Có rất nhiều trường hợp chúng ta sẽ phải viết thư khiếu nại tiếng Anh. Vậy khi đó ta cần nói gì và tránh nói những gì, sử dụng từ ngữ ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho quý khách hàng về dịch vụ viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh.
1. Viết thư khiếu nại tiếng Anh thì nên nói thế nào
Khi bắt tay viết một bức thư khiếu nại tiếng Anh thì bạn cần phải lưu ý những trọng tâm sau:
– Nêu rõ vấn đề: đó là gì? Bạn phát hiện ra khi nào? Và nó ảnh hưởng gì tới bạn?
– Cung cấp chi tiết thực tế. Đối với hàng hóa thì cần có thông tin thời gian đặt hàng, số model, mô tả sản phẩm, số tiền đã trả, tên của người bán, số tài khoản thanh toán v.v. Càng chi tiết càng tốt. Nếu than phiền về nhân viên bán hàng hoặc phục vụ thì nêu ngày tháng vụ việc, tên của người liên quan (nếu bạn biết), xảy ra ở đâu, có ai chứng kiến không, và mô tả hành vi của đối tượng. Nếu than phiền về những thông tin bị sai, hoặc không đầy đủ thì cũng nêu ngày tháng, trang, mục, phần, cột, nói chung là vị trí của thông tin sai đó; thông tin đúng là gì? Và số điện thoại của bạn. Đối với rắc rối với hãng bay thì cần cung cấp số hiệu chuyến bay, ngày giờ, điểm khởi hành và điểm đến, mô tả vấn đề của bạn và nó xảy ra ở đâu.
– Nhưng tài liệu nên bao gồm: đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu bảo hành, các trao đổi trước đây, hình chụp bằng chứng, phiếu dịch vụ hoặc sửa chữ, phiếu hủy, hợp đồng v.v. Và tất nhiên là chỉ gửi bản sao thôi.
– Giải thích tại sao vấn đề này quan trọng đối với bạn.
– Nêu rõ mong muốn của bạn là gì: hoàn tiền, đổi trả sản phẩm, sửa chữa. Nếu bạn muốn tiền thì nêu rõ muốn bao nhiêu. Và lưu ý là hãy cân nhắc để đưa ra đòi hỏi hợp lý. Hợp lý thì đôi bên sẽ dễ giải quyết, vô lý thì bạn sẽ chẳng được gì cả.
– Đề xuất một thời hạn bạn mong muốn.
– Cung cấp thông tin liên hệ của bạn: địa chỉ, số điện thoại, email v.v.
– Kết thư bằng cách bày tỏ sự tin tưởng và kỳ vọng của bạn rằng vấn đề sẽ sớm được giải quyết ổn thỏa. (I am sure you will find a solution for this problem; I’m confident that you will want to replace this defective answering machine). Bạn cần bày tỏ niềm tin rằng đối phương sẽ thiện chí và sẵn sàng giải quyết vấn đề.
2. Những gì không nên nói khi viết thư khiếu nại
– Đừng sử dụng những cụm từ quá chủ quan như I want, I feel, I need. Hình ảnh, ngày tháng, sự kiện, số liệu, và tài liệu sẽ thuyết phục hơn.
– Đừng lèo nhèo, chửi bới, xúc phạm, dọa nạt, đổ tội, dạy đời, nói lố, hay bày tỏ cảm xúc quá mạnh – tất nhiên là trừ trường hợp bạn muốn chửi cho bõ tức chứ không quan tâm đến giải pháp cho vấn đề. Còn nếu bạn muốn người ta xin lỗi, điều chỉnh, và khắc phục cho bạn thì đừng chọc tức người có thể giúp bạn. Lời lẽ tiêu cực không bao giờ có hiệu quả, và chúng làm bạn trông lố bịch lắm, và ngay cả bạn sau này nhìn lại cũng sẽ thấy thế.
– Đừng tỏ thái độ bi quan (I don’t suppose you’ll do anything about this). Nhưng hãy bày tỏ tin tưởng rằng đối phương sẽ hết lòng hỗ trợ (dù lòng bạn chưa tin điều đó).
– Đừng dọa kiện người ta. Nó giống một lời thách thức. Và những lời thách thức thường làm người nghe cương tới bến. Và những người thực sự muốn kiện thì hãy tìm luật sư. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo một chút áp lực thì có thể cảnh báo với đối phương rằng bạn đang suy nghĩ về việc sẽ nhờ chính quyền can thiệp. Trong một số trường hợp thì cách này lại hiệu quả (Tuy nhiên, hãy cân nhắc kỹ đối phương là ai và bạn muốn gì).
– Đừng buộc tội người ta, như bảo họ nói dối, lừa gạt, trộm cắp, hay bịa đặt. Những cáo buộc trong tức giận như vậy không giúp bạn giải quyết vấn đề, mà còn có thể bị họ kiện ngược lại.
– Đừng đòi hỏi vượt quá những gì hợp lý và xứng đáng với bạn.
3. Mẹo viết thư khiếu nại tiếng Anh
– Thư khiếu nại thì viết càng kịp thời càng tốt, khi mà mọi thông tin còn đang rõ ràng, và người ta còn đang sốt sắng với bạn.
– Ngắn gọn, súc tích: một trang là quá đủ để bạn trình bày mọi thứ cần thiết và người ta sẵn sàng đọc.
