Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả năm 2022

Quản lý nhân sự bằng Excel là phương thức quản lý hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy bạn đã biết cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel chưa? Nếu chưa thì hãy cùng ACC tìm hiểu cách tạo file cũng như lợi ích khi quản lý nhân sự trên Excel qua bài viết dưới đây nhé!

Tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel

1. Phần mềm excel quản lý thông tin nhân sự dùng để làm gì?

Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel chứa hầu hết các thông tin cơ bản về danh sách nhân viên, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, phúc lợi. Đặc biệt, các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, nhằm theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.

1.1. Tổng quan thông tin cá nhân

Đây là bảng dữ liệu tổng hợp thông tin cơ bản của tất cả nhân viên trong công ty, với một số thông tin cơ bản như sau:

• Mã nhân viên (mã chấm công): dùng để chấm công và theo dõi các chế liên quan, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số riêng và không trùng nhau
• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, thông tin sơ lược về gia đình
• Số điện thoại liên hệ
• Email cá nhân, Email nội bộ dùng để trao đổi công việc
• Bộ phận , phong ban đang làm việc
• Vị trí công việc, cấp bậc: Ví dụ: Trưởng phòng quản lý dự án
• Địa chỉ hiện tại, địa chỉ thường trú
• Số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp

1.2. Quản lý hồ sơ cá nhân

Với nhóm này sẽ bao gồm các thông tin cụ thể hơn về gia đình, thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tình trạng chấm công, tính lương, các chính sách lương thưởng, vi phạm đã nhận.

Nhân viên HR cũng lưu trữ và quản lý các hồ sơ đính kèm với hợp đồng lao động trong lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, lưu ý rằng chỉ một số cấp bậc nhất định trong tổ chức mới có thể truy cập thông tin chi tiết cho các danh mục này.

1.3. Phân tích & theo dõi biến động tiền lương của nhân viên

Đây là phần thông tin bảo mật, chỉ có bộ phận nhân sự, cụ thể là giám đốc C&B, chịu trách nhiệm về phúc lợi của toàn công ty mới có thể truy cập với những thông tin cụ thể dưới đây:

• Mức lương đề xuất, lương cơ bản, lương chính thức khi nhận việc
• Ngày bắt đầu làm việc: là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
• Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, thời vụ,…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Các thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn cao nhất, ví dụ: trình độ cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ, và thông tin các trường, chuyên ngành đã theo học
• Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ. Nhân sự cần có đủ hồ sơ để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
• Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, nhân viên HR sẽ sử dụng để chi trả lương mỗi tháng, bao gồm: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, số sổ BHXH

2. Hướng dẫn cách tạo file quản lý nhân sự bằng Excel

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel.

2.1 Mẫu excel để quản trị nhân sự bao gồm những gì?

• Sheet dữ liệu nhân sự của công ty.
• Sheet tổng hợp nguồn nhân lực.
• Sheet chứa thông tin về khen thưởng, kỷ luật.
• Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương.
• Sheet thông tin về hợp đồng.
• Sheet chứa bản cam kết của hợp đồng lao động.
• Sheet chứa dữ liệu quyết định tăng lương.

2.2 Trọn bộ mẫu quản lý nhân sự bằng excel [bảng mới nhất]

Việc sử dụng Excel để quản trị nhân sự sẽ giúp công việc quản lý của doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phương pháp quản lý nhân viên bằng Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng vì sự tiện lợi mà phương pháp này đem lại. Bạn có thể tại các bảng mẫu quản lý nhân sự trên Excel tại đây.

3. Lợi ích của việc sử dụng excel quản lý nhân sự

Excel không những giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhân sự mà còn đem lại một số lợi ích như:

3.1 Thao tác đơn giản

Các thao tác trên Excel đều đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm Excel rất phổ biến và có chi phí đầu tư rất thấp nên phương pháp này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý nhân sự.

3.2 Các biểu mẫu đa dạng

Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều form biểu mẫu đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, bạn còn có thể tự tạo ra những form biểu mẫu bằng cách điều chỉnh, sắp xếp theo ý muốn để đáp ứng nhu cầu, sở thích của mình.

3.3 Dễ dàng sử dụng

Excel cho phép bạn quản trị dữ liệu một cách dễ dàng trên hệ thống. Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng giúp doanh nghiệp tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Hơn nữa, Excel quản trị nhân sự còn là phần mềm miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào khi sử dụng.

4. Hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Bên cạnh những lợi ích khi quản trị nhân sự, Excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế.

4.1 Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát

Trong quá trình quản lý nhân sự bằng Excel, bạn sẽ phải sử dụng rất nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực. Điều này sẽ làm cho bạn mất nhiều thời gian để tạo lập cũng như chỉnh sửa. Hơn nữa, việc quản lý nhiều sheet cũng sẽ gây khó khăn trong vấn đề tổng kết, ra quyết định.

4.2 Độ bảo mật kém

Không giống như những phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trường hợp người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài. Thêm vào đó, nếu có nhiều người sử dụng chung biểu mẫu còn có thể gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.

4.3 Không có khả năng tích hợp

Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, việc Excel không có khả năng tích hợp còn làm tốn nhiều thời gian việc và giảm hiệu suất công việc.

4.4 Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp

Tuy Excel có khả năng chứa dữ liệu vô biên với hàng trăm, hàng nghìn dòng và các sheet nhưng phần mềm lại mang đến một thách thức lớn cho doanh nghiệp nếu muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng dữ liệu tăng lên, điều đó gây khó khăn cho người quản trị trong công tác sử dụng, quản lý.

Như vậy có thấy được rằng, việc quản lý nhân sự bằng Excel vừa có mặt lợi vừa có mặt hại. Doanh nghiệp cần nhìn nhận một cách chính xác từ đó cân đối với sử dụng sao cho hợp lý để đạt được hiệu quả cao.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả năm 2022, hy vọng những kiến thức trong bài viết sẽ có ích đối với bạn đọc. Nếu bạn muốn tìm hiểu về các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả thì có thể tham khảo thêm thông tin tại ACC. Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn.