Tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một văn bản được sử dụng để đề xuất với cấp trên điều chỉnh, bổ sung một số nội dung trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt trước đây. Cùng ACC tìm hiểu rõ qua bài viết dưới đây nhé!

Tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu

1. Lý do cụ thể khiến cần phải điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu là gì?

Có nhiều lý do cụ thể khiến cần phải điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

• Thay đổi về yêu cầu của dự án:

Yêu cầu về phạm vi công việc, chất lượng công trình, thời gian thi công có thể thay đổi do nhiều yếu tố, ví dụ như: thay đổi thiết kế, điều kiện thi công thay đổi, yêu cầu của cơ quan quản lý thay đổi,...

Khi có thay đổi về yêu cầu của dự án, cần điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu để đảm bảo nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu mới.

• Thay đổi về nguồn vốn đầu tư:

Nguồn vốn đầu tư cho dự án có thể thay đổi do nhiều yếu tố, ví dụ như: cắt giảm ngân sách, huy động thêm vốn,...

Khi nguồn vốn đầu tư thay đổi, cần điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu để đảm bảo nhà thầu đáp ứng được khả năng thanh toán của chủ đầu tư.

• Thay đổi về tình hình thị trường:

Giá cả vật tư, nhân công có thể thay đổi do biến động của thị trường.

Tình hình cạnh tranh giữa các nhà thầu có thể thay đổi.

Khi tình hình thị trường thay đổi, cần điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu để đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có giá cả hợp lý và chất lượng thi công tốt nhất.

• Phát sinh các vấn đề về nhà thầu:

Nhà thầu trúng thầu có thể vi phạm hợp đồng, không đáp ứng được các yêu cầu của dự án.

Nhà thầu trúng thầu có thể phá sản hoặc giải thể.

Trong trường hợp này, cần điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu để lựa chọn nhà thầu mới thay thế.

• Có sai sót trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu ban đầu:

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu ban đầu có thể có sai sót về quy trình, thủ tục, hoặc các yêu cầu đối với nhà thầu.

Khi phát hiện sai sót trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu ban đầu, cần điều chỉnh để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của việc lựa chọn nhà thầu.

2. Tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Dưới đây là mẫu tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu tiêu biểu.

 TỜ TRÌNH

Về việc điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa (các gói thầu về công tác rà phá bom mìn, vật nổ)

Căn cứ Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013;

Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng;

Căn cứ Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/3/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng;

Căn cứ Thông tư số 08/2022/TT-BKHĐT ngày 31/05/2022 Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;

Căn cứ Quyết định số 32/2021/QĐ-UBND ngày 09/7/2021 của UBND tỉnh ban hành Quy định một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi;

Căn cứ Quyết định số 5045/QĐ-BNN-TCTS ngày 27/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt Dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa;

Căn cứ Quyết định số 303/QĐ-BNN-TCTS ngày 17/01/2023 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa;

Thực hiện Công văn số 432/BNN-KH ngày 31/01/2023 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thông báo kế hoạch đầu tư vốn NSNN năm 2023;

Căn cứ Quyết định số 367/QĐ-BQP ngày 01/02/2022 của Bộ Quốc phòng về việc giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác rà phá bom mìn, vật nổ Dự án: Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa, tỉnh Quảng Ngãi;

Căn cứ Thông báo số 167/TB-BCCB ngày 29/3/2023 của Binh chủng Công binh -Bộ Quốc phòng về kết quả thẩm định phương án kỹ thuật thi công và dự toán rà phá bom mìn, vật nổ Dự án: Đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa;

Căn cứ Quyết định số 204/QĐ-UBND ngày 24/3/2023 của UBND tỉnh Quảng Ngãi về việc giao chi tiết kế hoạch đầu tư công năm 2023 nguồn vốn ngân sách địa phương (đợt 2);

Căn cứ Quyết định số 269/QĐ-SNNPTNT ngày 24/4/2023 của Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh về việc phê duyệt phương án kỹ thuật thi công và dự toán rà phá bom mìn, vật nổ Dự án: Đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa;

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn kính đề nghị Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch lựa chọn nhà thầu thuộc Dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa: (các gói thầu thực hiện công tác Rà phá bom mìn, vật nổ), như sau:

I. LÝ DO ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH

1. Dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa do Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi làm chủ đầu tư đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt tại Quyết định số 5045/QĐ-BNN-TCTS ngày 27/12/2022, trong đó chi phí thực hiện công tác rà phá bom mìn, vật nổ được phê duyệt là 4,5 tỷ đồng và được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (đợt 1) tại Quyết định số 303/QĐ-BNN-TCTS ngày 17/01/2023.

