Hóa đơn điện tử có cần in ra không? Quy định mới nhất

Một trong những điểm ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng  lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử. Vậy hóa đơn điện tử có cần in ra không?, Hóa đơn điện tử được in bao nhiêu lần? vẫn là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Trong bài viết này, ACC sẽ cung cấp đến bạn thông tin để trả lời cho câu hỏi "hóa đơn điện tử có cần in ra không?"

Cơ sở pháp lý:

Luật Kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước về kế toán và tổ chức nghề nghiệp về kế toán.

Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1. In chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Khi nào cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ?

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật, theo đó phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người lập hóa đơn mà người lập hóa đơn có thể chuyển đổi từ dạng thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Theo quy định Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trong một số trường hợp nhất đinh, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, cụ thể:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Hợp đồng điện tử có bắt buộc phải in không?

Thực tế, hoàn toàn không có văn bản pháp luật nào quy định về việc "hóa đơn điện tử có cần in ra không?"
Căn cứ vào khoản 6 Điều 18 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Quốc Hội quy định: Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại khoản 1 và 2 của Điều 17 trong Luật này. Cụ thể:
- Các chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đầy đủ quy định nội dung của pháp luật, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa nhưng không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ hay các loại thẻ thanh toán.
- Các chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Theo đó, chứng từ kế toán phải được quản lý, kiểm tra để chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hay sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Hay như tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi quy định về lưu trữ hợp đồng điện tử, Chính Phủ cũng chỉ khẳng định hợp đồng điện tử được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Như vậy, hoàn toàn không có quy định nào bắt buộc hóa đơn điện tử in ra giấy để lưu trữ.

3. Quy định về hóa đơn điện tử in nhiều trang

Trường hợp danh mục hàng hóa dịch vụ trong giao dịch mua – bán nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1: Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Các mặt hàng phải được liệt kê đầy đủ, theo thứ tự liên tục từ số hóa đơn này đến số hóa đơn khác. Số hóa đơn trước phải ghi cụm từ “tiếp số sau” tại dòng ghi hàng hóa cuối cùng và tại dòng ghi hàng háo đầu của số hóa đơn sau phải có cụm từ “tiếp số trước”. 

Số hóa đơn đầu tiên ghi đầy đủ thông tin người bán và người mua. Hóa đơn cuối cùng ghi giá thanh toán, phụ thu, phụ phí, chiết khấu, thuế GTGT, chữ ký & dầu người bán (nếu có), chữ ký người mua và gạch chéo phần hóa đơn còn trống.

Cách 2: Sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang

Những trường hợp doanh nghiệp, đơn vị sử dụng hóa đơn tự in mà lập, in hóa đơn được thực hiện từ phần mềm và mong muốn áp dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang, Cục thuế xem xét từng trường hợp để chấp thuận nếu hóa đơn đáp ứng ghi đầy đủ các thông tin dưới đây trên phần đầu của trang sau giống như trang đầu:

• Số hóa đơn;
• Thông tin người mua, người bán (tên, địa chỉ, MST);
• Mẫu và ký hiệu hóa đơn.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang cần phải có dòng ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang của hóa đơn).

Theo Tổng cục Thuế, trong trường hợp chuyển hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy, nếu số dòng của một trang hóa đơn không đủ để thể hiện số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra, doanh nghiệp thực hiện tương tự như trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà hóa đơn được tạo lập và in từ phần mềm. Đồng thời, để hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang hợp lệ, hóa đơn không chỉ cần có phần đầu trang sau của hóa đơn thể hiện đủ nội dung như đã đề cập đến ở trên mà còn phải thỏa mãn:

• Hóa đơn điện tử đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin;
• Có thể truy cập, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn chỉnh.

4. Hóa đơn điện tử tự in? Hóa đơn điện tử in được mấy lần?

Hóa đơn điện tử có in được nhiều lần không? Tối đa hóa đơn điện tử được in bao nhiêu lần? Hay hóa đơn điện tử có in lại được không? Đây là những câu hỏi nhiều bạn thắc mắc, ACC xin giải đáp:

Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về nguyên tắc chuyển đổi thì người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.
Như vậy, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ trong quá trình lưu thông thì chỉ được in ra duy nhất 01 lần. Điều này hoàn toàn khác với trường hợp in ra phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán.

Trên đây là nội dung trả lời cho câu hỏi "hóa đơn điện tử có cần in ra không?" do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hy vọng bạn có thể hiểu hơn về vấn đề "hóa đơn điện tử có cần in ra không?" để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.