Những rủi ro khi tổ chức sự kiện

Trên thực tế có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài ý muốn là kỹ năng đặc biệt quan trọng. Vậy, những vấn đề thường gặp là gì?

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện

1. Những rủi ro khi tổ chức sự kiện

1.1. Rủi ro về  tài chính khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải lập kế hoạch dự trù kinh phí đầy đủ, tỉ mỉ và chi tiết nhất để tránh bỏ sót bất kỳ một hạng mục nào, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách được phép. Để đảm bảo kế hoạch dự trù kinh phí hiệu quả, tránh tình trạng thiếu trước hụt sau người tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

 

• Xem kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức đảm bảo đúng với yêu cầu của cấp trên, hoặc khách hàng. 

• Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo

• Liệt kê những vật dụng, hạng mục cần có gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp, chất lượng.. Bước này giúp người tổ chức dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện

• Luôn dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn

1.2. Phát sinh thừa thiếu khách mời

Đây cũng là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện mà chỉ cần không xử lý khéo léo có thể ảnh hưởng đến thành công của sự kiện đó.

• Trường hợp khách tham dự quá ít so với dự kiến: hãy gọi điện cho khách mời để nhắc nhở họ; đồng thời thu hẹp không gian tổ chức (ví dụ căng dây, dùng barie quây khu vực chính) để tạo cảm giác đông khách hơn. Nếu là sự kiện cộng đồng có thể cân nhắc đến giải pháp mở cửa tự do.

• Trường hợp khách mời quá đông: yêu cầu nhà hàng bố trí thêm bàn ghế cho số lượng khách vượt dự kiến. Nếu là sự kiện mở cửa tự do thì lập tức ngừng nhận khách, phân chia nhỏ lượng người cho các hoạt động, tránh tập trung ở khu vực chính

1.3. Lỗi sự cố thiết bị kỹ thuật

Đây là rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình vi chỉ cần một trục trặc nhỏ như mất điện, mất tiếng…trên sân khấu cũng khiến chương trình dừng lại. Việc chờ đợi bộ phận kỹ thuật sửa chữa khiến tiết mục bị mất mạch cảm xúc.

1.4. Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết xấu là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Đối với sự kiện indoor nó chỉ dừng ở mức gây khó khăn cho khách mời khi đến tham gia hoặc gặp rắc rối khi ra về. Với sự kiện outdoor nó thực sự là rủi ro lớn ảnh hưởng rất lớn. Mặc dù chúng ta vẫn có các thiết bị outdoor, nhưng vẫn có nguy cơ đổ sập, chập điện, cháy nổ khi trời mưa

1.5. Thời gian diễn ra

Phân bổ thời gian chương trình chưa hợp lý là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện đối với những người mới. Do không tính toán thời lượng mỗi tiết mục dẫn đến chương trình quá ngắn hoặc quá dài dẫn đến sự kiện bị loãng, dài lê thê không tạo được điểm nhấn hoặc kết thúc quá sớm khiến người tham dự cảm thấy hụt hẫng.

2. Cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện

Việc nhận diện rủi ro và lên kế hoạch cụ thể, tỉ mỉ cho từng giai đoạn sự kiện, xây dựng phương án dự phòng ngay từ đầu giúp hạn chế và xử lý tối đa những rủi ro có thể gặp phải, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.

Giai đoạn trước sự kiện

Trong giai đoạn này người tổ chức cần tìm hiểu các thông tin cụ thể như: thương hiệu doanh nghiệp,phong cách sản phẩm như thế nào, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện là gì, ngân sách như thế nào... Từ đó lên kế hoạch sự kiện chi tiết, chọn lựa địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện

Kế hoạch sự kiện cần phải được lập tỉ mỉ bao gồm kinh phí dự trù cụ thể với từng hạng mục,đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như chuẩn bị nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ.. tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm tổ chức hay rủi ro do không kiểm soát được lượng khách mời.

Giai đoạn trong sự kiện

Đây là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong sự kiện đảm bảo sự kiện diễn ra như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Trong suốt sự kiện cần bố trí nhân sự giám sát đảm bảo các tiết mục diễn ra suôn sẻ đúng với tinh thần của sự kiện, thức ăn được chuẩn bị đầy đủ và nhanh chóng, không xảy ra các vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện như ở trên bao gồm nhưng không giới hạn: sự cố âm thanh, sự cố cháy nổ, rủi ro gây hấn quá khích của khán giả.. Trường hợp xảy ra sự cố phải can thiệp kịp thời, nhanh chóng. Người tổ chức phải luôn chuẩn bị phương án dự phòng  và xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

Trong những show ca nhạc ngoài trời có quy mô lớn cần bố trí xe cứu thương đậu sẵn để xử lý kịp thời  

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là giai đoạn truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp đến nhiều người hơn. Một bước quan trọng sau khi kết thuc sự kiện nữa là xin ý kiến đánh giá của khách hàng tham dự. Ghi nhận feedback đánh giá của khách hàng để cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty.  Thời điểm này để ban tổ chức nghiệm thu xem sự kiện có đạt được mục tiêu không? những điểm làm tốt và chưa tốt...để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. 

Như vậy Bizfly đã chia sẻ bạn 11 vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện cũng như cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện hoàn chỉnh để hạn chế những  tổn thất có thể xảy ra. Hy vọng bài viết giúp bạn phần nào có phương án để quản trị rủi ro hiệu quả, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.