Mẫu số 03-VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa là một mẫu biểu đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép kết quả kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho. Vậy mẫu này được hiểu như thế nào? ACC xin chia sẻ các thông tin chi tiết về mẫu này đến bạn thông qua bài viết dưới đây.
Mẫu số 03-VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa mới nhất
1.Cấu trúc của mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
1.1. Phần đầu:
- Tên đơn vị: Ghi tên đầy đủ của đơn vị sử dụng Biên bản.
- Tên biên bản: Ghi rõ "Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa".
- Số: Ghi số thứ tự của Biên bản.
- Ngày lập: Ghi ngày tháng năm lập Biên bản.
1.2. Phần nội dung:
- Tên VTCCSHH: Ghi tên đầy đủ của VTCCSHH được kiểm nghiệm.
- Số lượng: Ghi số lượng VTCCSHH được kiểm nghiệm.
- Quy cách: Ghi quy cách kỹ thuật của VTCCSHH.
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của số lượng VTCCSHH.
- Giá trị: Ghi giá trị của VTCCSHH.
- Nguồn gốc, xuất xứ: Ghi nguồn gốc, xuất xứ của VTCCSHH.
- Mục đích sử dụng: Ghi mục đích sử dụng của VTCCSHH.
- Phương pháp kiểm nghiệm: Ghi phương pháp kiểm nghiệm được sử dụng.
- Kết quả kiểm nghiệm: Ghi kết quả kiểm nghiệm, bao gồm:
- Số lượng thực tế: Ghi số lượng VTCCSHH thực tế kiểm nghiệm được.
- Quy cách, chất lượng thực tế: Ghi quy cách, chất lượng thực tế của VTCCSHH.
- Kết luận: Ghi kết luận VTCCSHH đạt hay không đạt yêu cầu.
1.3. Phần cuối:
Ý kiến của các thành viên: Ghi ý kiến của các thành viên tham gia kiểm nghiệm, bao gồm:
- Ghi chú về những điểm cần lưu ý: Ghi chú về những điểm cần lưu ý trong quá trình kiểm nghiệm.
- Ký tên, đóng dấu xác nhận: Các thành viên tham gia kiểm nghiệm ký tên, đóng dấu xác nhận kết quả kiểm nghiệm.
2.Mục đích sử dụng mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (gọi tắt là Biên bản) được sử dụng với nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:
- Xác định số lượng, quy cách, chất lượng của VTCCSHH:
- Biên bản giúp ghi chép chính xác số lượng, quy cách và chất lượng thực tế của VTCCSHH sau khi kiểm nghiệm.
- Dữ liệu này làm căn cứ để đối chiếu với thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ mua bán.
- Từ đó, đảm bảo VTCCSHH được cung cấp đúng theo yêu cầu và chất lượng.
- Làm căn cứ để thanh toán cho nhà cung cấp:
- Biên bản là bằng chứng xác thực về chất lượng VTCCSHH.
- Dựa trên kết quả kiểm nghiệm trong Biên bản, đơn vị sử dụng có thể quyết định thanh toán cho nhà cung cấp.
- Việc thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng và quy định của pháp luật.
- Làm căn cứ để quản lý VTCCSHH trong kho:
- Biên bản cung cấp thông tin về số lượng, quy cách, chất lượng của VTCCSHH.
- Dựa trên thông tin này, đơn vị sử dụng có thể quản lý VTCCSHH trong kho một cách hiệu quả.
- Việc quản lý bao gồm việc nhập kho, xuất kho, theo dõi tồn kho và bảo quản VTCCSHH.
- Xác định trách nhiệm trong trường hợp VTCCSHH không đạt yêu cầu:
- Nếu VTCCSHH không đạt yêu cầu theo kết quả kiểm nghiệm trong Biên bản, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm.
- Trách nhiệm này có thể bao gồm việc đổi trả hàng hóa, bồi thường thiệt hại hoặc chịu các hình thức xử phạt theo quy định.
- Ngoài ra, Biên bản còn có thể được sử dụng cho các mục đích sau:
- Cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng khi cần thiết.
- Làm căn cứ để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận mua hàng.
- Làm tài liệu tham khảo cho các hoạt động mua bán VTCCSHH trong tương lai.
3.Mẫu số 03-VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa mới nhất
|
Đơn vị: .............................. Bộ phận: ........................... |
Mẫu số 03 - VT |
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày...tháng...năm....
Số: .....................
- Căn cứ ................... số ........ngày.....tháng.....năm..... của ..........................
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà ............................... Chức vụ ........................ Đại diện ...................... Trưởng ban
+ Ông/Bà ............................... Chức vụ ........................ Đại diện ...................... Ủy viên
+ Ông/Bà ............................... Chức vụ ........................ Đại diện ...................... Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
|
Số TT |
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa |
Mã số |
Phương thức kiểm nghiệm |
Đơn vị tính |
Số lượng theo chứng từ |
Kết quả kiểm nghiệm |
Ghi chú |
|
|
Số lượng đúng quy cách, phẩm chất |
Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất |
|||||||
|
A |
B |
C |
D |
E |
1 |
2 |
3 |
F |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ........................................................................................
|
Đại diện kỹ thuật |
Thủ kho |
Trưởng ban |
4.Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu số 03-VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
4.1. Lập Biên bản đầy đủ, chính xác:
- Cần điền đầy đủ tất cả các thông tin trong Biên bản, bao gồm thông tin chung, thông tin về vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, kết quả kiểm nghiệm và ý kiến của các thành viên.
- Các thông tin phải được điền chính xác, rõ ràng, không tẩy xóa hay sửa chữa.
4.2. Sử dụng đúng mẫu Biên bản:
- Cần sử dụng đúng mẫu Biên bản số 03-VT theo quy định của Bộ Tài chính.
- Không sử dụng các mẫu Biên bản tự chế hoặc không phù hợp với quy định.
4.3. Ký tên, đóng dấu xác nhận:
- Tất cả các thành viên tham gia kiểm nghiệm phải ký tên, đóng dấu xác nhận vào Biên bản.
- Việc ký tên, đóng dấu xác nhận thể hiện trách nhiệm của các thành viên đối với kết quả kiểm nghiệm.
4.4. Lưu trữ Biên bản:
- Biên bản cần được lưu trữ cẩn thận, có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
- Thời gian lưu trữ Biên bản theo quy định của đơn vị, nhưng tối thiểu là 02 năm.
4.5. Một số lưu ý khác:
- Cần thực hiện kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo đúng quy trình, phương pháp và tiêu chuẩn chất lượng.
- Có thể thành lập ban kiểm nghiệm để thực hiện việc kiểm tra chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Nếu vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đạt yêu cầu, cần lập biên bản ghi chép cụ thể các sai sót và đề xuất hướng giải quyết.
5.Câu hỏi thường gặp:
5.1.Khi nào cần lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa?
Trả lời: Việc lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (VTCCSHH) là cần thiết trong các trường hợp sau:
a. Trước khi nhập kho:
VTCCSHH thuộc danh mục bắt buộc kiểm nghiệm theo quy định:
- Danh mục này được quy định bởi Bộ Tài chính, các bộ, ngành liên quan và cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng sản phẩm.
- Ví dụ: thực phẩm, thuốc chữa bệnh, vật liệu xây dựng, thiết bị y tế,...
VTCCSHH có giá trị lớn, quan trọng:
- Việc kiểm nghiệm giúp đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả sử dụng của VTCCSHH.
- Ví dụ: máy móc, thiết bị, công trình xây dựng,...
VTCCSHH có nguy cơ cao về chất lượng:
- Việc kiểm nghiệm giúp phát hiện và ngăn chặn VTCCSHH giả, kém chất lượng, không đảm bảo an toàn.
- Ví dụ: sản phẩm hóa chất, hàng điện tử, hàng tiêu dùng,...
b.Trong quá trình nhập kho:
Phát hiện sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập:
- Việc kiểm nghiệm giúp xác định chính xác số lượng và chất lượng VTCCSHH thực tế nhập kho.
- Từ đó, điều chỉnh giá trị thanh toán và xử lý các sai sót trong quá trình nhập kho.
Có nghi ngờ về chất lượng VTCCSHH:
- Việc kiểm nghiệm giúp xác định VTCCSHH có đảm bảo chất lượng theo yêu cầu hay không.
- Từ đó, có biện pháp xử lý phù hợp như đổi trả hàng hóa, bồi thường thiệt hại,...
c. Khi cần đánh giá chất lượng VTCCSHH trong quá trình sử dụng:
VTCCSHH có dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp:
- Việc kiểm nghiệm giúp xác định mức độ hư hỏng và khả năng sử dụng tiếp theo của VTCCSHH.
VTCCSHH không đạt hiệu quả sử dụng như mong muốn:
- Việc kiểm nghiệm giúp xác định nguyên nhân và tìm giải pháp khắc phục.
d. Khi cần thanh lý VTCCSHH:
- Việc kiểm nghiệm giúp xác định giá trị thanh lý của VTCCSHH.
5.2.Ai là người chịu trách nhiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa?
Trả lời: Người chịu trách nhiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (VTCCSHH) phụ thuộc vào quy định nội bộ của từng đơn vị. Tuy nhiên, thường sẽ là một trong những cá nhân sau:
Cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng:
- Nếu đơn vị có bộ phận kiểm tra chất lượng riêng, cán bộ của bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm lập Biên bản.
- Họ có chuyên môn về kiểm nghiệm VTCCSHH và đảm bảo tính chính xác, khách quan cho Biên bản.
Bộ phận quản lý kho:
- Nếu đơn vị không có bộ phận kiểm tra chất lượng riêng, cán bộ quản lý kho sẽ chịu trách nhiệm lập Biên bản.
- Họ có quyền truy cập vào VTCCSHH và thông tin về chất lượng của VTCCSHH.
Nhân viên được ủy quyền:
- Đơn vị có thể ủy quyền cho cá nhân cụ thể (như cán bộ kỹ thuật, cán bộ kinh doanh) chịu trách nhiệm lập Biên bản.
- Việc ủy quyền cần được thực hiện bằng văn bản và nêu rõ trách nhiệm của người được ủy quyền.
Ngoài ra, các thành viên tham gia kiểm nghiệm VTCCSHH cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin và ký tên xác nhận vào Biên bản
Trên đây, là những thông tin cần thiết nhất về Mẫu số 03-VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa mới nhất mà chúng tôi đã mang đến cho bạn.Hy vọng rằng bài viết này hữu ích đối với bạn. Trong quá trình đọc và tìm hiểu mẫu biên bản này, bạn còn điều gì chưa rõ ràng , vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các địa chỉ sau để được ACC hỗ trợ trực tiếp.
Hotline: 1900.3330
Zalo: 0846967979
Gmail: [email protected]
Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Bình luận