Thời hạn điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123 

 Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau: 

 Trường hợp sai sót Nguyên tắc xử lý sai sót Căn cứ tại 

 I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

 Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC 

 Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.  Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.  Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.  Trường hợp nội dung trị giá  trên hóa đơn điện tử có sai sót thì được điều chỉnh tăng (dấu dương) hoặc giảm (dấu âm) cho phù hợp với thực tế điều chỉnh. Báo cáo bổ sung hồ sơ báo cáo thuế liên quan đến hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (kể cả hóa đơn điện tử bị hủy) Thực hiện theo quy định của Luật quản lý thuế.  II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ 

 Trường hợp bảng tổng hợp  gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử Người bán gửi bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử. Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC 

 Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử  gửi cơ quan thuế có sai sót, Người bán gửi thông tin điều chỉnh lại các thông tin  kê khai trên bảng tổng hợp. Điều chỉnh hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 Điền đầy đủ các thông tin:  mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn”. đơn liên kết” theo Mẫu 01/TH-HDDT (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn trên hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định  123.  2. Cách xử lý hóa đơn viết sai  theo Thông tư 78, Nghị định 123 trong từng trường hợp cụ thể 

 Để quản lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78 và Chỉ thị 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước  sau: 

 Trường hợp 1: Người bán  phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã  CQT nhưng chưa gửi cho người mua. 

 (Căn cứ  Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) 

 > Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã  phát hành và lập hóa đơn mới thay thế. 

  > Quy trình: 

 Bước 1: Người nộp thuế (NNT)  báo cáo hóa đơn lập sai  gửi CQT theo mẫu 04/SS-HDDT 

 Công ty/kế toán phải thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo mẫu số 04/SS-HDDT (phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử  sai mã. 

 Đại lý phải hủy hóa đơn điện tử đã lập sai có mã lỗi được  lưu trong hệ thống của đại lý. 

 Trường hợp hóa đơn lập sai  này chưa được gửi cho khách hàng thì khi hủy hóa đơn không phải thông báo hủy cho khách hàng. *Ghi chú: 

 Người nộp thuế không được truy cập vào tính năng Hủy hóa đơn lập sai  trên phần mềm của Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trước khi tạo Mẫu 04/SS-HDDT. Trong trường hợp  hóa đơn bị hủy trước khi điền đơn, vui lòng liên hệ HDDT NCC  để được hỗ trợ xử lý.  Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể lập theo từng hóa đơn lập sai  hoặc bảng kê nhiều hóa đơn điện tử lập sai. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HDDT được tính là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.  Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký điện tử gửi CQT  cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn lập sai  

 > Hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

 Trường hợp 2: Xử lý sai đối với hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng người mua hoặc người bán  phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế  và các nội dung khác  không sai 

 (Căn cứ điểm a khoản 2 điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP) 

 > Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn  sai  cho người mua và CQT, không  lập lại hóa đơn.  > Quy trình: 

 Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc  sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP  HÓA ĐƠN MỚI. 

  Gửi thông báo lỗi hóa đơn điện tử  cho người mua 

 Bước 2: Người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc lập sai hoặc lập sai hóa đơn điện tử  theo Mẫu 04/SS-HDDT. 

 Lập thông báo hóa đơn viết sai  gửi cơ quan thuế 

 Hình minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice 

 Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có lỗi như trên và chưa gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thì không cần  thông báo hóa đơn sai  gửi cơ quan quản lý. 

 > Hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: 

 Trường hợp 3: Xử lý lỗi hóa đơn ghi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, số tiền  thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng... 

 Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bên bán và bên mua có thể thỏa thuận lựa chọn một trong hai phương án giải quyết như sau: 

 Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử bị sai sót.  > Quy trình: 

 Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử để sửa hóa đơn viết sai và gửi cho người mua.  

 Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.  Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.  Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).  Chú ý: 

 Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.  

 Đối với trường hợp này thì không cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế 

 Công văn 40217/CTHN-TTHT ban hành ngày 16/8/2022 Cục thuế Hà Nội đã nêu rõ: 

 Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, có thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (đơn giá hàng hóa, dịch vụ) và lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót; hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm” theo hướng dẫn tại điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế.  Nguồn: Công văn 40217/CTHN-TTHT Thư Viện Pháp Luật 

 > Hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: