Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự HRIS (phần mềm HRM HRIS)

HRM – Human Resource Management, hay phần mềm quản lý nhân sự hiểu đơn giản là việc doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý thông tin, dữ liệu của người lao động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về phần mềm quản lý nhân sự hris thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.

phần mềm quản lý nhân sự hris

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

HRM – Human Resource Management, hay phần mềm quản lý nhân sự hiểu đơn giản là việc doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý thông tin, dữ liệu của người lao động trong doanh nghiệp.

Với các phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình vận hành ở nhiều khía cạnh khác nhau gồm:

• Quản lý quy trình tuyển dụng
• Quản lý dữ liệu nhân viên
• Đánh giá và xem xét hiệu suất cá nhân
• Quán lý lương thưởng

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ, quy mô từ 10 nhân sự sẽ chọn cách quản lý nhân sự thủ công hoặc sử dụng các phần mềm miễn phí.

Tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và lớn, hiểu được tầm quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng nhân sự và quản trị nguồn lực sẽ lựa chọn đầu tư vào những phần mềm quản lý có trả phí.

Hoặc tuyệt vời hơn nữa, là tự thiết kế và lập trình một phần mềm quản lý nhân sự của riêng mình nhằm tăng cường bảo mật.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý nhân sự hiệu quả

Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân lực Online bên cạnh việc giúp doanh nghiệp tối ưu các hồ sơ, file quản lý hiệu quả thì còn giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy tình và cắt giảm những chi phí không cần thiết.

Cùng Navee tìm hiểu một số các lợi ích nổi bật mà các phần mềm này đem lại cho doanh nghiệp khi sử dụng nhé:

• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

Các phần mềm này thường sẽ được liên kết với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Chỉ với một thao tác, doanh nghiệp dễ dàng đăng tải thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp, cũng như lưu trữ hồ sơ ứng tuyển và sắp xếp lịch phỏng vấn hiệu quả hơn.

• Quản trị thông tin và đánh giá năng lực nhân sự.

Ứng dụng HRM hoạt động như một File excel khổng lồ chứa các dữ liệu liên quan đến hiệu suất hoạt động của từng cá nhân.

Từ đó đưa ra được một đánh giá tổng quan về năng lực của nhân sự giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng xây dựng định hướng hỗ trợ giúp nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của họ.

• Quản lý lương, thưởng, tính OT

Hệ thống HRM sẽ lưu trữ thông tin chấm công của từng nhân viên, giúp đảm bảo phúc lợi và tối ưu quy trình vận hành cho doanh nghiệp.

Với HRM, doanh nghiệp đánh giá mọi thứ khách quan thông qua công nghệ, máy móc và xử lý các tác vụ nặng, tốn nhiều thời gian một cách tự động, nhanh chóng, hiệu quả.

3. Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS là gì?

Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS là một phần mềm cho phép các tổ chức, doanh nghiệp xử lý nhiều chức năng nhân sự tự động và bảo mật. HRIS viết tắt của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human Resources Information System), một nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả các nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Ngoài việc thu thập và lưu trữ thông tin một cách thụ động, HRIS đã phát triển để hỗ trợ nhiều hoạt động nhân sự như theo dõi thời gian và lịch làm việc, lập kế hoạch kế nhiệm và tuyển dụng. Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có thể cải thiện năng suất lao dộng và tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp.

HRIS là một công cụ có tính hữu dụng lớn và vô cùng cần thiết, đang được nhiều công ty xếp hạng hàng đầu trên tất cả các ngành công nghiệp, mọi doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều sử dụng để nâng cao giá trị doanh nghiệp

4. Chức năng và modules của Phần mềm Thông tin nhân sự

Chức năng và modules được cung cấp với HRIS thường bao gồm:

• Cơ sở dữ liệu của hồ sơ nhân sự bao gồm thông tin như tên, địa chỉ, tiền lương, chế độ đãi ngộ và lịch sử đánh giá hiệu suất
• Cổng thông tin nhân sự cho phép nhân viên quản lý thông tin của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem lịch sử tiền lương và đôi khi giao tiếp với các đồng nghiệp
• Cho phép nhân sự xem thông tin về các quyền lợi có sẵn, đưa ra tùy chọn mong muốn và thực hiện các thay đổi khi cần thiết
• Theo dõi thời gian và tự động ghi chép vào nhật ký giờ làm việc của nhân viên
• Chức năng tính lương dựa trên thời gian làm việc đã được ghi chép trong hệ thông và tự động phân bố chính xác tiền lương và thuế
• Các lựa chọn tuyển dụng hỗ trợ tìm nguồn ứng viên, sàng lọc ứng viên và đào tạo nhân viên mới
• Kế hoạch tài nguyên kế nhiệm giúp theo dõi đào tạo và thăng tiến cho nhân viên
• Các phân tích và báo cáo từ phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có thể được sử dụng để xem thông tin lịch sử, dữ liệu qua thời gian và thậm chí đưa ra dự đoán cho tương lai

5. Lợi ích của Phần mềm HRIS

HRIS cho phép nhiều nhiệm vụ nhân sự được lưu trữ và xử lý tự động trong một số trường hợp, có thể tiết kiệm thời gian lao động. Nhiều giờ đồng hồ tiết kiệm này có thể thúc tăng trưởng doanh thu, hoặc được sử dụng cho các nhiệm vụ khác đòi hỏi cách tiếp cận thực tế hơn, từ đó tận dụng thời gian đào tạo của các chuyên gia nhân sự.

Triển khai phần mềm HRIS tại các doanh nghiệp tụt hậu về công nghệ khi mà hệ thông nhân sự vẫn còn lưu trữ và sử dụng tài liệu, giấy tờ có thể tiết kiệm các chi phí văn phòng như: giấy, mực và các vật tư khác. Điều này có thể giảm thiểu những sự cố xảy ra như thất lạc giấy tờ và tiết kiệm thời gian cho những công việc phải làm thủ công trên giấy tờ.

Cổng thông tin nhân sự của HRIS cho phép nhân viên xem xét và quản lý thông tin, không cần giao tiếp quá nhiều với người quản lý nhân sự mà vẫn nhận được thông tin đầy đủ. Sử dụng phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

6. Lựa chọn Phần mềm Thông tin nhân sự phù hợp?

Mỗi doanh nghiệp đều có cấu trúc, nhu cầu khác nhau và trên thị trường cũng có vô số lựa chọn HRIS, điều này khiến cho việc tìm kiếm giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn khó khăn và phức tạp hơn. Khi nghiên cứu lựa chọn các nhà cung cấp HRIS, hãy cân nhắc quy mô doanh nghiệp và định hướng phát triển trong tương lai. Đảm bảo rằng các lựa chọn hàng đầu của bạn có thể được tích hợp với bất kỳ phần mềm hiện có hoặc có thể đảm nhận thay thế các chức năng hiện có nếu bạn chỉ muốn dùng một giải pháp duy nhất.

Nếu bạn đã sẵn sàng để tìm một phần mềm HRIS, OOC cung cấp phần mềm Thông tin nhân sự digiiHRI. Phần mềm Thông tin nhân sự  nhân sự digiiHRI với tính năng quản lý hồ sơ nhân sự cá nhân, quá trình công tác, năng lực, thành tích, tích hợp với các cấu phần khác. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu trong phần mềm digiiHRI là căn cứ để cung cấp dữ liệu nhân sự cho các cấu phần khác như đánh giá năng lực, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý công việc hay lương 3P.

7. Phần mềm HRIS cần cung cấp 5 loại thông tin căn bản sau

• Thông tin cá nhân bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, thông tin thân nhân và các thông tin khác;
• Thông tin về công việc bao gồm các thông tin về quá trình công tác tại công ty và quá trình công tác khác; kết quả đánh giá năng lực, đánh giá KPI của nhân sự;
• Thông tin về đào tạo bao gồm các thông tin về quá trình học tập và đào tạo (nội bộ hoặc học tập bên ngoài…) của nhân sự;
• Chính sách và Quy chế lương bao gồm các thông tin về chính sách được áp dụng cho nhân sự đó, quyết định lương, phụ cấp…
• Thông tin về bảo hiểm và thuế TNCN mà doanh nghiệp quản lý, thu chi hộ nhân sự đó.

Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý nhân sự hris. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.