Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở nên vô cùng phổ biến, vậy thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào? Để tìm hiểu về vấn đề này, mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết sau của ACC:

Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn thì Thủ tục Hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng bao gồm 4 bước như sau:

1. Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn giấy 

Doanh nghiệp/công ty/tổ chức cần hủy hóa đơn giấy phải có quyết định của chủ Doanh nghiệp/công ty về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn giấy.

Hội đồng hủy hóa đơn giấy phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn giấy chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn giấy cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn giấy và Lập biên bản hủy hóa đơn giấy
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn giấy.

2. Lập Bảng kiểm kê hóa đơn giấy cần hủy

Bảng kiểm kê hóa đơn giấy cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn giấy, ký hiệu mẫu số hóa đơn giấy, ký hiệu hóa đơn giấy, số lượng hóa đơn giấy hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn giấy nếu số hóa đơn giấy cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn giấy điện tử

Như vậy, trước khi hủy hóa đơn giấy, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn giấy cần hủy với các quy định trên.

3. Lập biên bản hủy hóa đơn giấy

Khi hủy hóa đơn giấy, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn giấy. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn giấy hủy như:

• Loại hóa đơn giấy, Mẫu hóa đơn giấy, Ký hiệu hóa đơn giấy, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Hình thức hủy hóa đơn giấy: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
• Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn giấy.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn giấy cần ký vào biên bản hủy hóa đơn giấy, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy

Doanh nghiệp/công ty phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn giấy hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
• Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
• Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy.

+ Lưu ý: Khi gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy theo mẫu TB03/AC đến cơ quan thuế, NNT phải ghi đầy đủ thông tin tại chỉ tiêu “Phương pháp hủy hóa đơn giấy”, ví dụ đối với hóa đơn giấy, ghi: cắt góc

5. Một số vấn đề liên quan

5.1 Thời hạn hủy hóa đơn giấy

Khi Doanh nghiệp/công ty tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn giấy.

• Thời hạn hủy hóa đơn giấy chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn giấy hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), Doanh nghiệp/công ty phải hủy hóa đơn giấy, thời hạn hủy hóa đơn giấy chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn giấy đã mất.

5.3 Vấn đề phạt vi phạm

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn giấy) thì:

– Đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy: Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng trong trường hợp Doanh nghiệp/công ty tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành Quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền.

– Đối với hành vi nộp chậm thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy:

• Phạt cảnh cáo: nếu nộp chậm từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 (kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: đối với hành vi nộp chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: đối với hành vi không nộp thông báo (sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)

Việc tìm hiểu về hóa đơn sẽ giúp ích cho bạn đọc khi gặp các vấn đề liên quan đến chúng, các vấn đề pháp lý xoay quanh hóa đơn cũng đã được chúng tôi trình bày như trên.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của ACC về Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến quý bạn đọc để tham khảo. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý bạn đọc còn thắc mắc cần giải đáp, quý bạn đọc vui lòng truy cập trang web: https: accgroup.vn để được trao đổi, hướng dẫn cụ thể.