Những điều cần biết khi thay đổi giấy phép kinh doanh

1. Thay đổi tên công ty cần lưu ý điều gì đầu tiên?  

Thay đổi tên công ty là nhu cầu của  nhiều công ty nhằm xây dựng thương hiệu  doanh nghiệp  tốt hơn. Trước khi đổi tên công ty, doanh nghiệp nên kiểm tra xem mình đã đặt tên công ty đúng theo quy định chưa? Tên công ty có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty đã đăng ký  không?  Sau khi nhận được giấy phép thay đổi tên công ty, bạn phải hoàn thành các thủ tục sau: 

 – Thay đổi con dấu theo tên doanh nghiệp mới; 

 – Làm lại biển hiệu đặt tại trụ sở  công ty; 

 – Gửi công văn đến cơ quan thuế về việc thay đổi tên doanh nghiệp thông tin  trên hóa đơn; Cấp lại mẫu hóa đơn mới nếu cơ quan thuế yêu cầu; 

 - Thực hiện thủ tục thông báo  đơn vị; thay đổi tên công ty với doanh nghiệp  bảo hiểm, thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng,… 

 – Thực hiện các thủ tục sửa đổi thông tin trên các giấy phép con, giấy chứng nhận khác mà công ty có; 

 – Thông báo cho các đối tác về việc thay đổi tên công ty. Và có thể ký lại các phụ lục hợp đồng đã ký với khách hàng; 

 Lưu ý: Trường hợp công ty không thay đổi tên công ty bằng tiếng Việt mà chỉ bổ sung tên công ty bằng tiếng Anh hoặc tên viết tắt thì công ty không cần thay đổi con dấu.  

2. Thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những  gì? 

 So với các  thay đổi khác thì thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh phức tạp hơn một chút. Doanh nghiệp nên đưa vào một số lưu ý trước và sau  thủ tục: 

 – Trước khi thay đổi địa chỉ: Ngoài việc lựa chọn địa chỉ mới phù hợp với nhu cầu của công ty, địa chỉ mới còn phải đáp ứng các điều kiện  pháp luật quy định như: 

 Số nhà; Ngõ/ngõ/hẻm; Huyện; Tỉnh và có tất cả các tài liệu chứng minh rằng nó được phép thành lập văn phòng đã đăng ký. – Đồng thời, trong thời gian thay đổi địa chỉ  khác  với địa chỉ cũ, Công ty phải thực hiện các bước quyết toán nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi Công ty thành lập. Sau đó thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh và thông báo với cơ quan thuế mới nơi bạn chuyển đến.  Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh: 

 – Làm lại biển hiệu đặt tại trụ sở  công ty; 

 – Thay đổi con dấu khi công ty có sự thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký khác quận/huyện; 

 – Gửi công văn tới cơ quan thuế về việc thay đổi  địa chỉ công ty với thông tin trên hóa đơn; Cấp lại mẫu hóa đơn mới nếu cơ quan thuế yêu cầu; 

 - Thực hiện thủ tục thông báo  đơn vị; thay đổi địa chỉ công ty với người bảo hiểm,…; 

 – Thực hiện các thủ tục sửa đổi thông tin trên các giấy phép con, giấy chứng nhận khác mà công ty có; 

 – Thông báo thay đổi địa chỉ đến đối tác, khách hàng. 

 3. Những điều cần biết khi thay đổi ngành nghề trong giấy phép kinh doanh 

 Chuyển ngành  là việc thêm hoặc  bớt ngành  của một công ty nhằm mở rộng hoặc thu hẹp lĩnh vực hoạt động của công ty đó. Khi có  thay đổi chi nhánh, đối với những chi nhánh không đủ điều kiện, công ty chỉ phải thực hiện bước thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.  Riêng đối với  ngành nghề có điều kiện, ngoài việc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi ngành nghề, công ty còn phải đáp ứng thêm một số điều kiện sau: 

 Đối với  ngành nghề yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề: Trong quá trình hoạt động, công ty phải đảm bảo đầy đủ việc cấp chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật; 

 Đối với  ngành nghề đăng ký mới yêu cầu các điều kiện khác: Doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật; 

 4. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cần lưu ý những gì?  

Người đại diện theo pháp luật của công ty là người quản lý, đại diện trực tiếp cho công ty tham gia các giao dịch của công ty. Do đó, khi có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật của công ty thì công ty phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới. Đồng thời thực hiện các thủ tục kèm theo sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới như sau: 

 – Đăng ký sửa đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng; 

 – Trong một số trường hợp công ty phải sửa đổi  các giấy phép con có thông tin của người đại diện như: Giấy phép phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, giấy phép công ty lữ hành,  hoạt động giáo dục,…; 

 – Thông báo cho  đối tác, khách hàng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty; 

 – Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật kèm theo  chuyển nhượng vốn cho người khác, công ty phải lưu ý thủ tục kê khai thuế TNCN của bên chuyển nhượng; 

 Xem thêm: Quy định về đại diện theo pháp luật 

 5.  Công ty cần lưu ý gì khi thay đổi vốn điều lệ? 

Khi có sự thay đổi vốn điều lệ thì thủ tục giảm vốn sẽ phức tạp hơn so với thủ tục tăng vốn. Việc tăng hay giảm vốn đăng ký phụ thuộc vào nguồn lực của công ty và cũng cần căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh hiện tại của công ty. Vì một số ngành nghề có điều kiện phải có vốn pháp định. Do đó, để  hoạt động trong ngành  đã đăng ký, các công ty phải đáp ứng các yêu cầu về  vốn tối thiểu.  Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý đến mức vốn đăng ký sau khi thay đổi, vì nó sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài hàng năm. Đặc biệt:

Lưu ý:  lệ phí môn bài sẽ được thu vào năm tiếp theo sau năm thay đổi vốn cổ phần. 

6. Khi thay đổi thành viên/cổ đông trong công ty cần lưu ý những gì?

 Khi thực hiện thủ tục thay đổi thành viên trong công ty, công ty cần lưu ý những điều sau: 

 - Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Để tăng số lượng thành viên góp vốn thì phải thay đổi loại hình công ty; 

 – Đối với công ty TNHH 2 thành viên hợp danh trở lên: Thông báo thay đổi đến cơ quan đăng ký công ty. Đồng thời, việc thay đổi đối tác dẫn đến  chuyển nhượng vốn sẽ làm phát sinh thủ tục kê khai thuế TNCN khi chuyển nhượng. Và nghĩa vụ nộp thuế nếu phát sinh số  thuế phải nộp; 

 - Đối với công ty cổ phần. Khi  chuyển nhượng cổ đông  không phải thực hiện thủ tục khai báo thay đổi với trụ sở đăng ký. Công ty tự đăng ký  việc chuyển nhượng giữa các cổ đông và thực hiện thủ tục kê khai, nộp  thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần cho cổ đông chuyển nhượng (Bên bán).