Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng Anh là PMS – Property Managmement System) là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn, với những tính năng cơ bản như: quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, quản lý từ xa. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về phần mềm quản lý nhân sự khách sạn thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.
phần mềm quản lý nhân sự khách sạn
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng Anh là PMS – Property Managmement System) là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn, với những tính năng cơ bản như: quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, quản lý từ xa…
2. Phân loại phần mềm quản lý khách sạn
Có nhiều cách để phân loại phần mềm quản lý khách sạn. Tuy nhiên, nếu dựa vào yếu tố công nghệ thì có thể chia ra làm 2 loại:
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Do đó, đòi hỏi khách sạn phải đầu tư máy chủ và duy trì đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống.
- Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): Lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp. Do đó, khách sạn không cần phải đầu tư máy chủ và thuê đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống. Ngoài ra, nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên nhà quản lý có thể truy cập phần mềm ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào miễn là có kết nối internet.
3. Tại sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
Giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng, chính xác hơn
Một trong những vấn đề khiến khách hàng cảm thấy khó chịu nhất khi đến một khách sạn là thủ tục check-in, check-out quá chậm chạp. Hãy tưởng tượng, sau một chuyến bay dài, điều khách hàng muốn là có thể nhận phòng nhanh chóng để nghỉ ngơi.
Tuy nhiên, đôi khi cũng khó có thể trách đội ngũ lễ tân bởi họ phải check-in cho một lượng lớn khách hàng. Một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý lễ tân sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Cụ thể, phần mềm sẽ giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out… nhanh chóng và chính xác hơn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn.
Giúp tăng công suất phòng
Với mỗi khách sạn, nỗi sợ lớn nhất là không bán được phòng, đặc biệt là trong thời buổi cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt như hiện nay. Để tăng cơ hội bán được nhiều phòng, các khách sạn đã tích cực chạy đua bán phòng trên các kênh OTA.
Đây là một chiến thuật đúng đắn, tuy nhiên, sẽ rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải vào từng kênh để đăng bán cũng như đóng phòng.
Quả là một việc tốn thời gian, công sức và không hiệu quả chút nào. Một phần mềm quản lý có tính năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với hệ thống này, bạn có thể dễ dàng đăng bán phòng trên tất cả các kênh chỉ với một vài click chuột.
Không còn phải lo lắng về vấn đề overbooking
Một trong những vấn đề lớn nhất khiến nhiều nhà quản lý đau đầu khi bán phòng trên các kênh OTA là overbooking. Để tránh tình trạng này, các khách sạn phải thường xuyên cập nhật số phòng trống trên từng kênh OTA một.
Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian mà lại không hiệu quả do không thể đảm bảo tính kịp thời. Do đó, overbooking vẫn thường xuyên xảy ra. Với cơ chế tự động cập nhật số phòng trống, tính năng quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách triệt để.
Cụ thể, mỗi khi có booking đổ về, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA với số phòng trống đã được cập nhật.
Tiết kiệm thời gian cho bộ phận buồng phòng
Đối với khách hàng khi đến khách sạn, sạch sẽ vẫn là tiêu chí hàng đầu. Điều đó cho thấy bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng như thế nào. Mặc dù công việc chính của nhân viên buồng phòng là dọn dẹp, vệ sinh phòng, nhưng theo nghiên cứu, họ phải tốn 10 – 15% thời gian chỉ để tìm kiếm phòng cần dọn dẹp, vệ sinh.
Đây là một sự lãng phí thời gian không cần thiết. Một phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý buồng phòng sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Với tính năng này, nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng (sạch hay bẩn), phòng nào cần vệ sinh cũng như nhân viên nào sẽ phụ trách việc đó…
Đảm bảo độ chính xác cho các báo cáo
Trong kinh doanh, các báo cáo là vô cùng cần thiết vì dựa vào đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định. Và để đảm bảo tính chính xác của các quyết định, các báo cáo cần phải đặc biệt chính xác. Tuy nhiên, điều này khó có thể đáp ứng được nếu báo cáo được làm thủ công bởi nhân viên, dựa trên việc ghi chép sổ sách.
Với khối lượng công việc quá lớn, việc ghi chép thiếu và tính toán sai là điều rất dễ xảy ra, chưa kể tới việc nhân viên có thể gian lận trong khi làm báo cáo. Một phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng bởi máy tính vốn có khả năng tính toán nhanh chóng và chính xác hơn con người rất nhiều.
Tránh thất thoát
Chống gian lận, tránh thất thoát là một bài toán nan giải đối với nhiều chủ khách sạn, đặc biệt là với những người không thường xuyên có mặt tại khách sạn. Và lời giải cho bài toán này là tính năng kết nối khóa từ của phần mềm quản lý khách sạn.
Khi khách sạn sử dụng khóa từ, khách hàng chỉ có thể vào được phòng nếu có mã (key) được tạo ra bởi phần mềm. Do đó, bắt buộc nhân viên phải nhập thông tin vào phần mềm khi check-in để tạo key cho khách. Với giải pháp này, nhân viên sẽ rất khó gian lận tiền phòng.
