Hướng dẫn cách làm tờ khai thuế tncn quý 1/2024

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, việc quản lý và đối mặt với các trách nhiệm thuế trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng quý đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ về mặt thuế. Quý 1 năm 2023 là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân thực hiện tờ khai thuế TNCN. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện tờ khai thuế TNCN quý 1/2023, giúp bạn nắm bắt đúng quy trình và tránh những rủi ro pháp lý.

Hướng dẫn cách làm tờ khai thuế tncn quý 1/2023

I. Hướng dẫn cách làm tờ khai thuế tncn quý 1/2023

*Lưu ý:

• Tháng/quý nào Có trả lương là phải nộp Tờ khai thuế TNCN tháng/quý đó dù có hay không phát sinh khấu trừ thuế TNCN.
• Tháng/quý nào Không trả lương thì Không phải nộp tờ khai thuế TNCN tháng/quý đó

Sau đây, để  lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN – mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC các bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Lập bảng tính thuế TNCN theo tháng & quý

+ Lập bảng tổng hợp tính thuế TNCN theo tháng

Để tiện cho việc nhập số liệu trên tờ khai, các bạn nên lập sẳn bảng excel tính thuế TNCN tháng và quý. Căn cứ vào số tiền lương mà người lao động được trả trong tháng để tính ra số thuế TNCN phải nộp. Lưu ý là công việc này các bạn kế toán thực hiện hàng tháng nhé!

>> Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

Ví dụ bảng lương tính thuế TNCN tháng 7, 8, 9 của TinLaw như sau:

Tháng 7/2022:

Tháng 8/2022:

Tháng 9/2022:

+ Lập bảng tổng hợp tính thuế TNCN theo quý

Căn cứ vào bảng tính thuế TNCN của 3 tháng trong quý, các bạn tổng hợp số liệu theo quý để đưa lên tờ khai. Các bạn thực hiện công việc này vào cuối quý hoặc đầu quý sau hoặc trước khi làm tờ khai thuế TNCN.

Các bạn làm 1 bảng tính thuế TNCN trên file Excel như hướng dẫn ở trên, sau khi làm xong:

• Bước 1 Lọc và lấy số liệu ở cột “Thu nhập chịu thuế” của toàn bộ nhân viên để nhập vào Chỉ tiêu 27.
• Bước 2: Lọc và lấy số liệu ở cột “Thu nhập chịu thuế” của những nhân viên phải nộp thuế TNCN để nhập vào Chỉ tiêu 30.
• Bước 3: Lọc và lấy số liệu ở cột “Thuế TNCN phải nộp” của những nhân viên phải nộp thuế để nhập vào Chỉ tiêu 33.

Bước 2: Làm tờ khai thuế TNCN theo quý trên phần mềm HTKK

Căn cứ vào bảng tổng hợp thuế TNCN đã làm ở bước 1, các bạn tiến hành đưa số liệu vào tờ khai thuế TNCN theo quý.

Đầu tiên, mở phần mềm Hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất, sau đó bấm chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” rồi chọn tiếp “05/KK-TNCN tờ khai khấu trừ thuế TNCN(TT80/2021)” như ảnh bên dưới.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK

Sau đó màn hình sẽ xuất hiện bảng chọn kỳ tính thuế như hình:

Các bạn căn cứ vào hướng dẫn cách xác định kỳ tính thuế chúng tôi đã giới thiệu ở phần 1 để tích vào thông tin trong bảng.

Ví dụ: Theo thông tin từ các bảng của bước 1, TinLaw cần lập tờ khai theo quý, cụ thể là quý 3/2022.

Sau khi chọn xong, màn hình sẽ xuất hiện giao diện tờ khai thuế TNCN – Mẫu số: 05/KK-TNCN như bên dưới:

Trong tờ khai các bạn thấy có 5 cột (STT, chỉ tiêu, mã chỉ tiêu, đơn vị tính, số người/số tiền). Các số liệu trong tờ khai sẽ được tính căn cứ vào bảng tính thuế TNCN quý ở bước 2 và các chỉ tiêu trên tờ khai 05/KK-TNCN. Sau đây, TinLaw sẽ hướng dẫn các bạn cách làm tờ khai thuế TNCN theo quý Mẫu số 05/KK-TNCN. Cụ thể như sau:

• Chỉ tiêu [21] Tổng số người lao động: là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà công ty bạn đã trả thu nhập trong kỳ. Trong kỳ các bạn đã trả lương cho bao nhiêu người thì đưa hết họ vào đây – không phân biệt người lao động đó có bị khấu trừ thuế TNCN hay không.

