Quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh đúng pháp lý

Đăng ký kinh doanh là một trong những điều kiện tất yếu để các doanh nghiệp thực hiện việc kinh doanh một cách hợp pháp. Khi đăng ký kinh doanh cần lưu ý đến những điều kiện để tránh tình trạng hồ sơ đề nghị không được xét duyệt như: ngành nghề kinh doanh, tên doanh nghiệp, địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp,... Hiểu được vấn đề đó, chúng tôi đã trình bày dưới bài viết dưới đây về quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh 

 Quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh đúng pháp lý

1. Pháp luật quy định như thế nào về việc đăng ký kinh doanh? 

Hiện nay, trong hệ thống pháp luật đã không còn quy định khái niệm về “đăng ký kinh doanh”. Khái niệm đăng ký kinh doanh được quy định trong Luật Doanh nghiệp năm 2014, tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ toàn bộ Luật Doanh nghiệp năm 2014. 

Mặt khác có thể tham khảo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về việc “đăng ký kinh doanh” thông qua khái niệm “đăng ký doanh nghiệp”. Điều đó có nghĩa, đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Khái niệm “đăng ký kinh doanh” không chỉ dừng lại ở hình thức là các loại hình doanh nghiệp, mà nó còn mở rộng ra hơn đối với hình thức đăng ký hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. 

2. Địa chỉ đăng ký kinh doanh là gì? 

Như đã giải thích ở trên thì hiện nay không còn khái niệm đăng ký kinh doanh mà thay thế bằng đăng ký doanh nghiệp. Nên có thể hiểu địa chỉ đăng ký kinh doanh là địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp - nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Căn cứ vào quy định tại Khoản 2 Điều 28 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng quy định: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

3. Quy định và đặc điểm trụ sở chính doanh nghiệp  

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

3.1 Cách đặt địa chỉ doanh nghiệp 

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nên lựa chọn trụ sở chính doanh nghiệp ổn định lâu dài. 

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.

3.2 Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể

Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.

3.3 Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh

Nhiều ngành nghề kinh doanh đòi hỏi phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ:

+  Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.

+  Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng. 

3.4 Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử. Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.

4. Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Trình tự thủ tục và hồ sơ tiến hành việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thực hiện theo ba bước sau đây:

Các bước thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp: 

Khi thực hiện sẽ có những bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).

+ Địa chỉ doanh nghiệp mới cần chuyển tới.

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

Quý bạn đọc cần soạn đúng nội dung và biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh sở tại. 

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Ngoài các bước trên, nếu thực hiện thay đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận, huyện hoặc khác tỉnh, thành phố, Chúng ta cần phải làm thủ tục chốt thuế. Thủ tục chốt thuế là việc thông báo lên cơ quan thuế về việc sẽ chuyển địa chỉ doanh nghiệp. Cơ quan thuế sẽ rà soát hồ sơ thuế và thông báo về các nghĩa vụ thuế phải nộp. Doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế mới được chuyển trụ sở doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

• Thông báo của người đại diện pháp luật về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp.
• Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty Cổ Phần).
• Quyết định của Chủ tịch HĐTV/HĐQT về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp.
• Điều lệ doanh nghiệp.

 Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp

5. Cách chọn lựa địa chỉ đăng ký kinh doanh phù hợp với quy định pháp luật

Việc chọn địa chỉ đăng ký kinh doanh là một phần quan trọng trong quy trình khởi tạo doanh nghiệp, và nó cần phải tuân thủ các quy định pháp luật của quốc gia bạn đang hoạt động. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chọn địa chỉ đăng ký kinh doanh:

• Quy định địa phương: Mỗi địa phương có các quy định riêng về đăng ký kinh doanh. Đảm bảo rằng địa chỉ bạn chọn tuân thủ tất cả các quy định địa phương.

• Loại hình doanh nghiệp: Loại hình doanh nghiệp của bạn (ví dụ: công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân) có thể ảnh hưởng đến yêu cầu về địa chỉ đăng ký.

• Mục đích sử dụng địa chỉ: Nếu bạn cần địa chỉ cho mục đích thương mại, hãy chọn địa chỉ mà khách hàng và đối tác dễ dàng tiếp cận. Nếu chỉ làm văn phòng, có thể chọn khu vực có chi phí thuê phòng hợp lý.

• Chi phí và thuế: Một số địa điểm có chi phí thuê và thuế kinh doanh cao hơn so với những địa điểm khác. Đảm bảo bạn có ngân sách phù hợp cho việc này.

• Quy định pháp lý về địa chỉ đăng ký: Xác định xem có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào về địa chỉ đăng ký kinh doanh trong pháp luật của quốc gia hoặc khu vực bạn đang hoạt động.

• Tính pháp lý và uy tín: Chọn địa chỉ ở các khu vực có uy tín tốt và không gây ra vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp của bạn.