Cho phép quản lý từ xa
Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có thể có mặt tại khách sạn. Nhiều người thường xuyên phải đi công tác, hay thỉnh thoảng họ cũng cần nghỉ xả hơi cùng gia đình và bạn bè.
Tuy nhiên, họ vẫn muốn nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Một phần mềm có tính năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng nhu cầu này.
Với tính năng này, nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm từ bất kỳ thiết bị nào (smartphone, laptop, máy tính bảng…) chỉ cần có kết nối internet.
Phần mềm quản lý khách sạn có thể truy cập từ xa
Giúp cắt giảm chi phí nhân sự
Với sự trợ giúp của phần mềm, năng suất lao động của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, nhiều công việc thủ công sẽ được loại bỏ. Ví dụ, việc cập nhật phòng trống trên các kênh OTA, ghi chép sổ sách, làm báo cáo…
Nhờ đó mà khách sạn có thể cắt giảm được chi phí nhân sự. Rõ ràng, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là một khoản đầu tư mang lại lợi ích về lâu dài.
4. Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn
Dễ sử dụng
Điều này thật dễ hiểu. Nếu phần mềm quá phức tạp thì sẽ tốn thời gian đào tạo cho nhân viên học cách sử dụng. Ngoài ra, khi sử dụng, nhân viên cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót.
Bạn cần nhớ rằng mục đích của phần mềm quản lý khách sạn là giúp đơn giản hóa công việc quản lý và kinh doanh khách sạn. Do đó, sẽ rất vô nghĩa nếu phần mềm quá khó sử dụng. Đó là lý do tại sao dễ sử dụng là tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn.
Dễ mở rộng
Việc mở rộng quy mô kinh doanh là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Nếu bạn kinh doanh khách sạn, chắc hẳn bạn cũng muốn có thể mở rộng thêm số lượng phòng, dịch vụ của khách sạn hoặc thậm chí cả các chi nhánh khác để tạo thành một chuỗi khách sạn. Điều đó sẽ mang lại lợi thế về mặt quy mô cho khách sạn.
Và mỗi khi mở rộng quy mô khách sạn như vậy, bạn có muốn lại phải thay đổi phần mềm do phần mềm hiện tại không đáp ứng được yêu cầu không? Việc thay đổi này không phải là đơn giản khi mà kèm theo đó là những dữ liệu quan trọng của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi rõ bên cung cấp xem phần mềm có đáp ứng được nhu cầu khi khách sạn mở rộng quy mô.
Sử dụng công nghệ mới nhất
Trong thời đại 4.0 như hiện nay, công nghệ đóng vai trò quyết định, đảm bảo sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, hãy đảm bảo nó được ứng dụng những công nghệ mới nhất hiện nay, nếu bạn không muốn bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
Bảo mật tốt
Trong kinh doanh khách sạn, dữ liệu là vô cùng quan trọng. Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi nhà cung cấp xem: Họ xử lý dữ liệu của khách sạn như thế nào? Dữ liệu của bạn có được bảo mật hay không? Có thường xuyên được sao lưu không?
Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
Có thể truy cập từ xa
Nếu bạn thường xuyên phải đi công tác nhưng vẫn muốn nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn thì bạn sẽ cần một phần mềm quản lý có tính năng quản lý từ xa.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi bên cung cấp xem phần mềm của họ có cho phép truy cập từ xa, với bất kỳ thiết bị điện tử nào (laptop, smartphone, máy tính bảng…) chỉ cần có kết nối internet hay không?
Có tính năng báo cáo
Báo cáo là một tính năng vô cùng quan trọng của một phần mềm quản lý khách sạn. Nhờ vào những số liệu thống kê từ báo cáo, nhà quản lý mới có thể đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Do đó, bạn cần lựa chọn một phần mềm có tính năng báo cáo chi tiết và chính xác.
Dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng tốt
Trong quá trình sử dụng, chắc chắn sẽ có những lúc phần mềm gặp lỗi. Đây là điều không thể tránh khỏi với những sản phẩm phần mềm. Những lúc như vậy bạn sẽ rất cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Một nhà cung cấp uy tín sẽ hỗ trợ bạn một cách kịp thời và nhanh chóng, để đảm bảo công việc kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn.
Dễ dàng tích hợp với bên thứ 3
Trong quá trình kinh doanh, khách sạn sẽ cần tích hợp những phần cứng cũng như phần mềm của bên thứ 3 vào phần mềm quản lý khách sạn để nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Ví dụ như khóa từ chẳng hạn. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý cho khách sạn, hãy hỏi bên cung cấp xem nó có tương thích với phần cứng của khách sạn không? Nếu không tương thích thì bạn cần cân nhắc lại, nếu không muốn phải đầu tư lại phần cứng.
Giá
Và cuối cùng là yếu tố giá cả. Hãy xem mức giá mà nhà cung cấp đưa ra có thật sự hợp lý hay không? Đảm bảo mức giá đó mang lại hiệu quả đầu tư cho khách sạn.
Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý nhân sự khách sạn. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!