Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một quá trình phức tạp đòi hỏi hiểu biết sâu rộng về quy định pháp luật địa phương. Công ty Luật ACC, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, tự hào mang đến dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và hiệu quả cho các thương nhân nước ngoài muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam.Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là một quá trình phức tạp đòi hỏi hiểu biết sâu rộng về quy định pháp luật địa phương. Công ty Luật ACC, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, tự hào mang đến dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và hiệu quả cho các thương nhân nước ngoài muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tại thị trường Việt Nam.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các bước cần thiết để thành lập văn phòng đại diện, từ việc chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn đến các thủ tục hậu kiểm. Công ty Luật ACC cam kết đồng hành cùng khách hàng từ giai đoạn khởi đầu cho đến khi hoàn tất quá trình, đảm bảo tuân thủ mọi quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về các quy định hiện hành, ACC sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tối ưu hóa quy trình đăng ký. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, từ việc lập kế hoạch kinh doanh, thẩm định pháp lý, đến việc giải quyết các vướng mắc pháp lý phát sinh.

Hãy để Công ty Luật ACC hỗ trợ bạn từng bước trong quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp nước ngoài, mang lại giải pháp pháp lý hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tư vấn uy tín để giúp đỡ trong việc mở rộng thị trường tại Việt Nam, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Luật ACC. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và mang đến cho bạn những giải pháp tốt nhất. Đọc tiếp bài viết để hiểu rõ hơn về quy trình và lợi ích khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

 I. Thương nhân nước ngoài là gì? Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

- Căn cứ Điều 16 Luật Thương mại 2005 quy định cụ thể như sau:

• Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.
• Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.
• Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thương nhân nước ngoài thành lập tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên thì được coi là thương nhân Việt Nam.

- Về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 quy định cụ thể như sau:

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

II. Quy định về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

1.  Quyền của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Căn cứ tại Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định về quyền của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

2. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Căn cứ tại Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định về nghĩa vụ của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

 III. Điều kiện thành lập của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài

Cắn cứ tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

- Công ty nước ngoài phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;- Công ty nước ngoài phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày thành lập/đăng ký;

- Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương) có ghi thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nếu không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
(Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

V. Hồ sơ đăng ký của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài 

- Hồ sơ 01 bộ bao gồm:1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài: dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối vớ bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện: dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất: dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam; 

5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện: dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam;

6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

VI. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ và cách thức nộp

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Bổ sung hồ sơ (nếu có)

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Cấp giấy phép

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

VI. Thẩm quyền cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện 

1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

VII. Thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài

Thời hạn của giấy phép là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn của Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương nếu giấy tờ đó có thời hạn) và được gia hạn. 

VIII. Lệ phí 

Mức lệ phí cần nộp được Bộ Tài chính quy định tại Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2017. 

1. Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

a) Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;

b) Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.

2. Lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

>> Tham khảo: Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại Thành Phố Hồ Chí Minh (Hồ Chí Minh)