Chương trình quản lý nhân hộ khẩu trên máy vi tính là một file của chương trình Microsoft Excel được lập trình các công thức mà ở đó, khi đưa vào sử dụng người dùng chỉ cần nhập một vài số liệu để tạo điều kiện cho các công thức liên kết trong chương trình nhận biết và xuất ra các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lý nhân hộ khẩu ở địa phương. Bài viết sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu về Quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel.
Quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
1. Giới thiệu chung về quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
Chương trình quản lý nhân hộ khẩu trên máy vi tính là một file của chương trình Microsoft Excel được lập trình các công thức mà ở đó, khi đưa vào sử dụng người dùng chỉ cần nhập một vài số liệu để tạo điều kiện cho các công thức liên kết trong chương trình nhận biết và xuất ra các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lý nhân hộ khẩu ở địa phương.
Đối với chương trình này, người dùng không nhất thiết phải nhập tất cả các dữ liệu, vì tất cả đã được cài đặt sẵn bằng những công thức liên kết.
Mục đích của chương trình là nhằm đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn, đổi mới phương pháp quản lý, tiện lợi cho việc tra cứu, cập nhật hàng năm, sàn lọc và xuất ra danh sách theo yêu cầu.
Theo nghiên cứu, có thể đáp ứng được hơn 90% yêu cầu của công tác lãnh chỉ đạo điều hành của địa phương và công tác chuyên môn trong quản lý cư trú của Công an địa phương, phục vụ tốt cho công tác bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp; bầu cử trưởng ấp, danh sách người trong độ tuổi lao động; danh sách người trong độ tuổi làm chứng minh nhân dân……
Đây là một chương trình tương đối dễ sử dụng cho tất cả người dùng, không đòi hỏi phải biết nhiều về Tin học. Nhưng ở chương trình này cũng cần ở người dùng phải biết một ít về Tin học, đặc biệt là chương trình MS Excel.
2. Yêu cầu khi sử dụng quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
- Máy tính phải được cài đặt chương trình MS Excel từ 2003 trở lên.
- Người dùng phải biết sử dụng ( cơ bản nhất ) chương trình MS Excel.
- Máy tính phải có cấu hình Core Dual trở lên, Ram còn trống 128MB.
- Thời gian cài đặt trong máy phải đúng với thời gian thực tế.
- Chỉ nhập các dữ liệu như : số TT ( cột này nhất thiết phải nhập ), số tàng thư, quyển, tờ, họ và tên những người trong hộ và năm sinh.
- Đối với vùng đã thiết lập sẵn công thức liên kết, đề nghị không gây tác động đến những vùng dữ liệu này, vì rất có thể sẽ ảnh hưởng đến công thức của chương trình từ đó dữ liệu khi xuất ra sẽ sai lệch.
- Đặc biệt, đối với File Tổng hợp “Toàn xã”, chỉ sửa đổi tên ấp.
- Vì đây là chương trình sử dụng công thức liên kết, nên tất cả các file của chương trình ( file của từng ấp được mặc định là 1, 2, 3, 4, 5 và Toàn xã ) phải được chứa trong một thư mục, không để rời ở nơi khác.
- Khi đặt lại tên cho File chương trình ( ví dụ : file 1 được đổi thành “Ap 1”) thì khi đổi tên trong bảng tổng hợp của toàn xã phải giống như file vừa đổi tên ( Ấp 1 ).
- Khi thực hiện Tổng kiểm tra Nhân hộ khẩu hàng năm, có thể sao chép (copy) từng file ra ngoài để thực hiện tổng kiểm tra, sau khi hoàn thành công tác kiểm tra thì chép đè lên file cũ để chương trình tự động Update dữ liệu. Tuyệt đối khi chép file ra ngoài để thực hiện tổng kiểm tra không được phép đổi tên của File đã chép. Ví dụ : chép File “Ap 1” ra ngoài để đi điều tra thì phải giữ nguyên tên của file là “Ap 1” sau đó chép đè lên file “Ap 1” cũ trên máy.
- Khi nhập dữ liệu, nhất là đối với cột năm sinh, phải đảm bảo nhập đúng năm sinh, không định dạng năm sinh theo kiễu khác, không copy – paste.
3. Tính năng phần mềm quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
a. Quản trị hệ thống
- Tạo tài khoản, phân quyền theo mỗi khu phố.
- Nhập dữ liệu từ file exel.
- Xuất dữ liệu sang excel.
b. Thông tin Hộ khẩu.
c. Thông tin Nhân khẩu thường trú, Tạm trú, Thực Tế Cư trú (Những nhân khẩu có ở tại địa phương, nhưng không được cấp sổ Thường trú hoặc Tạm trú).
d. Quản lý Lưu trú trong nước, người nước ngoài.
e. Quản lý nhân khẩu tạm vắng, tách hộ cùng nhà và chuyển khẩu cùng xã/phường.
f. Quản lý cơ sở kinh doanh.
g. Quản lý thông tin đối tượng quản lý và truy nã.
h. Tìm kiếm - Thống kê.
- Tìm kiếm theo Thường trú, Tạm trú, Thực tế cư trú.
- Thống kê theo Thời gian.
- Thống kê theo Dân tộc, Tôn giáo.
- Thống kê theo Hộ gia đình.
- Thống kê Hộ không còn ở.
k.Báo cáo:
- Danh sách nhân khẩu (Nam/Nữ/Cả hai) theo độ tuổi.
- Danh sách theo NVQS.
- Danh sách đã/chưa cấp Căn cước Công dân.
- Mẫu báo cáo mới nhất của Bộ công an gồm: CT01, CT02...CT12, KV1, KV8.
4. Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
- Tự động cập nhật dữ liệu của chương trình.
- Hàng năm, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu mà không cần phải chỉnh sửa thêm. Ví dụ : năm 2013 người có năm sinh 1995 sẽ là 18 tuổi, trong bảng tính những người có năm sinh 1995 sẽ là số 1, năm sinh 1996 là số 0; khi đến năm 2014 thì sẽ là 1996, vì vậy chương trình sẽ tự động loại bỏ những người có năm 1995 và sẽ tìm kiếm, cập nhật những người có năm sinh 1996 là số 1.
- Có thể tách riêng từng file của từng ấp để thực hiện tổng điều tra nhân hộ khẩu, sau đó chép chồng lên file cũ, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới
- Tím kiếm nhanh theo yêu cầu.
- Xuất file ra theo yêu cầu.
- Tự động lược danh sách.
- Đối với cột Quan hệ CH, chương trình đã cài đặt sẵn Chủ hộ khi nhập dữ liệu, vì vậy chỉ cần nhập các quan hệ khác với chủ hộ ở cột này.
5. Hạn chế trong việc quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel
- Trong quá trình xây dựng chương trình cũng có một số hạn chế nhất định. Tuy nhiên, những hạn chế này không đáng kể và cũng không ảnh hưởng đến chương trình và các số liệu thể hiện của chương trình.
- Về các số liệu của chương trình khi xuất ra ( yêu cầu nhập số liệu đảm bảo, đúng theo yêu cầu của chương trình ) được đảm bảo tỷ lệ chính xác đạt 99%.
- Chỉ nhận dữ liệu là năm sinh, đối với trường hợp có ngày tháng thì chưa nhận dạng được.
Trên đây là những thông tin cơ bản về Quản lý nhân hộ khẩu bằng Excel, hy vọng những kiến thức trong bài viết sẽ có ích đối với bạn đọc. Nếu bạn muốn tìm hiểu về các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả thì có thể tham khảo thêm thông tin tại ACC. Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn.
Bình luận