Hướng dẫn tra cứu tên công ty để đăng ký kinh doanh

Tra cứu tên công ty đã đăng ký kinh doanh là một bước quan trọng mà các doanh nghiệp và cá nhân nên thực hiện. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp của doanh nghiệp mà còn cung cấp nhiều lợi ích khác nhau. Qua bài viết này, ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra cứu tên công ty đăng ký kinh doanh.

I. Tra cứu tên doanh nghiệp để làm gì?

Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, chủ thể kinh doanh cần phải tra cứu tên của công ty trước khi thực hiện thủ tục này:

Tại khoản 1, điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, có quy định cụ thể về việc đặt tên cho công ty như sau: 

" 1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này."

Như vậy, việc đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký là một hành vi bị cấm khi đặt tên công ty. Thế nên việc tra cứu tên doanh nghiệp trước khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh là hoàn toàn cần thiết.

II. Quy định về tên doanh nghiệp

1. Quy định về tên doanh nghiệp bằng Tiếng Việt

Căn cứ theo quy định tại điều 37, Luật doanh nghiệp 2020 quy định về đặt tên doanh nghiệp như sau:

"1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:

a) Loại hình doanh nghiệp;

b) Tên riêng.

2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp."

Như vậy, quy định về đặt tên doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm 2 thành tố.

• Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.

• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

• Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

2. Quy định về đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp.

Căn cứ theo quy định tại điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

" 1. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

2. Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

3. Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài." 

III. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

Căn cứ theo điều 38 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp bao gồm: 

• Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này.
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
• Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

IV. Hướng dẫn cách tra cứu tên công ty đăng ký kinh doanh

Tên doanh nghiệp luôn có bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng.

Loại hình doanh nghiệp không có chức năng phân biệt khi đặt tên cho các công ty thành lập mới. Vì vậy, để tra cứu tên công ty dự định đặt có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty khác hay không đều do tên riêng của công ty quyết định.

Cách 1: Tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Bạn truy cập vào đường dẫn của Website đăng ký kinh doanh https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp muốn tìm kiếm vào vào ô Tìm doanh nghiệp và bấm vào nút tiềm kiếm. Nếu không thấy hiển thị kết quả nào thì tên doanh nghiệp đó không bị trùng. Ví dụ như tên công ty: Công ty Cổ phần Hoa Sen. Với 2 thành tố:

• Loại hình công ty: Công ty Cổ phần
• Tên riêng: Hoa Sen

Cách 2: Tra cứu tên doanh nghiệp có bị trùng không bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Với cách kiểm tra này bạn cần có tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện tra cứu. Trường hợp chưa có bạn phải thực hiện đăng ký qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ theo đường link sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Bước 2: Sau đó click chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến”.

Bước 3: Đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh đã được tạo ở trước đó.

Bước 4: Truy cập vào mục “Đăng ký doanh nghiệp”.

Bước 5: Tick chọn mục “Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh”. Rồi nhấn chọn Tiếp theo.

Bước 6: Tick chọn mục “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”. Rồi tiếp tục nhấn chọn Tiếp theo.

Bước 7: Bạn tiếp tục chọn loại hình doanh nghiệp kinh doanh phù hợp mà mình chuẩn bị đăng ký thành lập. Và chọn Tiếp theo.

Bước 8: Dò lại tất cả các thông tin vừa mới đăng ký xem đã chính xác hay chưa. Sau đó chọn Bắt đầu.

Bước 9: Lúc này bạn chọn mục “Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”

Bước 10: Tiến hành nhập tên công ty mình muốn thành lập vào 3 ô tương ứng và nhấn chọn “Kiểm tra trùng tên”.

Nếu mục thông báo hiển thị thông tin “Tên đã bị trùng không đăng ký được”. Trường hợp này bạn sẽ không đăng ký tên này được.

Nếu mục thông báo hiển thị thông tin “Tên không bị trùng”.Trường hợp này bạn có thể dùng tên này để đăng ký kinh doanh.

>> Tham khảo thêm thông tin về Hướng dẫn tra cứu tên doanh nghiệp

V. Câu hỏi thường gặp

1. Tra cứu tên đăng ký kinh doanh có cần thiết không nếu tôi chỉ muốn giao dịch một lần duy nhất?

Dù cho giao dịch một lần duy nhất, việc tra cứu tên đăng ký kinh doanh vẫn quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và uy tín của doanh nghiệp bạn đang giao dịch.

2. Những trường hợp không thể tra cứu được thông tin tên đăng ký kinh doanh?

• Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc giải thể.
• Doanh nghiệp vi phạm pháp luật và bị xử lý bằng biện pháp đình chỉ hoạt động.
• Lỗi hệ thống hoặc thông tin chưa được cập nhật.

3. Ngoài ra, có thể tra cứu tên đăng ký kinh doanh bằng cách nào khác?

Xem thông tin trên website của doanh nghiệp (nếu có).
Tra cứu tại các văn phòng luật hoặc công ty cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin doanh nghiệp.