Hướng dẫn hình thức nhật ký sổ cái theo thông tư 200

1) Đặc điểm cơ bản của Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: 

 - Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được tổng hợp và ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một  sổ kế toán 

 Sổ cái chung duy nhất là nhật ký - sổ cái chung. Căn cứ để ghi vào  Nhật ký - Sổ Cái là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.  

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái bao gồm  các loại sổ kế toán sau: 

 - Nốt ngón tay; 

 - Sổ kế toán chi tiết và biểu đồ.

2) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái 

  Hằng ngày: 

 - Trên cơ sở chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã có được kiểm tra và  làm căn cứ hạch toán, trước tiên là xác định tài khoản bên nợ, 

 tài khoản ghi có vào Nhật ký – Sổ Cái. Dữ liệu của mỗi tài liệu (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai miền Nhật Bản phần chữ ký và sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ này 

 cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) lập nhiều lần trong cùng một thời kỳ hàng ngày hoặc 1-3 ngày một lần. Chứng từ kế toán và Tổng hợp chứng từ kế toán các sổ kế toán cùng loại sau khi đã ghi vào Nhật ký - Sổ cái, dùng để ghi vào các sổ, thẻ tiếp theo chi tiết liên quan.  

Cuối tháng: 

 - Sau khi đã phản ánh đầy đủ các chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào  Nhật ký 

 - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết và các biểu đồ, kế toán  cộng cột số liệu sinh vào phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong phần Sổ Cái để ghi 

 đến dòng không còn phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ Nhập số dư đầu tháng (đầu quý) và kết quả của tháng kế toán để tính số dư cuối kỳ tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.

- Các sổ, biểu đồ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh nợ và số phát sinh sinh Có và tính  số dư cuối tháng cho từng đối tượng. Dựa trên dữ liệu đóng  chuyên đề lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản tóm tắt chi tiết”  được so sánh với số dư nợ, tín dụng và cuối kỳ tháng của từng tài khoản trên  Nhật ký - Sổ cái. Dữ liệu lịch - Sổ cái chung và  trên "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi xác minh kết thúc, đối chiếu nếu tương ứng, sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký - Sổ cái: 

 - Sổ cái hình thức kế toán nhật ký - Sổ cái chỉ có một sổ cái 

 Duy nhất là Nhật ký - Sổ Cái (mẫu S01-DN) 

a) Nội dung: 

 - Nhật ký - Sổ cái là loại sổ cái duy nhất được sử dụng để ghi lại tất cả  

 Các giao dịch kinh tế diễn ra theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung nghiệp vụ 

  (Theo tài khoản kế toán).  - Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.  

b) Cơ cấu và cách thức đăng ký: 

•  Kết cấu: 

 Nhật ký - Sổ cái là sổ cái gồm 2 phần: phần Nhật ký và phần Sổ cái. Phần nhật ký: gồm các cột: cột “Ngày, tháng ghi”, cột “Số”, “Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Giải trình” nội dung của công ty và cột “Số tiền cam kết”. Phần Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. 

Phần Sổ cái: có nhiều cột, mỗi tài khoản có 2 cột: cột ghi nợ, cột ghi có. Số  cột 

 nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng  tài khoản sử dụng trong đơn vị tài khoản. cuốn sách phần dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). 

• Phương pháp kế toán 

 - Ghi hàng ngày: 

 Hàng ngày, mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người ghi Nhật ký - Sổ Cái phải 

 Kiểm tra tính  pháp lý của văn bản. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ  trên 

 tài liệu hỗ trợ để xác định các khoản phải thu và phải trả. Đối với các tài liệu sau 

 các tài khoản cùng bản chất, kế toán phải lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng bản chất”. Sau đó viết nội dung cần thiết của chứng từ kế toán hay "Bảng tổng hợp chứng từ kế toán" cùng loại” trên Nhật ký - Sổ Cái. Từng chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được ghi vào Nhật ký - Sổ cái một dòng, đồng thời  2 phần: Phần Nhật ký và Phần Sổ cái. Đầu tiên ghi vào phần Nhật ký ở các cột: Cột “Ngày, tháng ghi”, cột “Số” và cột “Ngày, tháng” của chứng từ, cột “Giải trình” nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ  ghi vào cột “số  phát sinh”. Sau đó viết số phát sinh nghiệp vụ kinh tế ghi ở cột  Nợ, cột  Có của các tài khoản được liên kết trong phần Sổ cái chung, cụ thể: 

 - Cột F, G: Ghi số  tài khoản tương ứng của nghiệp vụ kinh tế; 

 - Cột H: Ghi số  dòng  nghiệp vụ trên Sổ Nhật ký - Sổ cái; 

 - Từ cột 2: Ghi số tiền phát sinh của từng tài khoản theo quan hệ đối ứng 

  được ghi cụ thể ở  cột F và cột G. 

Cuối tháng, cộng số phát sinh trên nhật ký và số phát sinh nợ, số phát sinh, tính  số dư và  luỹ kế số  từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập báo cáo tài chính. .