Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Nhu cầu mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại các địa điểm khác nhau là điều mà bất kỳ công ty nào cũng mong muốn. Để thực hiện mục tiêu này, các công ty thường lựa chọn phương án thành lập chi nhánh. Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh nhé!

Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

1. Chi nhánh công ty là gì? 

Hiện nay, căn cứ vào Khoản 1 Điều 44 của luật doanh nghiệp 2020 thì: "Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền."

Như vậy, chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của công ty, được thành lập nhằm mục đích mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại các địa điểm khác nhau. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ, bao gồm:

• Kinh doanh: mua bán hàng hóa, dịch vụ; ký kết hợp đồng; thực hiện thanh toán; v.v.
• Tài chính: thu chi tiền tệ; quản lý tài khoản ngân hàng; v.v.
• Nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân viên; v.v.
• Marketing: quảng bá sản phẩm, dịch vụ; tổ chức sự kiện; v.v.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Điều kiện liên quan đến tư cách của chi nhánh

Công ty cần phải được thành lập trước khi thành lập chi nhánh. Cụ thể, để tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh, cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì thế, không thể cùng một lúc thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh và thủ tục thành lập công ty.

Điều kiện liên quan đến tên chi nhánh

• Tên chi nhánh sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái của tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. 
• Tên chi nhánh công ty phải bao gồm tên công ty cùng với cụm từ “Chi nhánh”. Chẳng hạn: Chi nhánh công ty TNHH Quang Minh.

Điều kiện về địa điểm đặt trụ sở của chi nhánh

• Địa chỉ được sử dụng để đặt trụ sở của chi nhánh phải được xác định rõ ràng và chính xác trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này 4 cấp, cùng với số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Công ty có thể thành lập chi nhánh tại Việt Nam và ở nước ngoài. Tại Việt Nam, công ty có thể lập một hay nhiều chi nhánh khác nhau tại một địa phương xác định theo địa giới hành chính

Điều kiện liên quan đến ngành nghề kinh doanh của chi nhánh

• Ngành nghề đăng ký kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký.
• Như vậy, chi nhánh chỉ được đăng ký những ngành nghề mà công ty đã đăng ký.

Điều kiện liên quan đến người đứng đầu chi nhánh

• Người đứng đầu chi nhánh có thể là người khác hoặc thành viên công ty, người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Người đứng đầu chi nhánh không đang bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia và đăng ký thuế.

Điều kiện về loại hình hoạt động của chi nhánh

Có hai hình thức hạch toán chi nhánh khác nhau là độc lập hoặc phụ thuộc. Cả hai hình thức này đều không có tư cách pháp nhân, được xuất hóa đơn VAT độc lập với công ty, và phát sinh hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, hai hình thức này có những khác biệt báo cáo thuế: 

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập

• Chi nhánh chủ động xác định thu nhập và chi phí tính thuế.
• Việc kê khai và nộp thuế thu nhập của chi nhánh không liên quan đến hiệu quả kinh doanh của công ty và các chi nhánh khác cùng công ty. 
• Thực hiện báo cáo tài chính, hạch toán sổ sách đầy đủ, …
• Theo Luật kế toán, bộ phận kế toán của chi nhánh hạch toán độc lập với tư cách là một đơn vị kế toán.

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc

• Mọi chứng từ doanh thu, số liệu và chi phí được chuyển về công ty để hạch toán chung báo cáo tài chính cuối năm.
• Số liệu của các chi nhánh kết hợp cùng công ty để hạch toán. Từ đó, thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Số liệu trong sổ sách của chi nhánh là một phần thuộc sổ sách của công ty.
• Bộ phận kế toán các chi nhánh là đơn vị kế toán của công ty.

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Đối với từng loại hình công ty khác nhau, hồ sơ thành lập chi nhánh sẽ khác nhau. Chẳng hạn hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty tnhh khác với công ty cổ phần và các loại hình khác. Dưới đây là những thành phần hồ sơ cần có để thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty.

3.1 Hồ sơ khi thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty TNHH 1 thành viên

Để thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty TNHH hay thủ tục thành lập chi nhánh công ty tnhh, doanh nghiệp cần chuẩn bị những văn bản sau:

• Mẫu văn bản thông báo đăng ký thành lập chi nhánh công ty tnhh (Tham khảo Phụ lục kèm theo của Thông tư số 20/2015/TT-BKH)
• Văn bản quyết định của chủ sở hữu công ty liên quan đến việc lập chi nhánh;
• Tờ quyết định về việc bổ nhiệm Người đứng đầu chi nhánh;
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện thủ tục;
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân (Một trong các giấy tờ: CCCD, CMND hay hộ chiếu) người đứng đầu chi nhánh.
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.

3.2 Hồ sơ cần soạn thảo cho thủ tục mở chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên

Thủ tục mở chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên cần có hồ sơ bao gồm: 

• Mẫu văn bản thông báo đăng ký thành lập chi nhánh công ty tnhh 2 thành viên;
• Văn bản quyết định của Hội đồng thành viên liên quan đến việc lập chi nhánh;
• Tờ quyết định về việc bổ nhiệm Người đứng đầu chi nhánh;
• Biên bản về việc lập chi nhánh của Hội đồng thành viên;
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân (Một trong các giấy tờ: CCCD, CMND hay hộ chiếu) của người lập chi nhánh.
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện thủ tục.
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.

