Quản lý nhân sự thường được gọi với cái tên HRM (viết tắt của cụm từ tiếng anh Human Resource Management). HRM có nhiệm vụ tổ chức, quản lý đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực con người tại các doanh nghiệp, công ty, tổ chức luôn đảm bảo về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng ACC tìm hiểu các thông tin về mô hình phần mềm quản lý nhân sự thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này nhé.
mô hình phần mềm quản lý nhân sự
1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
HRM – Human Resource Management, hay phần mềm quản lý nhân sự hiểu đơn giản là việc doanh nghiệp áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý thông tin, dữ liệu của người lao động trong doanh nghiệp.
Với các phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình vận hành ở nhiều khía cạnh khác nhau gồm:
- Quản lý quy trình tuyển dụng
- Quản lý dữ liệu nhân viên
- Đánh giá và xem xét hiệu suất cá nhân
- Quán lý lương thưởng
Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ, quy mô từ 10 nhân sự sẽ chọn cách quản lý nhân sự thủ công hoặc sử dụng các phần mềm miễn phí.
Tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và lớn, hiểu được tầm quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng nhân sự và quản trị nguồn lực sẽ lựa chọn đầu tư vào những phần mềm quản lý có trả phí.
Hoặc tuyệt vời hơn nữa, là tự thiết kế và lập trình một phần mềm quản lý nhân sự của riêng mình nhằm tăng cường bảo mật.
2. Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý nhân sự hiệu quả
Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân lực Online bên cạnh việc giúp doanh nghiệp tối ưu các hồ sơ, file quản lý hiệu quả thì còn giúp doanh nghiệp có thể tối ưu quy tình và cắt giảm những chi phí không cần thiết.
Cùng Navee tìm hiểu một số các lợi ích nổi bật mà các phần mềm này đem lại cho doanh nghiệp khi sử dụng nhé:
- Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng
Các phần mềm này thường sẽ được liên kết với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Chỉ với một thao tác, doanh nghiệp dễ dàng đăng tải thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp, cũng như lưu trữ hồ sơ ứng tuyển và sắp xếp lịch phỏng vấn hiệu quả hơn.
- Quản trị thông tin và đánh giá năng lực nhân sự.
Ứng dụng HRM hoạt động như một File excel khổng lồ chứa các dữ liệu liên quan đến hiệu suất hoạt động của từng cá nhân.
Từ đó đưa ra được một đánh giá tổng quan về năng lực của nhân sự giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng xây dựng định hướng hỗ trợ giúp nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của họ.
- Quản lý lương, thưởng, tính OT
Hệ thống HRM sẽ lưu trữ thông tin chấm công của từng nhân viên, giúp đảm bảo phúc lợi và tối ưu quy trình vận hành cho doanh nghiệp.
Với HRM, doanh nghiệp đánh giá mọi thứ khách quan thông qua công nghệ, máy móc và xử lý các tác vụ nặng, tốn nhiều thời gian một cách tự động, nhanh chóng, hiệu quả.
3. Chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý tuyển dụng
Các phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ xây dựng quy trình tuyển dụng nhanh gọn, thông minh. Chúng vừa tự động hóa nhiều thao tác thủ công, vừa tương tác đa chiều với ứng viên. Qua đó tăng hiệu quả của công tác tìm người.
Phần lớn các phần mềm HRM đều có tính năng cơ bản sau:
- Tạo đợt tuyển dụng theo nhu cầu
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Tích hợp các trang web tuyển dụng
- Sàng lọc và duyệt ứng viên phù hợp
- Tạo vòng phỏng vấn ứng viên
- Tự động gửi email thông báo kết quả, trúng tuyển, mời phỏng vấn, cảm ơn, từ chối,…
- Đo lường hiệu quả đợt tuyển dụng
- Chuyển hồ sơ ứng viên sang nhân viên chính thức
Quản lý đào tạo
Đào tạo là quá trình cần thiết trong tất cả giai đoạn phát triển của một doanh nghiệp. Đào tạo giúp doanh nghiệp nâng cao trình độ và chuyên môn nội tại. Đồng thời là phương thức giữ chân nhân tài hiệu quả.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong đào tạo sẽ nâng cao chất lượng quy trình. Cụ thể:
- Quản lý các chương trình đào tạo
- Quản lý danh sách người tham gia đào tạo
- Tạo thư viện tài liệu đào tạo
- Theo dõi quá trình đào tạo
- Xây dựng bài kiểm tra hậu đào tạo
- Thu thập phản hồi chất lượng ngày đào tạo
- Tra cứu thông tin học viên đào tạo
Quản lý chấm công
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt khi quy mô nhân sự không ngừng tăng, cơ chế hoạt động lại nhiều ca, kíp.
Vì thế, quản lý chấm công là điều không thể thiếu trong danh sách chức năng của phần mềm quản lý nhân sự.
- Nhận dữ liệu từ máy chấm công. Sau đó tự động chuẩn hóa theo các thiết lập nội quy của doanh nghiệp
- Tùy chỉnh các ca làm việc với chính sách khác nhau về giờ ra, giờ vào, đi muộn về sớm, giờ giải lao,…
- Không giới hạn cài đặt số ca làm việc
- Xây dựng ca làm theo từng bộ phận, phòng ban, nhân sự
- Lập bảng chấm công chuẩn, tiện lợi theo dõi
- Cho phép giải trình công kịp thời
- Xuất bảng chấm công tới nhân viên theo mẫu của doanh nghiệp
Quản lý hồ sơ
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu nhân viên tốt hơn. Không chỉ cung cấp khóa bảo mật an toàn, phần mềm tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nhập liệu của Hành chính Nhân sự (HCNS).
