa đơn chính thức nhưng cung cấp các thông tin quan trọng để người mua và người bán thỏa thuận các điều kiện giao dịch:

• Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Số lượng và giá cả dự kiến.
• Điều kiện giao hàng và thanh toán.

4.5. Hóa đơn chiếu lệ (Customs Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng để khai báo với hải quan khi xuất khẩu hàng hóa. Hóa đơn này thường bao gồm các thông tin tương tự như hóa đơn thương mại, nhưng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu của hải quan.

4.6. Hóa đơn điện tử (Electronic Invoice)

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại, được lập và gửi qua hệ thống điện tử. Hóa đơn này cần tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Việt Nam, đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và thuận tiện trong giao dịch quốc tế.

Việc lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và thông lệ quốc tế. 

>> Xem thêm: Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài tiếng anh là gì 

5. Quy định về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu

Quy định về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu

Việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành. Dưới đây là các quy định chính về việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu:

5.1. Quy định về hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu: Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa phải sử dụng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thay vì hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice).

Hóa đơn điện tử: Từ ngày 1/7/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch, bao gồm cả xuất khẩu hàng hóa.

5.2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu phải bao gồm các nội dung bắt buộc sau:

Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ.

Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), thông tin liên hệ.

Mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.

Điều kiện giao hàng: Theo các điều kiện Incoterms (FOB, CIF, DDP, v.v.).

Điều kiện thanh toán: Phương thức và thời hạn thanh toán.

Số và ngày phát hành hóa đơn: Ngày phát hành hóa đơn phải trước hoặc cùng ngày với ngày xuất khẩu hàng hóa.

5.3. Quy định về lưu trữ và quản lý hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Quản lý hóa đơn: Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

5.4. Quy định về khai báo thuế

Khai báo thuế giá trị gia tăng (VAT): Hàng hóa xuất khẩu được áp dụng thuế suất VAT 0%. Doanh nghiệp cần kê khai và hoàn thuế VAT theo quy định.

Khai báo thuế xuất khẩu (nếu có): Một số mặt hàng có thể chịu thuế xuất khẩu. Doanh nghiệp cần khai báo và nộp thuế xuất khẩu theo quy định.

5.5. Chứng từ kèm theo hóa đơn xuất khẩu

Khi xuất khẩu hàng hóa, ngoài hóa đơn xuất khẩu, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị các chứng từ sau:

Hợp đồng xuất khẩu: Hợp đồng ký kết giữa người bán và người mua.

Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết hàng hóa được đóng gói.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): Đảm bảo chất lượng hàng hóa theo yêu cầu.

Việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của giao dịch. 

>> Xem thêm: Doanh nghiệp 100 vốn nước ngoài là gì?

6. Một số câu hỏi thường gặp

Hóa đơn nào cần sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa cho công ty nước ngoài?

Khi xuất khẩu hàng hóa cho công ty nước ngoài, doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

Hóa đơn xuất khẩu cần phải bao gồm những thông tin gì?

Hóa đơn xuất khẩu cần bao gồm thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, số và ngày phát hành hóa đơn.

Hóa đơn xuất khẩu có phải là hóa đơn điện tử không?

Từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, bao gồm cả xuất khẩu hàng hóa.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quy trình và quy định liên quan đến việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Luật ACC. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn trong mọi giao dịch thương mại quốc tế.