Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel

Excel luôn là một trong những công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý các vấn đề liên quan đến vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Đặc biệt trong hoạt động quản lý nhân sự, công cụ này mang đến giải pháp theo dõi và quản lý công việc một cách tối ưu.

Từ lâu việc quản lý nhân sự bằng Excel đã trở nên quá phổ biến tại các công ty, doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Tuy nhiên có những điều “bất ngờ” mà bạn chưa từng biết đến về hình thức quản lý “tên tuổi” này. Bài viết sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu về Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel

1. Quản lý nhân sự bằng Excel là gì?

Quản lý nhân sự bằng Excel là gì? Đó là việc quản lý tất tần tật thông tin, hồ sơ nhân sự bao gồm: mã nhân viên, họ và tên, bộ phận, vị trí công việc, loại hình nhân sự…. trong công ty trên phần mềm Excel (phần mềm miễn phí của Microsoft Office).

Phần mềm Quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel được ứng dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp với mục đích tổng hợp, theo dõi và quản lý nhân viên.

2. Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự Excel

2.1. Ưu điểm

• Là một phần mềm của Microsoft Office nên Excel cho phép bạn dùng hoàn toàn miễn phí mà không cần phải trả bất cứ một khoản chi phí nào.
• File Excel giúp lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chi tiết, chính xác hơn rất nhiều so với cách thức truyền thống trên giấy tờ. Hơn nữa, trên đây còn có rất nhiều biểu mẫu về nhân sự cho bạn lựa chọn.
• Thông qua các file quản lý trên Excel, nhân viên có thể theo dõi, đối chiếu, so sánh kết quả, thông tin, dữ liệu báo cáo…..
• Excel cũng là một phần mềm văn phòng phổ biến nên sử dụng không quá phức tạp nhưng vẫn cần phải học đầy đủ các kỹ năng sử dụng Excel cơ bản để sử dụng thành thạo.
• Ngoài ưu điểm tiết kiệm chi phí, quản lý nhân sự bằng Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian, sức lực nhiều hơn so với cách thức thủ công truyền thống.

2.2. Nhược điểm

Tuy rằng quản lý nhân sự bằng Excel có rất nhiều ưu điểm nổi bật nhưng không thể phủ nhận rằng: Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đã tạo ra rất nhiều phát hiện mới, nhu cầu của con người ngày tăng cao theo biến động của xã hội. Chính vì thế mà biểu mẫu Excel ngày càng bộc lộ rõ nhược điểm của mình.

• Dữ liệu phân tán, khó rà soát tổng thể

Chắc các doanh nghiệp đã biết dữ liệu trên Excel được phân tán thành nhiều file khác nhau chứ không tập trung vào một file nhất định. Việc này gây bất tiện cho việc tổng hợp dữ liệu để làm báo cáo toàn diện và ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng của ban lãnh đạo.

• Không bảo mật, tiềm ẩn mối nguy hại 

Rõ ràng Excel chưa thực sự bảo mật, nó không có mục nào được phân quyền dành riêng cho người quản lý. Mặc dù bạn có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn không chắc chắn bảo mật dữ liệu 100%. Trong trường hợp đã đặt mật khẩu, nếu quên sẽ rất khó lấy lại.

Thử tưởng tượng xem, nếu thông tin cá nhân, mức lương thưởng, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH… của nhân viên bị rò rỉ ra bên ngoài thì sẽ như thế nào? Hậu quả khó mà lường hết được.

• Khả năng tích hợp kém

Vì là phần mềm lâu đời nên Excel không thể tích hợp các công cụ hỗ trợ khác: phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý hệ thống….. trong khi phần mềm – ứng dụng quản lý nhân sự hiện đại hoàn toàn làm được điều này.

Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch biểu, Gmail thì Excel cũng không thể kết nối được.

• Dễ gây ra sai sót bởi thao tác của con người

Đối với việc quản lý nhân sự trên Excel, con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định tất cả từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, sao chép, chỉnh sửa, rà soát….Mọi thứ đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công.

Và bởi con người làm bằng tay nên rất dễ gây ra sai sót. Chưa kể nếu nhiều người cùng thao tác, cùng truy cập, cùng chỉnh sửa trên một file Execl thì sẽ thế nào? Sự cố là việc khó tránh khỏi.

• Không thể mở rộng khi tăng quy mô

Doanh nghiệp phải ngày càng lớn mạnh, số lượng nhân viên ngày càng lớn, luồng dữ liệu khổng lồ….. cho nên quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là rất khó.

