Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết nhất [2024]

Xuất hóa đơn theo hợp đồng như thế nào? Khi xuất hóa đơn cần lưu ý điều gì? Dưới đây sẽ là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết và chuẩn xác nhất cho thắc mắc nêu trên do ACC cung cấp! Hy vọng bài viết hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử có thể cung cấp đến bạn kiến thức về cách xuất hóa đơn điện tử để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Khái niệm xuất hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử 

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử: khi xuất hóa đơn điện tử, bạn cần phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.

Thông tin của người bán/mua:

– Họ và tên của người mua: phải được ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp người mua không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn thì phải ghi chú lại.

– Tên cơ quan/tổ chức/công ty: cũng phải ghi đầy đủ và chính xác. Trong trường hợp tên cơ quan/tổ chức/công ty quá dài, người lập hóa đơn có thể tham khảo quy định viết tắt để rút ngắn tên đơn vị của mình lại.

Ví dụ: Công ty trách nhiệm hữu hạn có thể viết tắt là công ty TNHH, công ty cổ phần viết tắt thành công ty CP,…

– Mã số thuế: trường thông tin này rất dễ viết sai, do đó người lập hóa đơn cần kiểm tra lại kĩ trước khi xuất hóa đơn.

– Địa chỉ: người lập hóa đơn lưu ý phải điền đúng địa chỉ được đăng ký trong Giấy phép đăng ký kinh doanh.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn:

– Phần tiền ghi trên hóa đơn theo hợp đồng sẽ không được làm tròn số lẻ.

– Trong trường hợp người mua dùng ngoại tệ để thanh toán, người lập hóa đơn phải ghi tổng tiền thanh toán bằng nguyên tệ và kèm theo Tiếng Việt tại mục “Số tiền bằng chữ”.

Chữ ký:

– Chữ ký của người bán: ai là người lập hóa đơn thì sẽ là người đó trực tiếp ký, thường sẽ là thủ trưởng đơn vị, hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền để ký (phải có giấy ủy quyền), dấu của đơn vị sẽ được đóng vào bên trái của hóa đơn.

– Chữ ký của người mua: ai là người giao dịch trực tiếp thì sẽ là người đó ký. Tuy nhiên, chữ ký của người mua là không bắt buộc. Trong trường hợp người mua không trực tiếp tới mua thì người bán phải ghi rõ giao dịch qua điện thoại, qua Internet hay qua fax.

3. Các nguyên tắc xuất hóa đơn các doanh nghiệp cần nhớ

3.1. Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT

Khi lập xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:

• Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

3.2. Nguyên tắc về quy định các tiêu thức trên hóa đơn khi lập và xuất

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

3.3. Nguyên tắc về xử lý đối với hóa đơn bị sai sau khi đã xuất

Trường hợp 1:  Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.
- Với hóa đơn điện tử đã xuất và và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi có sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
Sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và  ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử, cần phải lưu ý những điều sau để quá trình xuất hóa đơn được tiến hành nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.

• Người viết hóa đơn phải là người bán.
• Người bán phải lập hóa đơn theo hợp đồng theo đúng số thứ tự từ bé tới lớn.
• Nếu danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài, người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức dưới đây:

– Hóa đơn giấy: người bán xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê.

– Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang.

• Trong ngành xây dựng, người lập hóa đơn được phép ghi thông tin về hàng hóa theo công trình được bàn giao.

Trên đây là nội dung về hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết nhất do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bài viết hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử này bổ ích đối với bạn, tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.