– Hãy lịch sự và nhã nhặn: Người nhận thư có thể không biết gì và không liên quan tới vấn đề của bạn. Nên họ sẽ nhiệt tình hơn nếu bạn ăn nói chừng mực và lễ độ. Vậy nên nếu phù hợp thì bạn có thể nói những thứ như lý do tại sao bạn mua hàng, bạn đã mua sản phẩm nhiều lần chưa, những lần trước đây ấn tượng của bạn rất tốt, nên bạn nghĩ lần này chỉ là sự cố nhỏ không mong đợi.
– Mỗi bức thư chỉ nên tập trung một vấn đề. Nếu trong thư mà bạn nói đủ thứ: thái độ nhân viên, hàng hóa đóng gói không cẩn thận, sai mặt hàng, hàng lỗi v.v. thì khả năng cao bạn sẽ chỉ nhận lại được lời xin lỗi chung chung mà thôi chứ người ta cũng không có hành động gì thêm. Nhiều quá ai biết đường nào mà xử lý.
– Nhấn mạnh tới giải pháp bạn mong muốn, và nói lướt qua những chi tiết về cảm xúc của bạn hay hậu quả của vụ việc. Bạn viết thư khiếu nại là để giải quyết vấn đề và tìm giải pháp, hãy tập trung vào đó thôi.
– Hãy giữ thể diện cho người ta. Đừng đi rêu rao, nói hết người này người kia về vấn đề bạn gặp phải. Nhớ rằng, chỉ cần vấn đề được giải quyết hợp lý là đủ rồi.
– Nếu khiếu nại của bạn có nhiều phần (một loạt các sản phẩm lỗi, nhiều sự việc xảy ra liên tiếp) thì hãy liệt kê chúng rõ ràng bằng cách đánh số, hoặc gạch đầu dòng.
– Hãy ghi âm lại mọi cuộc gọi, và lưu giữ những trao đổi bằng văn bản để làm bằng chứng sau này.
– Giữ bản gốc mọi giấy tờ chứng từ hóa đơn.
– Đừng gửi bản sao cho bên thứ ba khi bạn chưa nhận được phản hồi của đối phương. Hãy cho họ thời gian giải quyết vấn đề. Nếu bạn không hài lòng thì lúc đó mới tính tiếp chuyện nhờ vả các bên thứ ba, như luật sư, nếu cần thiết.
– Hãy khiếu nại với người nào có thẩm quyền giải quyết. Gửi thư sai đối tượng, hoặc không ghi rõ gửi cho ai, là điều vô bổ. Nếu gửi thư khiếu nại lên chính quyền, hãy chỉ đích danh chức vụ của người nhận mà bạn muốn gửi. Gửi thư khiếu nại công ty thì cần nêu đích danh chức vụ của người nhận trong trường hợp bạn không biết tên họ (Director, Human Resources Manager, Sales Manager v.v.)
4. Các trường hợp đặc biệt
Khi xảy ra tranh cãi về việc đặt mua bằng thẻ tín dụng, hãy liên hệ với công ty phát hành thẻ để thu hồi khoản thanh toán trong khi đợi vấn đề được giải quyết. Hầu hết các công ty đều có form sẵn cho tình huống này, để bạn khai báo tên tuổi, số tài khoản, số thẻ, số tiền, cửa hàng, và mô tả sản phẩm cùng vấn đề.
Để phản đối việc tự ý tăng giá thuê nhà hoặc chi phí các dịch vụ, bạn hãy nêu rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, căn hộ, số năm bạn đã thuê, lịch sử giá thuê, và lý do bạn phản đối. Yêu cầu người ta trao đổi trực tiếp với bạn.
– Khi phát sinh vấn đề với trường học của con cái, hãy giải quyết với tinh thần hòa giải, và không có gì phải rối lên. Hãy bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi: Can you tell me…?, Is it true that….? Thường thì vấn đề là do hiểu lầm giữa nhà trường và gia đình. Hãy làm rõ mọi vấn đề trước khi yêu cầu thay đổi hay lời xin lỗi.
– Khi nhà trường than phiền với phụ huynh, thường họ sẽ gọi điện, nhưng đôi lúc cũng gửi thư. Trong thư, những quy định của nhà trường sẽ được nêu rõ. Hãy kể rõ những gì xảy ra một cách ngắn gọn và khách quan. Đề nghị ngày giờ gặp mặt, và yêu cầu phụ huynh ấy gọi cho bạn. Hãy dẫn lại những quy định của nhà trường mà học sinh đã vi phạm. Cho biết rõ nhà trường sẽ xử lý theo hướng nào.
– Khi là khiếu nại tập thể đối với một sản phẩm, dịch vụ, hành vi, thì bạn hãy gửi những lá thư mang tính cá nhân thay vì tự xưng chung chung. Các tổ chức thường sẽ phản ứng nhanh và tốt hơn với những lá thư như thế. Trong một số trường hợp, bạn có thể lưu ý tới số người than phiền, nhưng nhìn chung thì than phiền tập thể thường chỉ mất thời gian.
– Đôi lúc cả hai phía đều có lỗi và cần xin lỗi. Nếu vậy bạn hãy chủ động nói lời xin lỗi về phần mình trước để bày tỏ thiện chí.
5. Dịch vụ viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
Hiện nay có nhiều cơ sở hoạt động dịch thuật có thể cung cấp dịch vụ viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh. Hoặc bạn có thể đến ACC, ACC có đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm, sẽ cung cấp các dịch vụ pháp lý và dịch vụ viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh cho bạn. Với sự hướng dẫn tận tình, chi phi dịch vụ hợp lý, ACC là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Trên đây là bài viết Dịch vụ viết thư khiếu nại bằng Tiếng Anh. Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Nội dung bài viết:
Bình luận