- Theo dõi quá trình công tác của nhân viên: lịch sử công lương, kết quả đánh giá,…
- Lưu trữ thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, sơ yếu lý lịch,…
- Quản lý thông tin bổ trợ trong bảo hiểm và thuế như: số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh,…
- Quản lý các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm khi nhân viên làm việc trong tổ chức
- Theo dõi kinh nghiệm làm việc trước đây
Quản lý tiền lương
Với dữ liệu công chuẩn, phần mềm HRM có thể tự động đưa ra kết quả lương. Từ đó tăng độ chính xác và tốc độ của các kỳ thanh toán lương.
-
- Tính lương theo bảng chấm công
- Tính các khoản phạt, thưởng độ chuyên cần theo chính sách của công ty
- Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm
- Theo dõi kỳ tạm ứng lương của nhân viên
- Xuất bảng lương theo mẫu của doanh nghiệp tới nhân viên
- Một số phần mềm quản lý nhân sự cho phép thiết lập công thức tính lương khác nhau.
4. Các mô hình quản trị nhân sự phổ biến nhất hiện nay
4.1. Mô hình quản trị nhân sự 5PS của SCHULER
Mô hình này tập trung vào các mối quan hệ nội tại giữa mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và 5 hoạt động nhân sự được hình thành từ:
- Philosophy – Quan điểm
- Policies – Chính sách
- Programs – Chương trình
- Process – Quy trình
- Practices – Hoạt động
Với việc xác định 5 hoạt động trên, mô hình đã chỉ ra mối tương tác phức tạp giữa các hoạt động nhân sự cần thiết để hình thành và phát triển hành vi của cá nhân và nhóm, nhằm đáp ứng các nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp.
Schuler cho rằng doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu kinh doanh chiến lược và phân tích một cách có hệ thống tác động của những nhu cầu đó đối với 5 hoạt động quản trị nguồn nhân lực nêu trên.
Mối liên kết giữa chiến lược và hoạt động quản lý nhân sự được củng cố bằng cách khuyến khích sự tham gia của người lao động vào quá trình xác định vai trò của họ. Quy trình quản trị nguồn nhân lực chiến lược cũng tạo cơ hội cho phòng nhân sự tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược kinh doanh.
4.2. Mô hình quản lý nhân sự kiểu Nhật của WILLIAM OUCHI (Thuyết Z)
Học thuyết này chú trọng vào việc tăng thêm sự trung thành của người lao động với công ty bằng cách tạo niềm tin và mãn nguyện cho nhân viên trong và ngoài thời gian làm việc.
Đảm bảo cho cấp trên nắm bắt tình hình cấp dưới, cho nhân viên tham gia quyết sách, kịp thời phản ánh tình hình cấp trên, cho nhân viên đưa ra đề nghị của mình rồi cấp trên mới quyết định.
Nhà quản lý cấp cơ sở phải có đủ quyền xử lý các vấn đề cấp cơ sở; có năng lực điều hành, phối hợp những quan điểm của nhân viên; đồng thời khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của họ.
Nhà quản lý cấp trung phải thống nhất tư tưởng về quan điểm, điều chỉnh và hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở, thông báo tình hình với cấp trên và đưa ra ý kiến của mình.
Công ty cần đảm bảo chế độ làm việc lâu dài để nhân viên yên tâm trong công việc và tăng thêm tinh thần trách nhiệm.
Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến phúc lợi của nhân viên, làm cho họ thấy thoải mái, không có sự phân biệt giữa cấp trên và dưới.
Đánh giá nhân viên toàn diện, rõ ràng, cẩn trọng và có biện pháp kiểm soát tế nhị, giữ thể diện cho người lao động.
Học thuyết Z được nhiều người ủng hộ, đối với người Nhật nói riêng và người phương tây nói chung họ luôn coi trọng sự trung thành và lòng tự trọng hay cái tôi của họ. Đó là phương thức mà người Nhật sử dụng, đem lại hiệu quả và thành công lớn cho doanh nghiệp.
4.3. Mô hình quản lý lấy thuyết nhu cầu MASLOW làm nền tảng
Đây là mô hình phổ biến và quan trọng nhất trong việc xây dựng mô hình quản lý nhân sự.
Tháp Maslow bao gồm 5 tầng và được liệt kê theo hình kim tự tháp : Nhu cầu vật chất, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được tôn trọng, nhu cầu tự thể hiện bản thân.
Người lãnh đạo cần hiểu rõ được nhu cầu của nhân viên đang ở mức nào của tháp để đưa ra giải pháp thỏa đáng như chế độ lương thưởng, công bằng và bình đẳng, tôn trọng nhân viên, tạo điều kiện, cơ hội để nhân viên phát triển bản thân.
4. Mô hình quản trị nhân sự HARVARD
Mô hình quản lý nhân sự này được đề xuất bởi Beer và các cộng sự năm 1984.
Mô hình này lấy con người làm trọng tâm, coi trọng mối quan hệ giao tiếp giữa các cá nhân trong một tập thể, đề cao vai trò của người lãnh đạo trong việc tạo động lực gắn kết trong đội nhóm. Nó cũng xác định một số yếu tố chính gắn với việc tạo ra sự tích hợp bên trong và bên ngoài, bao gồm nhiệm vụ, chiến lược, cơ cấu tổ chức, văn hoá, đặc tính lao động và các chính sách nhân sự.
Hiệu quả có được từ sự tích hợp giữa chính sách quản lý nguồn nhân lực với chiến lược kinh doanh là lợi tức, thị phần, chất lượng sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp, tính sáng tạo, năng suất lao động, đạo đức nghề nghiệp và doanh thu.
Trên đây là một số thông tin về mô hình phần mềm quản lý nhân sự. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!