Cụ thể: Trong tháng/quý công ty phát sinh trả lương cho những ai thì đều kê khai vào đây (dù là cá nhân thời vụ, thử việc, hợp đồng dài hạn, nhân viên đã nghỉ trong quý)

Ví dụ: Tháng 7 có 5 nhân viên

– Tháng 8 có tuyển thêm 1 nhân viên thử việc, 1 nhân viên nghỉ việc.

– Tháng 9 Tuyển thêm 2 nhân viên.

=> Kê khai vào chỉ tiêu 21 = (5+1+2) = 8

Giải thích: Mặc dù trong tháng 8 có 1 nhân viên nghỉ, nhưng tháng 7 và tháng 8, doanh nghiệp vẫn trả lương cho nhân viên đó, nên nhân viên đó vẫn phải được Tổng hợp vào đây)

  – Tháng 8 có tuyển thêm 1 người (+ thêm 1) và Tháng 9 tuyển thêm 2 người (+ thêm 2)

• Chỉ tiêu [22] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: là tổng số cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên mà công ty bạn đã trả thu nhập trong kỳ.

  Ví dụ: Trong tháng 8 có 5 nhân viên ký hợp đồng lao động dài hạn, và ký hợp đồng thử việc với 1 nhân viên => Thì nhập số 5 vào đây.

• Chỉ tiêu [23]: Tìm Tổng số cá nhân đã bị khấu trừ Thuế: 23 = 24 + 25. Phần mềm tự động cập nhật
• Chỉ tiêu [24] Cá nhân cư trú: là số cá nhân cư trú mà công ty bạn đã trả thu nhập đã khấu trừ thuế. (Trong ví dụ tại bảng tính quý 3/2022: có 2 người: Hoàng Văn Hào và Nguyễn Thị Hiền -> là 2 cá nhân cư trú bị khấu trừ thuế)
• Chỉ tiêu [25] Cá nhân không cư trú: là số cá nhân không cư trú mà công ty bạn đã trả thu nhập đã khấu trừ thuế. (Trong ví dụ tại bảng tính quý 3/2022: có 1 người: Chuyên gia A là cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế)
• Chỉ tiêu [26] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trả cho cá nhân: Chỉ tiêu [26] = [27] + [28]. Phần mềm tự động cập nhật.
• Chỉ tiêu [27] Cá nhân cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.

Công thức tính thu nhập chịu thuế TNCN như sau:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

Chú ý: Các bạn phải tính được “Thu nhập chịu thuế” thì mới kê khai được Chỉ tiêu này nhé (theo Công thức như trên).

– Các khoản được miễn thuế KHÔNG phải là “Các khoản giảm trừ nhé”, chi tiết các bạn bấm Cách tính thuế ở phần Ví dụ cuối bài nhé.

Ví dụ 1: Trong quý 3/2022 TinLaw có phát sinh trả lương như sau:

– Tháng 7: Tổng lương trả cho 5 nhân viên là: 50 tr; Tổng các khoản được miễn thuế TNCN (ăn trưa + điện thoại) là: 5.000.000

-> Tổng thu nhập chịu thuế tháng 7 của 5 nhân viên cư trú là: 50tr – 5tr = 45tr.

– Tháng 8: Tổng lương trả cho 5 nhân viên là: 50 tr; Tổng các khoản được miễn thuế TNCN (ăn trưa + điện thoại) là: 5.000.000

-> Tổng thu nhập chịu thuế tháng 8 của 5 nhân viên cư trú là: 50tr – 5tr = 45tr.

– Tháng 9: Tổng lương trả cho 5 nhân viên là: 50 tr; Tổng các khoản được miễn thuế TNCN (ăn trưa + điện thoại) là: 5.000.000

-> Tổng thu nhập chịu thuế tháng 9 của 5 nhân viên cư trú là: 50tr – 5tr = 45tr.

=> Tổng thu nhập chịu thuế quý 3/2021 của 5 nhân viên cư trú là: 45tr + 45tr + 45tr = 135tr.

Các bạn chú ý phần này nhé:

– Theo quy định – Thời điểm tính thuế TNCN là thời điểm trả thu nhập -> Do vậy doanh nghiệp bạn trả lương vào thời điểm nào thì tính thuế và kê khai thuế TNCN thời điểm đó.

    Ví dụ: Trả lương tháng 6/2022 vào ngày 5/7/2022 -> Thì tính thuế và kê khai thuế TNCN vào tháng 7/2022.

