Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu - Luật ACC

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì các hóa đơn trên 20 triệu sẽ phải được thanh toán bằng hình thức không sử dụng tiền mặt. Vậy quy định cụ thể như thế nào và cách xử lý khi xuất hoá đơn bằng tiền mặt ra sao? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

1. Quy định đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ trên 20 triệu đồng

Tại Khoản 10, Điều 1, Thông tư số 26/2015/TT-BTC có nội dung sửa đổi, bổ sung Điều 15 của , Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã đề cập tới vấn đề hóa đơn đầu vào trị giá trên 20 triệu đồng như sau: Chỉ áp dụng khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi các hóa đơn có trị giá trên 20 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tức phải được thanh toán qua ngân hàng.

Quy định trên không áp dụng với các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
Tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC, khi hướng dẫn xác định các khoản chi được khấu trừ, Bộ Tài chính có quy định: Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần trên 20 triệu đồng (có bao gồm thuế GTGT) phải có chứng cứ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ.

Như vậy, căn cứ vào các quy định trên, bên mua muốn được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng do bên bán xuất thì bên mua bắt buộc không được thanh toán bằng tiền mặt mà phải áp dụng thanh toán qua ngân hàng.

2. Quy định thanh toán với nhiều hóa đơn xuất cùng ngày có tổng trị giá trên 20 triệu đồng

Tại Điều 15, Thông tư số 219/2013, Bộ Tài chính đã có quy định: Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày, dù giá trị của mỗi hóa đơn đều dưới 20 triệu đồng, song nếu giá trị tổng của các hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng thì bên mua chỉ được áp dụng khấu trừ thuế khi có chứng từ thanh toán tại ngân hàng. Tức là, bên mua muốn được khấu trừ thì không được thanh toán bằng tiền mặt. Trường hợp này thì nhà cung cấp chính là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp tiến hành kê khai và nộp thuế.

Tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính có quy định:

- Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được hưởng khấu trừ;

- Với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà tới thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, căn cứ vào các quy định trên thì các đơn vị kinh doanh khi mua hàng hóa dịch vụ của một nhà cung cấp, nếu phát sinh nhiều hóa đơn đầu vào xuất cùng một ngày, giá trị mỗi hóa đơn thấp hơn 20 triệu đồng, song giá trị tổng các hóa đơn lại đạt trên 20 triệu đồng thì buộc phải áp dụng thanh toán qua ngân hàng thì mới được hưởng khấu trừ thuế.

Hướng dẫn xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu - Luật ACC

3. Cách xử lý khi có hóa đơn GTGT trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt 

Tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

“Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).”

Như vậy, nếu doanh nghiệp có hóa đơn GTGT trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt một phần hoặc toàn bộ hóa đơn thì doanh nghiệp phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị của hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt. 

Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể “sửa sai” để đảm bảo phần chi phí này vẫn tuân thủ đúng quy định bằng một trong các cách sau đây: 

• Thương lượng với đối tác trả lại tiền mặt, sau đó đi lại bằng ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Nếu sử dụng cách này, hai bên cần phải lập biên bản xác nhận về việc bên bán hoàn trả lại tiền cho bên mua (đi kèm phiếu thu và phiếu chi). 
• Đi lại UNC qua ngân hàng, sau đó nhận lại tiền mặt từ bên bán. Cách này tiềm ẩn nhiều rủi ro và doanh nghiệp chỉ nên thực hiện khi bên bán là đối tác tin cậy. 

Lưu ý: Phương thức trên chỉ đúng khi các doanh nghiệp thật sự có phát sinh quan hệ trao đổi, mua bán. Trong trường hợp các bên không phát sinh quan hệ mua bán nhưng vẫn tiến hành giao dịch qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi, sau đó, bên bán trả lại tiền mặt cho bên mua thì sẽ bị coi là mua bán hóa đơn trái pháp luật.

Ngoài ra, nếu bên mua sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hóa đơn GTGT trên 20 triệu cho bên bán thì vẫn coi là sử dụng tiền mặt và phần thuế, phí này vẫn không được coi là hợp lệ. Ở trường hợp này, công văn số 5465/TCT-KK hướng dẫn các doanh nghiệp xử lý như sau:

“Trường hợp Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam và Công ty Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên (sau đây gọi là “Công ty”) ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân.

Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm:

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty;
– Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp;
– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân

… thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần”.

Tóm tắt lại, doanh nghiệp cần có: 

• Quy chế tài chính quy định về việc ủy quyền cho người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán tiền hàng hoặc giấy ủy quyền;
• Chứng từ liên quan đến việc mua bán hàng hóa;
• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã chuyển khoản lại số tiền hàng cho cá nhân được ủy quyền.

Khi đó, số tiền hàng sẽ được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT.

4. Những trường hợp hóa đơn thanh toán trên 20 triệu có thể sử dụng tiền mặt

• Chi mua mua sản phẩm nông nghiệp, thuỷ sản, cát, sỏi, đất, đá của của người dân bán ra. Các khoản chi lương, tiền công, và những khoản chi mag tính chất tiền lương trả người lao động, các khoản chi công tác phí theo định mức.
• Khoản chi mua hàng, dịch vụ của đối tượng không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh cá nhân nộp thuế theo phương thức khoán;
• Các khoản chi phòng chống HIV/AIDS nơi làm việc, chi cho thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.
• Những khoản thanh toán hàng, dịch vụ theo phương thức bù trừ, uỷ quyền