Số đông Doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực thay thế cho hóa đơn thường. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn bị lúng túng trong việc tra cứu hóa đơn trên website tra cứu của Tổng Cục Thuế khi nhận được hóa đơn xác thực từ đối tác. Vậy tra cứu hóa đơn có mã xác thực như thế nào?. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của ACC để được giải đáp một cách cụ thể và chi tiết.
Điều đầu tiên, quý bạn đọc cần phải biết hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Các loại hóa đơn điện tử và những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020 quy định về hóa đơn, chứng tử “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua”.
2. Các loại hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC nói rõ về các loại Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
- Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.
3. Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn… từ đó giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
- Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và có thể gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.
4. Cách tra cứ hóa đơn điện tử GTGT trên trang của Tổng Cục thuế
Tra cứu hoá đơn điện tử GTGT trên trang của “ TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
- Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.
Cụ thể, cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế gồm 3 bước sau:
Lưu ý: Cách này hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123.
Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn cần tra cứu, nhấn Tìm kiếm.
Bước 4: Chương trình hiển thị kết quả tra cứu.
hoặc truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Lưu ý: Cách này hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2020/NĐ-CP cũ.
Chọn: Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn
Nhập đầy đủ các thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”.
– Quý bạn đọc chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn cần chuẩn bị 1 file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu)
– Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Ghi chú:
Số Hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, Hóa đơn Invoice
=> Click vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn hiện kết quả như sau:
Với kết quả tra cứu hóa đơn điện tử như trên, tức là có đầy đủ các thông tin về:
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
- Thông tin hóa đơn
=> Hóa đơn điện tử hợp pháp hay Hóa đơn thật
Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin hóa đơn thì Hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu có thể trở thành hóa đơn không hợp pháp. Có thể trường hợp đó Doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Ví dụ như mẫu hóa đơn điện tử dưới đây:
Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp pháp như trên:
- Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
- Đơn vị chủ động liên hệ với chi cục thuế hoặc tổng cục thuế để được cập nhật đầy đủ thông tin về hóa đơn lên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp
Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu của chúng tôi về Hướng dẫn tra cứu hóa đơn có mã xác thực chính xác nhất theo quy định cập nhật mới nhất năm 2022. Chúng tôi mong rằng quý khách hàng đã nắm được những thông tin hữu ích liên quan đến quyền lợi của mình. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm nào và có nhu cầu sử dụng dịch vụ của ACC xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Nội dung bài viết:
Bình luận