– Đây là Tổng thu nhập chịu thuế của tất cả nhân viên mà doanh nghiệp bạn đã trả trong tháng/quý (Dù là lao động thời vụ, thử việc, dài hạn … Dù có phải nộp thuế TNCN hay không … -> Thì cũng phải cộng hết vào đây nhé).

  Ví dụ: Tháng 7 có phát sinh ký hợp đồng thử việc với nhân viên A, mức lương là 5tr => Thì cũng phải cộng 5tr vào đây nhé (Dù nhân viên có phải nộp thuế 10% hoặc làm cam kết 02 – tạm thời chưa nộp thuế 10%, thì cũng phải cộng 5tr vào đây nhé)

– Nếu trong tháng/quý mà doanh nghiệp bạn có trả lương cho nhân viên -> Nhưng không có nhân viên nào phải nộp thuế TNCN -> Thì kê khai đến chỉ tiêu này là xong nhé.

• Chỉ tiêu [28] Cá nhân không cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ. Chỉ tiêu này các bạn cũng tính như trên Chỉ tiêu 27 (Chỉ khác là cá nhân không cư trú)
• Chỉ tiêu [29]: Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế TNCN: Chỉ tiêu [29] = [30] + [31]  => các bạn không thể điền, phần mềm tự cộng ở chỉ tiêu 30 và 31.
• Chỉ tiêu [30] Cá nhân cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo trong kỳ.

Trong ví dụ tại bảng tính quý 3/2022: có 2 cá nhân cư trú là Hoàng Văn Hào (TNCT = 40.500.000) và Nguyễn Thị Hiền (TNCT = 3.800.000) đã bị khấu trừ thuế TNCN => Chỉ tiêu [30] = 40.500.000 + 3.800.000 = 44.300.000

• Chỉ tiêu [31] Cá nhân không cư trú: Là các khoản thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế trong kỳ.

Trong ví dụ tại bảng tính quý 3/2022: có 1 người: Chuyên gia A là cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế với mức TNCN là: 20.000.000

Các bạn phân biệt: Chỉ tiêu 26,27, 28 và chỉ tiêu 29, 30, 31 như sau nhé:

Điểm giống nhau: đều tìm thu nhập chịu thuế

Điểm khác nhau:

• Chỉ tiêu 26,27, 28: Tìm tất cả thu nhập chịu thuế của người lao động
• Chỉ tiêu 29, 30, 31: Chỉ tìm thu nhập chịu thuế của những người lao động ĐÃ BỊ KHẤU TRỪ THUẾ
• Chỉ tiêu [32] Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Chỉ tiêu [32] = [33] + [34] .

Số tiền phát sinh tại chỉ tiêu 32 này là số thuế TNCN mà các bạn phải nộp trong kỳ

Hạn nộp tiền chính là hạn nộp tờ khai

Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau

Theo quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của tháng đầu quý sau

• Chỉ tiêu [33] Cá nhân cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân  đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ.

Trong ví dụ tại bảng tính quý 3: có 2 cá nhân cư trú là Hoàng Văn Hào (đã bị khấu trừ: 170.250) và Nguyễn Thị Hiền (đã bị khấu trừ: 380.000) => Chỉ tiêu [33] = 170.250 + 380.000 = 550.250

• Chỉ tiêu [34] Cá nhân không cư trú: Là số thuế thu nhập cá nhân  đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ.

Trong ví dụ tại bảng tính quý 3: có 1 cá nhân không cư trú là chuyên gia A đã bị khấu trừ: 4.000.000  => Chỉ tiêu [34] = 4.000.000

• Chỉ tiêu [35] Tổng TNCT từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

-> Như vậy là lập xong Tờ khai thuế TNCN hàng tháng, quý nhé.

Làm xong các bạn ấn “ Ghi” chỗ nào sai, phần mềm sẽ báo đỏ -> Tiếp đó các bạn “Kết xuất XML” để nộp qua mạng cho cơ quan thuế.

Chú ý: Khi kết xuất thì các bạn kết xuất file XML nên để ngoài màn hình Desktop để khi nộp qua mạng thì tìm cho nhanh. Tiếp đó các bạn kết xuất thêm 1 file Excel rồi lưu lại -> Để sau này còn kiểm tra đối chiếu hoặc giải trình với Thuế.

II. Cách nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân qua mạng

Cắm Token (Chữ ký số) của doanh nghiệp vào máy tính, rồi thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào thuedientu.gdt.gov.vn

Chú ý là phải đăng nhập bằng MST và có thêm chữ -QL nhé.

Ví dụ: 0106208569 thì phải gõ: 0106208569-QL (Mật khẩu thì vẫn là Mật khẩu đăng nhập vào MST thường).

1. Nếu là doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa đăng ký Tờ khai thuế TNCN 05/KK-TNCN thì phải đăng ký thì mới nộp được:

Cách đăng ký Tờ khai như sau: Bấm vào mục “Khai thuế” -> Bấm vào mục “Đăng ký Tờ khai” => Bấm “Đăng ký thêm tờ khai”.

Lúc này sẽ hiển thị 1 bảng liệt kê tất cả các loại Tờ khai thuế => Các bạn tìm đền mục “THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN” -> Tìm đến mẫu “05/KK-TNCN – Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TT980/2015)” => LỰA CHỌN KỲ KÊ KHAI THEO THÁNG HAY QUÝ => Xong thì tích chọn vào Ô vuông.

⇒ Xong thì kéo xuống cuối cùng bấm “Tiếp tục” => Rồi “Chấp nhận” là xong.

Như vậy bây giờ có thể đã nộp được Tờ khai thuế TNCN 05/KK-TNCN, chi tiết xem tiếp bên dưới:

2. Nếu là doanh nghiệp đã đăng ký Tờ khai thuế TNCN 05/KK-TNCN thì các bạn nộp Tờ khai như sau:

Bước 2: Nộp Tờ khai thuế TNCN qua mạng:

Bấm vào “Khai thuế” => Bấm “Nộp tờ khai XML” => Bấm “Chọn tệp tờ khai” => Tìm đến thư mục mà các bạn đã kết xuất Tờ khai thuế TNCN XML -> Bấm “Open”.

⇒ Tiếp đó bấm “Ký điện từ” => Nhập Mã Pin => Bấm “Nộp Tờ khai”.

Như vậy là các bạn đã nộp xong Tờ khai thuế TNCN cho cơ quan thuế.

Để chắc chắn đã nộp thành công: Các bạn bấm vào mục “Tra cứu” => Bấm vào mục “Tờ khai” => Bấm

“Tra cứu” => Lúc này sẽ hiển thị các Tờ khai mà doanh nghiệp bạn đã nộp cho Cơ quan thuế => Các bạn kéo chuột sang phải để tìm đến Cột “Thông báo” => Bấm tải thông báo để xem cơ quan thuế thông báo như nào nhé.

Bước 3: Nộp tiền thuế TNCN (nếu có):

• Nếu doanh nghiệp không phải nộp tiền thuế TNCN thì bỏ qua bước này.
• Nếu phải nộp thì các bạn nộp như sau: Hướng dẫn đăng ký nộp tiền thuế điện tử qua mạng

III. Công ty luật ACC giải đáp các câu hỏi thường gặp   

1. Làm thế nào để tôi có thể tải và điền tờ khai thuế TNCN quý 1/2023?

   • Trả lời: Bạn có thể tải tờ khai thuế TNCN quý 1/2023 trực tiếp từ trang web của Cơ quan Thuế Việt Nam hoặc sử dụng phần mềm kê khai trực tuyến. Sau đó, điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn đi kèm và lưu ý kiểm tra lại trước khi nộp.

2. Các bước cần thực hiện để nộp tờ khai thuế TNCN quý 1/2023 qua mạng là gì?

   • Trả lời: Sau khi điền đầy đủ thông tin vào tờ khai, bạn cần đăng nhập vào hệ thống kê khai trực tuyến của Cơ quan Thuế Việt Nam. Chọn mục nộp tờ khai thuế TNCN quý 1/2023, kiểm tra lại thông tin, và sau đó nộp trực tuyến theo hướng dẫn trên giao diện.

3. Có những điều cần lưu ý khi kê khai thuế TNCN quý 1/2023 để tránh sai sót hay phạt?

   • Trả lời: Để tránh sai sót và phạt, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai, đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, tuân thủ các quy định và hạn chế việc trễ hạn nộp để tránh bị phạt. Luôn lưu ý cập nhật các thông báo và hướng dẫn mới từ Cơ quan Thuế.

Trong việc quản lý tài chính và tuân thủ với các quy định về thuế, việc làm tờ khai thuế TNCN quý 1/2023 không chỉ là một nhiệm vụ bắt buộc mà còn là cơ hội để doanh nghiệp và cá nhân kiểm soát tốt hơn về mặt tài chính. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách thuế, bạn sẽ không chỉ giảm thiểu rủi ro về pháp lý mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển ổn định của doanh nghiệp và cả cộng đồng kinh tế nói chung. Hãy đồng hành và thực hiện tờ khai thuế một cách hiệu quả để bảo vệ quyền lợi và định hình tương lai tài chính của bạn.