Hướng dẫn cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số

Đăng ký thêm chữ ký số cho doanh nghiệp là bước quan trọng giúp tăng cường bảo mật và hợp pháp hóa các giao dịch điện tử. Với xu hướng số hóa ngày càng phát triển, việc sở hữu nhiều chữ ký số không chỉ đáp ứng nhu cầu giao dịch linh hoạt mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số thông qua bài viết sau để tối ưu quy trình đăng ký thủ tục này.

Hướng dẫn cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số

1. Chữ ký số là gì? 

Chữ ký số (hay chữ ký điện tử) là một dạng chữ ký được sử dụng trong môi trường kỹ thuật số để xác nhận và chứng thực tính hợp lệ, nguyên gốc của thông tin, tài liệu hoặc giao dịch điện tử. Chữ ký số có các đặc điểm sau:

• Bảo mật: Đảm bảo rằng thông tin không bị thay đổi sau khi được ký.
• Xác thực: Xác nhận danh tính của người ký.
• Không thể phủ nhận: Người ký không thể phủ nhận việc đã ký tài liệu hoặc giao dịch.

>> Có thể bạn quan tâm: Thủ tục đăng ký kinh doanh [Hồ sơ, Điều kiện mới]

2. Những thông tin cần lưu ý khi kiểm tra chữ ký số

Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty

+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ

+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực

+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)

+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token

+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi cung cấp dịch vụ chữ ký số

+ Một số nội dung cần thiết theo quy định mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra

Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.

>> Xem thêm bài viết: Phân biệt đăng ký kinh doanh và mã số thuế 

3. Hướng dẫn cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số 

Hướng dẫn cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số

Để kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ

Truy cập vào trang web của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia tại địa chỉ: https://neac.gov.vn/vi

Bước 2: Chọn mục Kiểm tra văn bản ký số

Trên thanh menu, chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến và sau đó chọn Kiểm tra văn bản ký số.

Bước 3: Tải lên văn bản cần kiểm tra

Tại giao diện hiển thị, chọn mục Kiểm tra chữ ký số:

Chọn Click vào box này hoặc Chọn file tải lên để tải văn bản có chữ ký cần kiểm tra lên hệ thống (có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng).

Bước 4: Kiểm tra chữ ký số

Khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký số ở góc dưới cùng của màn hình.

Bước 5: Xem kết quả kiểm tra

Trường hợp chữ ký số hợp lệ:

• Tên chữ ký: Hiển thị tên chữ ký và đơn vị ký.
• Trạng thái chữ ký: Hiển thị thông báo "Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra".
• Tính toàn vẹn của dữ liệu: Dữ liệu không bị thay đổi.
• Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

Trường hợp chữ ký số không hợp lệ:

• Hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ.

Thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp bạn kiểm tra được chữ ký số có hợp lệ hay không một cách dễ dàng và nhanh chóng trên trang web của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia.

>> Xem thêm thông tin tại Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ

4. Cách xóa chữ ký số khi bị lỗi cho doanh nghiệp

Để xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật chứng thư số mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng: Mở phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số mà bạn đang sử dụng để quản lý tài khoản chữ ký số.

Bước 2: Chọn mục Quản lý tài khoản chữ ký số: Tìm và chọn mục "Quản lý tài khoản chữ ký số" trong giao diện phần mềm hoặc ứng dụng.

Bước 3: Chọn Thông tin tài khoản: Vào phần "Thông tin tài khoản" để xem các thông tin về tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Bước 4: Chỉnh sửa thông tin:

• Chọn "Chỉnh sửa".
• Sau đó chọn "Chứng thư số mới" để bắt đầu quá trình xóa chữ ký số hết hạn.

Bước 5: Cập nhật chứng thư số mới:

• Cắm USB token vào máy tính hoặc mở ứng dụng chữ ký số.
• Nhập mã PIN để truy cập vào chứng thư số mới.
• Nhấn "Lưu lại" hoặc "Cập nhật" thông tin mới.
• Chọn "Đăng ký" để hoàn tất quá trình cập nhật chứng thư số mới.

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp đã xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật thành công chứng thư số mới. Điều này đảm bảo việc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp không bị gián đoạn, đặc biệt là trong các nghĩa vụ nộp thuế và kê khai thuế trên phần mềm.

5. Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra chữ ký số doanh nghiệp có mất phí không?

Thông thường, việc kiểm tra chữ ký số doanh nghiệp trên các trang web của cơ quan nhà nước là miễn phí. Tuy nhiên, một số dịch vụ của bên thứ ba có thể thu phí.

Làm thế nào để biết chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực?

Bạn có thể kiểm tra trạng thái chữ ký số qua phần mềm hoặc ứng dụng chữ ký số, hoặc thông qua trang web của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Tôi có thể kiểm tra nhiều doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số cùng lúc không?

Điều này phụ thuộc vào công cụ hoặc dịch vụ mà bạn sử dụng. Một số dịch vụ của bên thứ ba cho phép kiểm tra nhiều doanh nghiệp cùng lúc.

Việc hiểu rõ cách kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký số sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết, đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng cho mọi giao dịch điện tử. Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng.