Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định

Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định (TSCĐ) là tập hợp các bước và biện pháp nhằm đảm bảo rằng tài sản cố định được quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hoặc gian lận. Qua bài viết, Công ty Luật ACC mong muốn chia sẻ đến quý khách hàng quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định.

Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định

1. Kiểm soát nội bộ tài sản cố định là như thế nào?

Kiểm soát nội bộ tài sản cố định là một hệ thống các quy trình, biện pháp nhằm đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm các hoạt động như:

• Lập và ban hành chính sách quản lý tài sản cố định: Chính sách cần quy định rõ ràng về định nghĩa, phân loại, mục đích sử dụng, trách nhiệm quản lý, thủ tục mua sắm, bàn giao, sử dụng, bảo quản, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định.
• Lập và quản lý sổ sách tài sản cố định: Doanh nghiệp cần lập sổ sách tài sản cố định theo quy định, bao gồm sổ thẻ tài sản cố định, sổ nhật ký khấu hao tài sản cố định, sổ kiểm kê tài sản cố định. Sổ sách tài sản cố định cần được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.
• Thực hiện kiểm kê tài sản cố định định kỳ: Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản cố định định kỳ ít nhất một năm một lần. Việc kiểm kê cần được thực hiện bởi đội ngũ kiểm kê có chuyên môn và kinh nghiệm. Kết quả kiểm kê cần được ghi chép đầy đủ, chính xác và đối chiếu với sổ sách tài sản cố định.
• Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản cố định: Doanh nghiệp cần kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản cố định thường xuyên để đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Việc kiểm tra, giám sát có thể được thực hiện thông qua các hình thức như kiểm tra đột xuất, kiểm tra định kỳ, kiểm tra theo yêu cầu của cấp trên.
• Bảo quản và sửa chữa tài sản cố định: Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản tài sản cố định an toàn, tránh thất thoát, hư hỏng. Khi tài sản cố định bị hư hỏng cần được sửa chữa kịp thời để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Kiểm soát nội bộ tiếng anh là gì? qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

2. Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định

Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước sau:

1. Xây dựng và ban hành chính sách quản lý tài sản cố định:

• Chính sách cần quy định rõ ràng về định nghĩa, phân loại, mục đích sử dụng, trách nhiệm quản lý, thủ tục mua sắm, bàn giao, sử dụng, bảo quản, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định.
• Chính sách cần được ban hành và phổ biến đến tất cả cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.

2. Lập và quản lý sổ sách tài sản cố định:

Doanh nghiệp cần lập sổ sách tài sản cố định theo quy định, bao gồm:

• Sổ thẻ tài sản cố định: Ghi chép đầy đủ thông tin về từng tài sản cố định như tên tài sản, mã tài sản, giá gốc, giá trị còn lại, khấu hao lũy kế, giá trị thanh lý, tình trạng sử dụng.
• Sổ nhật ký khấu hao tài sản cố định: Ghi chép số tiền khấu hao được tính cho từng tài sản cố định trong từng kỳ kế toán.
• Sổ kiểm kê tài sản cố định: Ghi chép kết quả kiểm kê tài sản cố định định kỳ.

Sổ sách tài sản cố định cần được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.

3. Thực hiện kiểm kê tài sản cố định định kỳ:

• Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản cố định định kỳ ít nhất một năm một lần.
• Việc kiểm kê cần được thực hiện bởi đội ngũ kiểm kê có chuyên môn và kinh nghiệm.
• Kết quả kiểm kê cần được ghi chép đầy đủ, chính xác và đối chiếu với sổ sách tài sản cố định.

4. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản cố định:

• Doanh nghiệp cần kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản cố định thường xuyên để đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm.
• Việc kiểm tra, giám sát có thể được thực hiện thông qua các hình thức như:
• Kiểm tra đột xuất.
• Kiểm tra định kỳ.
• Kiểm tra theo yêu cầu của cấp trên.

5. Bảo quản và sửa chữa tài sản cố định:

• Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản tài sản cố định an toàn, tránh thất thoát, hư hỏng.
• Khi tài sản cố định bị hư hỏng cần được sửa chữa kịp thời để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

6. Thanh lý tài sản cố định:

• Doanh nghiệp cần thanh lý tài sản cố định khi tài sản không còn đáp ứng nhu cầu sử dụng hoặc không có khả năng sửa chữa.
• Việc thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện theo quy định của pháp luật.

7. Ghi chép và báo cáo về tài sản cố định:

• Doanh nghiệp cần ghi chép đầy đủ, chính xác các thông tin về tài sản cố định, bao gồm giá gốc, giá trị còn lại, khấu hao lũy kế, giá trị thanh lý.
• Doanh nghiệp cần báo cáo về tình hình quản lý tài sản cố định theo quy định của pháp luật và nội quy của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm về Điều kiện ghi nhận tài sản cố định vô hình qua bài viết của Công ty Luật ACC nhé.

3. Mục đích của kiểm soát nội bộ tài sản cố định

Kiểm soát nội bộ tài sản cố định có các mục đích chính sau:

• Đảm bảo tính chính xác của sổ sách tài sản cố định: Hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của sổ sách tài sản cố định, từ đó phản ánh đúng giá trị và tình trạng của tài sản cố định trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Bảo vệ tài sản cố định khỏi thất thoát, hư hỏng: Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ giúp ngăn ngừa thất thoát, hư hỏng tài sản cố định do các yếu tố như trộm cắp, lãng phí, tai nạn lao động.
• Sử dụng tài sản cố định hiệu quả: Hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
• Tuân thủ pháp luật: Hệ thống kiểm soát nội bộ tuân thủ pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp luật về quản lý tài sản cố định, từ đó hạn chế các rủi ro pháp lý.

4. Công cụ kiểm soát nội bộ tài sản cố định

Có nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:

- Phần mềm quản lý tài sản cố định:

+ Phần mềm quản lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình kiểm soát nội bộ, bao gồm:

• Theo dõi vị trí và tình trạng của tài sản cố định.
• Ghi chép lịch sử sửa chữa và bảo dưỡng.
• Tính toán khấu hao tài sản cố định.

+ Lập báo cáo về tình hình quản lý tài sản cố định.

+ Một số phần mềm quản lý tài sản cố định phổ biến tại Việt Nam bao gồm: KiotViet, Misa, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365.

- Hệ thống mã vạch:

• Hệ thống mã vạch giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý tài sản cố định bằng cách gắn mã vạch cho từng tài sản.
• Khi quét mã vạch, doanh nghiệp có thể truy cập thông tin chi tiết về tài sản, bao gồm vị trí, tình trạng, lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng, v.v.
• Việc sử dụng hệ thống mã vạch giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tài sản cố định.

- Thiết bị định vị GPS:

• Thiết bị định vị GPS giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí của tài sản cố định trong thời gian thực.
• Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các tài sản di động như xe ô tô, máy móc thiết bị thi công, v.v.
• Việc sử dụng thiết bị định vị GPS giúp doanh nghiệp ngăn ngừa thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng.

- Camera giám sát:

• Camera giám sát giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động sử dụng tài sản cố định và phát hiện các hành vi vi phạm.
• Hình ảnh từ camera giám sát có thể được lưu trữ và sử dụng làm bằng chứng khi cần thiết.
• Việc sử dụng camera giám sát giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của người sử dụng tài sản cố định và bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát.

5. Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng sau:

- Môi trường kiểm soát:

+ Môi trường kiểm soát là nền tảng cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Môi trường kiểm soát tốt cần có các yếu tố sau:

• Lãnh đạo có cam kết thực hiện kiểm soát nội bộ: Lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với việc thực hiện kiểm soát nội bộ bằng cách ban hành chính sách rõ ràng, cung cấp nguồn lực đầy đủ và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực hiện các biện pháp kiểm soát.
• Ý thức trách nhiệm của nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo đầy đủ về kiểm soát nội bộ và có ý thức trách nhiệm cao trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát.

- Quy trình đánh giá rủi ro:

+ Quy trình đánh giá rủi ro là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định, đánh giá và ưu tiên các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của mình.

+ Quy trình đánh giá rủi ro cần được thực hiện một cách hệ thống và bài bản, bao gồm các bước sau:

• Xác định rủi ro: Doanh nghiệp cần xác định tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của mình.
• Đánh giá rủi ro: Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
• Ưu tiên rủi ro: Doanh nghiệp cần ưu tiên các rủi ro cần được quan tâm và xử lý trước tiên.

- Hoạt động kiểm soát:

+ Hoạt động kiểm soát là các biện pháp được thực hiện để giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp cần thiết lập các hoạt động kiểm soát phù hợp với từng rủi ro đã được xác định.

+ Một số hoạt động kiểm soát phổ biến bao gồm:

• Phân công trách nhiệm: Doanh nghiệp cần phân công rõ ràng trách nhiệm thực hiện các biện pháp kiểm soát cho từng cá nhân hoặc bộ phận.
• Thủ tục phê duyệt: Doanh nghiệp cần thiết lập các thủ tục phê duyệt cho các hoạt động quan trọng.
• Giám sát: Doanh nghiệp cần giám sát thường xuyên việc thực hiện các biện pháp kiểm soát để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

- Hoạt động thông tin và truyền thông:

• Hoạt động thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ được truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các bên liên quan.
• Doanh nghiệp cần thiết lập các kênh thông tin và truyền thông phù hợp để truyền đạt thông tin về kiểm soát nội bộ cho nhân viên, ban lãnh đạo và các bên liên quan khác.

6. Câu hỏi thường gặp

Tại sao việc kiểm soát nội bộ tài sản cố định lại quan trọng?

Kiểm soát nội bộ tài sản cố định là quan trọng vì nó giúp bảo vệ tài sản khỏi mất mát, lạm dụng, và gian lận, đồng thời đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả. Nó cũng hỗ trợ trong việc lập kế hoạch tài chính, cải thiện báo cáo tài chính, và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định kế toán.

Làm thế nào để đảm bảo tài sản cố định được ghi nhận chính xác trong sổ sách?

Để đảm bảo tài sản cố định được ghi nhận chính xác, cần duy trì sổ đăng ký tài sản chi tiết, ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản, kiểm tra thực tế định kỳ, và so sánh dữ liệu trên sổ sách với thực tế. Các giao dịch liên quan đến tài sản cũng cần được ghi nhận kịp thời và chính xác.

Làm thế nào để xác định thời điểm và cách thức thanh lý tài sản cố định?

Thời điểm và cách thức thanh lý tài sản cố định cần được xác định dựa trên các yếu tố như tình trạng tài sản, giá trị còn lại, và nhu cầu của doanh nghiệp. Quy trình thanh lý cần được thực hiện theo quy định nội bộ và các yêu cầu pháp lý, bao gồm việc bán, chuyển nhượng hoặc loại bỏ tài sản.

Quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định cần được cập nhật như thế nào?

Quy trình kiểm soát nội bộ cần được cập nhật định kỳ để phản ánh các thay đổi trong môi trường kinh doanh, quy định pháp lý, và yêu cầu nội bộ. Cập nhật cũng nên được thực hiện khi có sự thay đổi trong cấu trúc tổ chức hoặc quy trình hoạt động.

Làm thế nào để kiểm soát khấu hao tài sản cố định?

Để kiểm soát khấu hao, cần:

Xác định chính xác phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao của tài sản. Theo dõi và ghi nhận chi phí khấu hao định kỳ. Đánh giá lại giá trị tài sản và điều chỉnh khấu hao khi có thay đổi về tình trạng hoặc giá trị của tài sản.

Trên đây là toàn bộ thông tin tư vấn của Công ty Luật ACC liên quan đến quy trình kiểm soát nội bộ tài sản cố định. Chúng tôi hy vọng nhận được nhiều ý kiến đóng góp của quý khách hàng trên cả nước để chúng tôi ngày một chuyên nghiệp hơn.