• Thị trường mục tiêu: Nếu bạn đang mục tiêu đến một thị trường cụ thể, chọn địa chỉ gần thị trường đó có thể giúp tăng cơ hội kinh doanh.

• Dễ dàng tiếp cận: Đảm bảo rằng địa chỉ bạn chọn dễ dàng tiếp cận cho nhân viên, khách hàng và đối tác.

• Hợp đồng thuê và quy định của chủ sở hữu: Nếu bạn đang thuê không gian, hãy kiểm tra kỹ hợp đồng thuê và các quy định của chủ sở hữu liên quan đến việc sử dụng không gian để đảm bảo rằng việc đăng ký kinh doanh là hợp lệ.

• Tính linh hoạt: Địa chỉ bạn chọn cũng cần phải phản ánh tính linh hoạt của doanh nghiệp trong trường hợp cần thay đổi hoặc mở rộng hoạt động.

Nhớ kiểm tra và tham khảo thông tin từ các cơ quan quản lý kinh doanh địa phương hoặc tư vấn pháp lý để đảm bảo rằng quyết định của bạn tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

6. Hậu quả của việc sử dụng địa chỉ kinh doanh không pháp lý

Việc sử dụng địa chỉ kinh doanh không pháp lý có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng sau:

• Xử lý pháp lý: Sử dụng địa chỉ không pháp lý có thể là vi phạm pháp luật và doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hình phạt pháp lý như phạt tiền, buộc thôi hành nghề, hoặc thậm chí là phá sản.

• Mất uy tín: Sử dụng địa chỉ không pháp lý có thể làm mất uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và cả cơ quan quản lý. Điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và khả năng thu hút khách hàng.

• Rủi ro về an ninh: Nếu địa chỉ không pháp lý là một khu vực không an toàn, doanh nghiệp và nhân viên có thể đối mặt với rủi ro về an ninh như trộm cắp, cướp và các tình huống khẩn cấp khác.

• Mất quyền lợi pháp lý: Việc sử dụng địa chỉ không pháp lý có thể làm mất quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp, bao gồm quyền sở hữu tài sản và bảo vệ pháp lý.

• Khó khăn trong vận hành: Địa chỉ không pháp lý có thể gây ra khó khăn trong vận hành doanh nghiệp, bao gồm việc không đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, hỗ trợ khách hàng và vận chuyển hàng hóa.

• Không thể đăng ký các dịch vụ chính thức: Địa chỉ không pháp lý có thể không đủ điều kiện để đăng ký các dịch vụ chính thức như giấy phép kinh doanh, thuế và các giấy tờ pháp lý khác.

• Rủi ro mất cơ sở kinh doanh: Trong trường hợp bị phát hiện vi phạm pháp luật, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ mất cơ sở kinh doanh và khả năng hoạt động của mình.

Do đó, việc sử dụng địa chỉ kinh doanh pháp lý là rất quan trọng để đảm bảo sự bền vững và thành công của doanh nghiệp.

 Hậu quả của việc sử dụng địa chỉ kinh doanh không pháp lý

7. Phạm vi áp dụng và yêu cầu về địa chỉ đăng ký kinh doanh

Tại Việt Nam, việc đăng ký kinh doanh và yêu cầu về địa chỉ đăng ký được quy định trong Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là một số phạm vi áp dụng và yêu cầu cơ bản:

• Phạm vi áp dụng: Luật Doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm cả doanh nghiệp nước ngoài đăng ký hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

• Loại hình doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp quy định về các loại hình doanh nghiệp như công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân, và doanh nghiệp hợp danh.

• Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp phải có địa chỉ đăng ký kinh doanh cụ thể, và địa chỉ này phải phản ánh địa bàn hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Địa chỉ này phải được ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các văn bản pháp lý khác.

• Mục đích sử dụng địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh có thể là văn phòng, nhà máy, cửa hàng bán lẻ, hoặc bất kỳ địa điểm nào phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Quy trình đăng ký: Doanh nghiệp cần phải tuân thủ quy trình đăng ký kinh doanh quy định bởi pháp luật, bao gồm việc nộp hồ sơ, thanh toán phí, và nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Chủ sở hữu địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh có thể là địa chỉ của một trong các chủ sở hữu, người đại diện pháp luật, hoặc địa chỉ thuê đất hoặc nhà.

• Thay đổi địa chỉ: Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh trong quá trình hoạt động, nhưng cần phải tuân thủ quy trình và thủ tục quy định.

Lưu ý rằng các yêu cầu cụ thể và quy trình chi tiết có thể thay đổi theo từng loại hình doanh nghiệp và quy định cụ thể của từng cơ quan quản lý địa phương. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ pháp luật, doanh nghiệp cần tìm hiểu và thực hiện đúng các quy định liên quan. 

8. Các biện pháp kiểm soát việc sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh sai mục đích

Việc kiểm soát việc sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh sai mục đích là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số biện pháp kiểm soát mà cơ quan chức năng và doanh nghiệp có thể thực hiện:

• Kiểm tra và xác minh thông tin: Cơ quan quản lý địa phương và các cơ quan liên quan có thể thực hiện kiểm tra và xác minh thông tin của doanh nghiệp, bao gồm địa chỉ đăng ký kinh doanh, để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.

• Xử lý vi phạm: Nếu phát hiện việc sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh sai mục đích, cơ quan chức năng có thể áp dụng các biện pháp xử lý pháp lý như phạt tiền, buộc thôi hoạt động kinh doanh, hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh.

• Tăng cường giám sát: Cơ quan chức năng có thể tăng cường giám sát và kiểm tra định kỳ để phát hiện và ngăn chặn các trường hợp sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh sai mục đích.

• Thông tin công khai: Các doanh nghiệp có thể được yêu cầu công bố thông tin về địa chỉ đăng ký kinh doanh trên các trang web chính thức hoặc cơ sở dữ liệu công cộng để tăng cường tính minh bạch.

• Tính minh bạch trong giao dịch: Các giao dịch kinh doanh như ký kết hợp đồng, thanh toán thuế, và giao dịch tài chính khác có thể yêu cầu thông tin về địa chỉ đăng ký kinh doanh, giúp tăng cường tính minh bạch và theo dõi.

• Hợp tác với cộng đồng: Cơ quan chức năng có thể hợp tác với cộng đồng doanh nghiệp và các tổ chức xã hội để tăng cường việc giám sát và báo cáo về các trường hợp sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh sai mục đích.

Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động kinh doanh, đồng thời ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật.

9. Những câu hỏi thường gặp

9.1 Địa điểm kinh doanh có được sử dụng con dấu không?

Ở Việt Nam, theo quy định của pháp luật hiện hành, các địa điểm kinh doanh phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Trong quá trình đăng ký, các doanh nghiệp thường được cấp một con dấu do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Đối với các đại điểm kinh doanh không được phép đăng ký, sử dụng con dấu, việc này có thể không được phép hoặc không cần thiết theo quy định của pháp luật Việt Nam.u.

9.2 Đăng ký hộ kinh doanh cá thể ở đâu?

Ở Việt Nam, bạn có thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại cơ quan quản lý địa phương, thường là Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn nơi địa điểm kinh doanh của bạn đặt tại. Quy trình đăng ký này có thể thay đổi tùy theo quy định cụ thể của từng địa phương, nhưng thông thường, bạn cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết, bao gồm:

• Đơn đăng ký đăng ký hộ kinh doanh cá thể (thường là mẫu do cơ quan quản lý địa phương cung cấp).
• Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân của người đăng ký.
• Giấy chứng minh quyền sở hữu hoặc giấy tờ thuê địa điểm kinh doanh.
• Các giấy tờ khác tùy theo yêu cầu của cơ quan địa phương.

Sau khi hoàn thành thủ tục và nộp đầy đủ hồ sơ, cơ quan quản lý địa phương sẽ tiến hành xem xét và cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể cho bạn nếu đủ điều kiện.

9.3 Đăng ký kinh doanh mất thời gian bao lâu?

Thời gian để đăng ký kinh doanh có thể thay đổi tùy theo quy định của quốc gia và khu vực cụ thể, cũng như phức tạp của quy trình đăng ký. Tại Việt Nam, thời gian để hoàn thành quy trình đăng ký kinh doanh có thể dao động từ vài ngày đến vài tuần, phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Loại hình kinh doanh: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô phức tạp, quy trình đăng ký có thể mất nhiều thời gian hơn so với các hộ kinh doanh cá nhân.

• Điều kiện và yêu cầu đăng ký: Số lượng và loại giấy tờ cần thiết, cũng như việc hoàn thiện các yêu cầu pháp lý có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý.

• Cơ quan quản lý địa phương: Thời gian xử lý hồ sơ có thể khác nhau tùy theo hiệu quả và khả năng của cơ quan quản lý địa phương.

• Tình trạng làm việc của cơ quan đăng ký: Có thể có các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tốc độ xử lý, chẳng hạn như số lượng hồ sơ đăng ký đồng thời, các thay đổi trong quy định pháp lý, hoặc các yếu tố khác gây trì hoãn.

Trong nhiều trường hợp, việc chuẩn bị tốt hồ sơ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý có thể giúp rút ngắn thời gian đăng ký kinh doanh.

9.4 Đăng ký kinh doanh có cần hộ khẩu thường trú hay không?

Việc thành lập công ty không căn cứ vào hộ khẩu thường trú của người thành lập mà người khởi nghiệp có thể thành lập công ty hoặc hộ cá thể ở bất cứ tỉnh nào khi có nhu cầu kinh doanh tại tỉnh đó.

Trên đây là toàn bộ nội dung quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu nếu có bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện việc đăng ký địa chỉ kinh doanh cũng như vấn đề khác có liên quan.