2. Triển khai thực hiện dự án, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi đã tổ chức lựa chọn nhà thầu và hiện đang khảo sát, lập thiết kế bản vẽ thi công – dự toán công trình; đồng thời thực hiện hoàn thành công tác khảo sát, lập phương án kỹ thuật thi công rà phá bom mìn, vật nổ (đơn vị thực hiện: Lữ đoàn 270

-   Quân khu 5 với kinh phí 100.924.000 đồng).

Phương án kỹ thuật thi công, dự toán rà phá bom mìn vật nổ đã được Chủ đầu tư trình, Binh chủng Công binh - Bộ Quốc phòng thẩm định tại Thông báo số 167/TB-BCCB ngày 29/3/2023 và Chủ đầu tư phê duyệt tại Quyết định số 269/QĐ- SNNPTNT ngày 24/4/2023, theo đó:

-   Chi phí công tác khảo sát, lập phương án kỹ thuật thi công rà phá bom mìn, vật nổ: 100.924.000 đồng;

-   Chi phí thi công rà phá bom mìn, vật nổ: 3.566.462.000 đồng;

-   Chi phí giám sát rà phá bom mìn, vật nổ: 87.400.000 đồng;

-   Chi phí khác: 43.733.000 đồng.

Tổng chi phí: 3.798.519.000 đồng, thấp hơn giá trị được duyệt trong tổng mức đầu tư dự án (4.500.000.000 đồng).

3. Gói thầu thi công rà phá bom mìn, vật nổ được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt với thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu vào Quý I/2023. Tuy nhiên do công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu khảo sát, lập thiết kế bản vẽ thi công bị chậm nên chưa kịp tổ chức lựa chọn nhà thầu theo kế hoạch được Bộ phê duyệt.

Hiện nay Chủ đầu tư đang tổ chức công tác khảo sát, lập thiết kế bản vẽ thi công đối với dự án. Kết quả thực hiện và kiểm tra, rà soát của chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn cho thấy phạm vi vùng dự án, các hạng mục công trình thuộc dự án trong phương án thiết kế thống nhất với nội dung trong phương án kỹ thuật thi công rà phá bom mìn, vật nổ đã được Chủ đầu tư phê duyệt tại Quyết định số 269/QĐ- SNNPTNT ngày 24/4/2023.

Với những lý do đã báo cáo như trên, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi kính trình Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem xét, cho phép điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu (phần công việc về rà phá bom mìn, vật nổ) đã được Bộ phê duyệt tại Quyết định số 303/QĐ-BNN-TCTS ngày 17/01/2023 (điều chỉnh một số nội dung về kế hoạch lựa chọn nhà thầu thực hiện Gói thầu thi công rà phá bom mìn, vật nổ; Bổ sung gói thầu Giám sát thi công rà phá bom mìn, vật nổ).

II. NỘI DUNG ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH, BỔ SUNG

1. Điều chỉnh một số nội dung thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu thực hiện Gói thầu số 06 – Chi phí rà phá bom mìn, vật nổ được duyệt tại Quyết định số 303/QĐ-BNN-TCTS ngày 17/01/2023 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:

a)   Tên gói thầu:

-   Tên gói thầu đã duyệt: Chi phí rà phá bom mìn, vật nổ.

-  Tên gói thầu điều chỉnh: Thi công rà phá bom mìn, vật nổ; phù hợp tính chất công việc thực hiện.

b)  Giá gói thầu:

-   Giá gói thầu đã duyệt: 4.500.000.000 đồng.

- Giá gói thầu điều chỉnh: 3.566.462.000 đồng, được xác định theo giá trị được phê duyệt tại Quyết định số 269/QĐ-SNNPTNT ngày 24/4/2023 của Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi về việc phê duyệt phương án kỹ thuật thi công và dự toán rà phá bom mìn, vật nổ thuộc Dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa.

c)   Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu:

-   Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu đã duyệt: Quý I/2023

-   Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu điều chỉnh: Quý III/2023, phù hợp với tiến độ thực hiện dự án.

d)  Thời gian thực hiện hợp đồng:

-   Thời gian thực hiện hợp đồng đã duyệt: 45 ngày

-  Thời gian thực hiện hợp đồng điều chỉnh: 90 ngày, phù hợp khối lượng công việc thực hiện.

e)   Các nội dung khác của gói thầu giữ nguyên như tại Quyết định số 303/QĐ- BNN-TCTS ngày 17/01/2023.

2. Bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu như sau:

a)   Tên gói thầu: Gói thầu số 6a – Giám sát thi công rà phá bom mìn, vật nổ.

b)  Giá gói thầu: 87.400.000 đồng, được xác định theo giá trị được phê duyệt tại Quyết định số 269/QĐ-SNNPTNT ngày 24/4/2023 của Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi.

c)   Nguồn vốn: Ngân sách Trung ương, phù hợp nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn được Bộ duyệt tại Quyết định số 5045/QĐ-BNN-TCTS ngày 27/12/2022.

d)   Hình thức lựa chọn nhà thầu: Chỉ định thầu rút gọn, phù hợp quy định tại Điều 22, Luật Đấu thầu và tại Điều 54, 56 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ.

đ) Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu: Quý III/2023, phù hợp với thời gian lựa chọn nhà thầu thi công rà phá bom mìn, vật nổ và tiến độ thực hiện dự án.

e)   Loại Hợp đồng: Trọn gói, phù hợp với quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 62 Luật Đấu thầu.

f) Thời gian thực hiện hợp đồng: 90 ngày, phù hợp thời gian thực hiện gói thầu thi công rà phá bom mìn, vật nổ và tiến độ thực hiện dự án.

(Tổng hợp nội dung điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu tại Phụ lục kèm theo).

III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Trên cơ sở các nội dung đã báo cáo, giải trình như trên, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi kính đề nghị Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem xét, phê duyệt điều chỉnh bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói thầu liên quan đến công tác Rà phá bom mìn, vật nổ thuộc dự án đầu tư xây dựng Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa.

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi chịu trách nhiệm về nội dung phương án kỹ thuật thi công và dự toán rà phá bom mìn, vật nổ đã duyệt và đảm bảo công tác thi công rà phá bom mìn, vật nổ phù hợp, thống nhất với phạm vi, vị trí, quy mô các hạng mục công trình trong hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công công trình.

IV. DANH MỤC HỒ SƠ GỬI KÈM:

1. Bản chứng thực/công chứng các quyết định phê duyệt dự án, thiết kế dự toán đến thời điểm điều chỉnh, bổ sung.

2. Bản chứng thực/công chứng các quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phê duyệt điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu (nếu có).

3. Bản chứng thực/công chứng các văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo để diễn giải số liệu tại các bảng biểu.

4. Các văn bản có liên quan khác.

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi kính trình Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem xét, phê duyệt./. 

Phụ lục:

KẾ HOẠCH LỰA CHỌN NHÀ THẦU ĐIỀU CHỈNH, BỔ SUNG

Dự án đầu tư xây dựng công trình Nâng cấp, mở rộng khu neo đậu tránh trú bão kết hợp cảng cá Tịnh Hòa

(Kèm theo Tờ trình số    /TTr-SNN ngày /7/2023 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Quảng Ngãi)

 3. Các quy định và tiêu chuẩn hiện hành về việc điều chỉnh kế hoạch

Căn cứ Điều 8 Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT quy định về việc đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu:

• Bên mời thầu có trách nhiệm tự đăng tải kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu được ban hành. Trường hợp chủ đầu tư chưa thành lập hoặc chưa lựa chọn được bên mời thầu thì chủ đầu tư phải có trách nhiệm đăng tải theo quy định.
• Đối với những dự án, gói thầu thuộc danh mục bí mật nhà nước, việc công khai thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo đảm bí mật nhà nước.