3.3 Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Các thành phần văn bản cần chuẩn bị cho hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần gồm có:

• Mẫu văn bản thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần.
• Văn bản quyết định của Hội đồng quản trị liên quan đến lập chi nhánh;
• Biên bản về việc lập chi nhánh của Hội đồng quản trị.
• Tờ quyết định về việc bổ nhiệm Người đứng đầu chi nhánh;
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện thủ tục.
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.

4. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Để thuận lợi mở chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ theo hướng dẫn trên và tiến hành theo quy trình sau:

4.1 Đối với phương thức trực tiếp

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh lên Phòng đăng ký kinh doanh

– Doanh nghiệp mang hồ sơ đầy đủ những giấy tờ trên nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch - đầu tư nơi mà công ty đặt chi nhánh. 

Như vậy, trường hợp thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh thì công ty nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch - đầu tư tại địa bàn tỉnh mà công ty có trụ sở. Trường hợp công ty thành lập chi nhánh khác tỉnh thì nộp hồ sơ lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch - đầu tư tại tỉnh mà công ty đặt chi nhánh.

Bước 2: Nhận giấy phép đăng ký kinh, thành lập chi nhánh

– Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo để sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Bước 3: Hoàn tất các thủ tục liên quan sau khi thành lập chi nhánh công ty

Vì việc thành lập chi nhánh công ty được xem là hoạt động đăng ký kinh doanh mới, do vậy, khi chi nhánh hoạt động, doanh nghiệp phải hoàn tất những thủ tục liên quan như:

– Tiến hành công bố nội dung đăng ký thành lập chi nhánh công ty lên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh để tránh bị xử phạt hành chính

– Thực hiện khắc con dấu riêng cho chi nhánh công ty. Bởi vì chi nhánh của công ty cũng cần có con dâu riêng nhằm mục đích thể hiện những giao dịch, hợp đồng của chi nhánh.

– Thực hiện kê khai và đóng thuế môn bài cũng như các loại thuế khác cho chi nhánh theo đúng định kỳ được pháp luật quy định. Đặc biệt việc kê khai thuế môn bài phải thực hiện trong vòng 30 ngày.

– Tiến hành treo bảng hiệu cho chi nhánh công ty, việc treo bảng hiệu cần sớm thực hiện, vì cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra bất cứ lúc nào.

– Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện đăng ký tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số hoặc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho chi nhánh nếu có nhu cầu.

4.2 Đối với phương thức trực tuyến

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Doanh nghiệp mang hồ sơ đầy đủ những giấy tờ theo quy định

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến:

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Chọn "Đăng ký doanh nghiệp mới".
• Lựa chọn "Thành lập chi nhánh".
• Điền đầy đủ thông tin và tải lên các tệp tin theo yêu cầu.
• Nộp phí đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.

Bước 3: Nhận kết quả:

• Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả qua email hoặc bưu điện.
• Kết quả bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy thông báo mã số thuế.

5. Ưu và  nhược điểm khi thành lập chi nhánh cùng tỉnh

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: So với thành lập công ty con, chi nhánh có chi phí thành lập và vận hành thấp hơn.
• Dễ dàng quản lý: Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chi nhánh cùng tỉnh do khoảng cách địa lý gần.
• Tiếp cận thị trường nhanh chóng: Chi nhánh giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới trong cùng tỉnh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tận dụng thương hiệu: Chi nhánh sử dụng chung thương hiệu và uy tín của công ty mẹ, giúp tạo dựng niềm tin với khách hàng.
• Linh hoạt: Việc thành lập và giải thể chi nhánh dễ dàng hơn so với thành lập và giải thể công ty con.

Nhược điểm:

• Trách nhiệm pháp lý: Công ty mẹ chịu trách nhiệm liên đới đối với các nghĩa vụ của chi nhánh.
• Phụ thuộc vào công ty mẹ: Chi nhánh phụ thuộc vào công ty mẹ về tài chính, nhân lực và chiến lược kinh doanh.
• Giới hạn hoạt động: Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
• Khó khăn trong việc thu hút nhân tài: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài do vị trí địa lý của chi nhánh.
• Cạnh tranh với công ty mẹ: Chi nhánh có thể cạnh tranh với công ty mẹ trong cùng thị trường.

6. Những câu hỏi thường gặp:

6.1 Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh được không?

Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Người được ủy quyền cần có Giấy ủy quyền hợp lệ.  Giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Người được ủy quyền phải xuất trình Giấy ủy quyền khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh.

6.2 Lệ phí thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh là bao nhiêu?

Tổng chi phí thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh sẽ dao động từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng, tùy thuộc vào các yếu tố như:

• Loại hình doanh nghiệp.
• Quy mô chi nhánh.
• Nhu cầu sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

6.3 Chi nhánh hạch toán độc lập có phải khai báo thuế, lập báo cáo tài chính độc lập với công ty mẹ không?

Có.  Theo quy định, chi nhánh hạch toán độc lập sẽ phát sinh nghĩa vụ thuế tương tự như công ty mẹ: có con dấu, chứng từ sổ sách kế toán độc lập, được xuất hóa đơn… Vì vậy, chi nhánh hạch toán độc lập sẽ tự kê khai thuế theo quý, nộp thuế và làm báo cáo tài chính độc lập với công ty mẹ.

Tóm lại, việc thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như mở rộng thị trường, tăng doanh thu, … Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, thủ tục và các yêu cầu pháp lý để đảm bảo quá trình thành lập chi nhánh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.