Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán còn thắc mắc: khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Bài viết này ACC sẽ Hướng dẫn cách lập và phát hành hóa đơn điện tử misa.
1. Nội dung
Thiết lập email gửi hóa đơn là để phục vụ cho việc gửi hóa đơn điện tử đã phát hành tới khách hàng. Khi kế toán sử dụng chức năng gửi hóa đơn, chương trình sẽ thực hiện gửi từ địa chỉ email được thiết lập.
2. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây
3. Hướng dẫn trên phần mềm
1. Vào mục Hệ thống\ chọn Emai gửi hóa đơn.
2. Chọn Nhà cung cấp dịch vụ Email.
Nếu chọn Dịch vụ email MISA: chương trình sẽ dùng dịch vụ email của MISA để gửi hóa đơn cho người mua, khách hàng không cần thiết lập máy chủ gửi email.
Lưu ý:
Nếu sử dụng dịch vụ email MISA, trên email gửi hóa đơn sẽ có lưu ý cho người mua không reply lại mail này.
Nếu người mua trả lời lại mail thì thư sẽ được chuyển vào mail: [email protected]
Nếu chọn một trong các nhà cung cấp: Gmail; Hotmail; Outlook Mail; Yahoo Mail thì cần khai báo các thông tin sau:
Tên người gửi/Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi (trên email sẽ hiển thị thông tin “From: Tên người gửi/Email gửi” khai báo tại đây. Ví dụ: From: Công ty TNHH XYZ.)
Tên đăng nhập và Mật khẩu: là tài khoản đăng nhập vào email của người gửi (Ví dụ: Tài khoản Gmail, Tài khoản Yahoo…)
- Nếu chọn nhà cung cấp: Khác thì cần khai báo các thông tin sau:
Máy chủ mail, Cổng và Phương thức bảo mật: Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.
Lưu ý: Với trường hợp sử dụng Outlook, xem hướng dẫn cách lấy thông tin Máy chủ Mail tại đây.
Tên người gửi/Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi (trên email sẽ hiển thị thông tin “From: Tên người gửi/Email gửi” khai báo tại đây. Ví dụ: From: Công ty TNHH XYZ.)
Tên đăng nhập và Mật khẩu: là tài khoản đăng nhập vào email của người gửi.
3. Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại.
Lưu ý: Tham khảo Các trường hợp thiết lập Email không thành công tại đây
5. Nhấn Lưu. Khi gửi hóa đơn cho khách hàng, chương trình sẽ thực hiện gửi từ email đã thiết lập, với tiêu đề email chứa tên công ty được khai báo ở trên.
Câu hỏi thường gặp
Email là gì?
Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).
Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết.
Địa chỉ email là gì?
Địa chỉ email chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như là một cái tên. Giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ nhà thì địa chỉ email cũng tương tự như vậy, chỉ khác là bạn có thể đặt tên email thoải mái miễn là cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.
Dùng để làm gì?
Địa chỉ email được dùng để người khác gửi thư đến cho chúng ta.
Ví dụ: [email protected], [email protected], [email protected].
Cấu trúc của một địa chỉ email bao gồm gì?
Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.
+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó. Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.
+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.
+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.
Ví dụ: Peter Wilson [email protected]. Với "Peter Wilson" là tên định dạng, "peter_wilson" là tên email và "businessmail.com" là tên miền.
Nội dung bài viết:
Bình luận