3. Một file quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel gồm những gì?

Ngoài những thông tin cơ bản trong danh sách nhân sự thì trong file quản lý Excel phải chứa đầy đủ thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng phụ cấp và các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, sẽ bao gồm những thông tin sau:

– Mã nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có riêng cho mình một mã số cố định và không bị trùng với người khác. Sau khi nhân viên đó nghỉ việc, mã số đó nên được giữ nguyên, không nên gán cho người khác.

– Họ và tên: Nguyễn Văn A, Hoàng Thị B, Đỗ Khánh C…..)

– Bộ phận, phòng ban: Phòng Marketing, phòng Hành chính, phòng Kế toán…..)

– Loại hình nhân sự: BOD, Leader, quản lý, nhân viên…

– Vị trí công việc: Là vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, ví dụ: chuyên viên sales Level 1, chuyên viên sales Level 2

– Loại hình làm việc: Full time, parttime, cộng tác viên, thời vụ…

– Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2…

– Thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn (đại học, cao đẳng…), trường, chuyên ngành

– Các loại giấy tờ cần thiết khác: Bản sao công chứng CMTND hoặc thẻ CCCD, bản sao giấy khai sinh có công chứng, bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp……

– Các thông tin liên quan tới lương thưởng, phụ cấp: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng (ngân hàng nào, chi nhánh), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH.

– Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian.

Ngoài ra, nên kết hợp hồ sơ nhân sự với một số biểu mẫu nhân sự Excel khác như:

– File Excel quản lý danh sách nhân sự tổng quan

– File Excel quản lý hợp đồng

– File Excel theo dõi nhân sự mới

– File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc

– File Excel theo dõi biến động tiền lương của nhân sự

4. Các loại biểu mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel

Để quản lý tổng thể thông tin về nhân sự trong công ty thì việc chỉ sử dụng file excel quản lý nhân sự với các thông tin cơ bản như trên thì chưa đủ và đòi hỏi doanh nghiệp cần sử dụng nhiều phương thức khác để quản lý. Vì vậy, để quản lý nhân sự hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần kết hợp file quản lý nhân sự với các biểu mẫu file sau đây:

• Quản lý nhân sự hiện có: Đây là file lưu trữ thông tin tổng quan về tất cả các nhân sự hiện tại đang làm việc tại công ty.
• Quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp sẽ sử dụng file này để nhằm mục đích quản lý các hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, hợp đồng CTV của nhân sự.
• Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình làm việc, khi phát sinh nhân sự mới thì doanh nghiệp cũng cần một file excel để theo dõi nhóm đối tượng này.
• Theo dõi nhân sự nghỉ việc: Cùng với việc theo dõi nhân sự mới thì khi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến các vấn đề các yếu tố sẽ bị hủy bỏ khi kết thúc hợp đồng để làm thủ tục chấm dứt hợp đồng.
• Theo dõi biến động tiền lương: Việc tăng giảm, thay đổi cơ chế lương, tăng level, chuyển vị trí cũng là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi quản lý nhân sự.

5. Cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả

Để đảm bảo việc triển khai sử dụng file Excel để quản lý nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần thực hiện các cách sau đây:

• Đánh giá thường xuyên: Để quản lý và theo dõi nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động đánh giá việc sử dụng công cụ excel theo thời gian hàng tháng để kịp thời nắm bắt thông tin và điều chỉnh nếu có sự sai lệch.
• Lưu trữ các thông tin cuối cùng của nhân viên: File quản lý thông tin phải là file hoàn thiện cuối cùng mà nhân sự cung cấp theo chính sách của doanh nghiệp
• Đảm bảo tính an toàn thông tin: Thông tin của nhân sự cần được bảo mật một cách tuyệt đối và hạn chế số người tham gia vào sử dụng.
• Lịch trình lưu trữ: Doanh nghiệp cần xác định thời gian lưu trữ cho từng loại thông tin, hạn chế để thông tin lưu trữ trong cùng một ngày.

Như vậy có thấy được rằng, việc quản lý nhân sự bằng Excel vừa có mặt lợi vừa có mặt hại. Doanh nghiệp cần nhìn nhận một cách chính xác từ đó cân đối với sử dụng sao cho hợp lý để đạt được hiệu quả cao.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel, hy vọng những kiến thức trong bài viết sẽ có ích đối với bạn đọc. Nếu bạn muốn tìm hiểu về các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả thì có thể tham khảo thêm thông tin tại ACC. Công ty Luật ACC - Đồng hành pháp lý cùng bạn.