Căn cứ Điều 9  Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT quy định về Kế hoạch lựa chọn nhà thầu điều chỉnh, bổ sung như sau:

• Trường hợp cần điều chỉnh một số nội dung thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt thì chỉ lập, trình duyệt, thẩm định, phê duyệt cho nội dung điều chỉnh này mà không phải lập, trình duyệt, thẩm định, phê duyệt lại cho nội dung khác đã được phê duyệt trước đó. Kế hoạch lựa chọn nhà thầu điều chỉnh phải được đăng tải trước ngày có thời điểm đóng thầu, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 8 Điều 117 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
• Đối với phần công việc chưa đủ điều kiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, khi đủ điều kiện để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì chỉ lập, trình duyệt, thẩm định, phê duyệt cho phần công việc này mà không phải lập, trình duyệt, thẩm định, phê duyệt lại cho phần công việc khác đã được phê duyệt trước đó.

4. Có các biện pháp nào được thực hiện để đảm bảo rằng việc điều chỉnh, bổ sung kế hoạch sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của dự án không?

Để đảm bảo việc điều chỉnh, bổ sung kế hoạch không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án, cần thực hiện các biện pháp sau:

• Lập kế hoạch chi tiết và cụ thể:

Xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, yêu cầu của dự án.

Chia nhỏ dự án thành các hạng mục công việc cụ thể với thời gian hoàn thành dự kiến.

Dự trù các nguồn lực cần thiết cho dự án (nhân lực, vật tư, tài chính,...)

Xây dựng biểu đồ tiến độ và Gantt chart để theo dõi tiến độ thực hiện dự án.

• Thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện dự án:

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm cá nhân.

Giao tiếp thường xuyên giữa các bên liên quan trong dự án.

Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện từng hạng mục công việc.

Phân tích các nguyên nhân dẫn đến chậm tiến độ và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

• Quản lý rủi ro hiệu quả:

Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.

Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra.

Theo dõi và đánh giá mức độ rủi ro thường xuyên.

Có biện pháp phòng ngừa và ứng phó kịp thời khi rủi ro xảy ra.

• Giao tiếp minh bạch và hiệu quả:

Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các bên liên quan trong dự án.

Tổ chức các buổi họp thường xuyên để trao đổi thông tin, giải quyết các vấn đề phát sinh.

Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự đóng góp ý kiến của các bên liên quan.

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án:

Sử dụng các phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, giao tiếp giữa các bên liên quan.

Các phần mềm này giúp tự động hóa nhiều công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý dự án.

• Đánh giá chất lượng dự án:

Lập các tiêu chí đánh giá chất lượng dự án.

Thực hiện đánh giá chất lượng dự án định kỳ.

Có biện pháp khắc phục các lỗi, sai sót phát hiện trong quá trình đánh giá.

• Linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch:

Khi có thay đổi về mục tiêu, yêu cầu của dự án, cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

Tuy nhiên, việc điều chỉnh kế hoạch cần được thực hiện một cách cẩn trọng, đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.

• Rà soát kỹ lưỡng trước khi phê duyệt điều chỉnh:

Trước khi phê duyệt điều chỉnh kế hoạch, cần rà soát kỹ lưỡng các hạng mục điều chỉnh, đảm bảo tính hợp lý, khả thi và không ảnh hưởng đến tổng thể dự án.

Cần lấy ý kiến của các bên liên quan trong dự án trước khi phê duyệt điều chỉnh.

• Truyền đạt đầy đủ thông tin về điều chỉnh:

Sau khi phê duyệt điều chỉnh kế hoạch, cần truyền đạt đầy đủ thông tin về điều chỉnh cho các bên liên quan trong dự án.

Cần tổ chức các buổi tập huấn để cập nhật thông tin mới cho các cán bộ, nhân viên tham gia thực hiện dự án.

• Giám sát chặt chẽ việc thực hiện điều chỉnh:

Theo dõi sát sao việc thực hiện điều chỉnh kế hoạch.

Phân tích các tác động của điều chỉnh đối với tiến độ và chất lượng dự án.

Có biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Tờ trình điều chỉnh, bổ sung kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.