Ngày 26 tháng 08 năm 2016 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 133/2016/TT-BTC nhằm hướng dẫn nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời thông tư không áp dụng cho việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước. Bài viết này là nội dung về các quy định liên quan đến Hạch toán xăng dầu theo thông tư 133/2016/TT-BTC, mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
hạch toán xăng dầu theo thông tư 133
1. Điều kiện để chi phí tiền xăng xe được xác định là chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.“
Như vậy cũng như các chi phí khác, theo quy định trên thì để xác định chi phí tiền xăng xe được tính là chi phí hợp lý thì phải thỏa mãn 3 điều kiện sau:
– Chi phí xăng dầu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
– Chi phí xăng dầu có chứng từ và hóa đơn đầy đủ.
– Hoá đơn GTGT từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAt) thì phải thanh toán bằng chuyển khoản.
Trường hợp cùng 1 ngày, cùng 1 đơn vị cung cấp xuất nhiều hoá đơn GTGT với giá trị nhỏ hơn 20tr đồng. Tuy nhiên tổng giá trị của các hoá đơn trong ngày lớn hơn 20tr thì cũng phải thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản.
Bộ chứng từ để chi phí xăng dầu được xác định là chi phí hợp lý. Chủ yếu là trường hợp sử dung chi phí xăng xe cho mục đích không thường xuyên như đi công tác, vận chuyển hàng hoá tuỳ khách hàng,… của doanh nghiệp bao gồm:
– Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (nếu có)
– Lệnh điều xe
– Biên bản ghi chỉ số công tơ mét
– Quyết toán tiền xăng xe
– Hóa đơn GTGT
2. Các chứng từ cụ thể
2.1. Quyết định cử đi công tác
Đối với chi phí xăng dầu phục vụ nhân viên đi công tác thì bắc buộc phải có quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp thì chi phí xăng dầu mới được hợp lý. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua những giấy tờ này và chỉ truyền nhau bằng phương pháp bằng lời nên việc ra quyết định thường là không có. Đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ.
Tuy nhiên mặc dù phương pháp cử đi công tác bằng lời và thực tế thì chi phí đó là chi phí thực của doanh nghiệp nhưng nếu không có quyết định cử đi công tác thì việc giải trình với cơ quan thuế rất khó khăn. Vì vậy, việc lập ra quyết định cử đi công tác thì mỗi doanh nghiệp cần phải lưu ý và tránh thiếu sót.
Nội dung của Quyết định bao gồm cụ thể như sau:
+ Trên quyết định phải ghi rõ tên Nhân viên được cử đi công tác
+ Mục đích của việc đi công tác
+ Địa chỉ nơi đi, nơi đến
+ Thời gian đi công tác
2.2 Lệnh điều xe
Trong trường hợp công ty có hỗ trợ xe và tài xế cho nhân viên đi công tác. Căn cứ vào quyết định cử đi công tác hoặc sự phân công của Giám đốc, phòng tổ chức hành chính thực hiện viết lệnh điều xe cho nhân viên.
Nội dung trên Lệnh điều xe cần ghi rõ: Số biển số xe ô tô, tên lái xe, nhiệm vụ, ngày đi, và nơi đến
Mẫu lệnh điều xe như sau:
Lệnh điều xe cần thiết khi hạch toán chi phí xăng xe
2.3. Biên bản ghi chỉ số công tơ mét
Biên bản ghi chỉ số công tơ mét là biên bàn mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót. Để xác đinh đúng được chi phí xăng xe chỉ sử dụng cho mục địch doanh nghiệp thì việc bổ sung biên bản này trong hồ sơ là cần thiết. Biên bản này cũng một phần giúp doanh nghiệp quản lí được quãng đường đi của xe khi đi công tác và tránh được việc tài xế hoặc nhân viên sử dụng với mục đích riêng. Nội dung cần có trong biên bản bao gồm:
+ Tên loại xe ô tô, loại xe vận chuyển
+ Ngày chốt số công tơ mét trên biên bản,
+ Chỉ số cũ, Chỉ số mới
+ Số Km đã đi trong tháng
2.4. Quyết toán tiền xăng xe
Để xác định là quyết toán tiền chi phí xăng xe cho doanh nghiệp có thể đưa vào trong chi phí hợp lí. Mặc khác quyết toán tiền xăng xe là chứng từ để doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho nhân viên khi nhân viên tự ứng trước chi cho khoản xăng xe này. Nội dung Quyết toán tiền xăng xe bao gồm:
+ Tên loại xe sử dụng,
+ Địa chỉ đi trong tháng, số chuyến, số km trong từng lần đi công tác
+ Định mức tiêu thụ của xe
+ Số Lít xăng đi hết trong tháng
+ Số tiền phải thanh thanh toán
+ Đối trừ, thừa, thiếu (nếu có)
2.5. Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng
Hoá đơn GTGT là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Việc có được xác định vào chi phí hợp hay không là dựa vào hoá đơn GTGT này. Tuy nhiên trên hoá đơn thì tiền xăng xe phải thể hiện đúng và trùng khớp với quyết toán tiền xăng xe. Đơn giá trên tiền xăng xe cũng phải phù hợp với giá cả thị trường hiện tại.
Hóa đơn GTGT của số Lít xăng xe đã tiêu thụ hết trong tháng.
3. Hạch toán xăng dầu theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Trường hợp 1: Sử dụng xăng dầu cho việc di chuyển liên quan đến mua hàng. Kế toán thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ TK 6421: Chi phí xăng dầu phục vụ việc bán hàng (giá trước thuế)
- Nợ TK 1331: Thuế VAT chi phí xăng dầu
- Có TK 112/111: Chi trả bằng tiền mặt/chuyển khoản.
Trường hợp 2: Chi phí xăng dầu dành cho hoạt động chung của doanh nghiệp như đưa đón nhân viên, phục vụ việc công tác,…. Kế toán có thể hạch toán chi phí xăng xe như sau:
- Nợ TK 6422: Chi phí xăng dầu chưa bao gồm thuế VAT
- Nợ TK 1331: Thuế VAT
- Có Tk 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản
Trường hợp 3: Doanh nghiệp sử dụng chi phí xăng đầu để thực hiện trực tiếp cho việc sản xuất, kinh doanh. Kế toán hạch toán chi phí xăng xe như sau:
- Nợ TK 154: Chi phí xăng dầu trực tiếp vào kinh doanh
- Nợ TK 1331: Thuế VAT
- Có TK 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt/ chuyển khoản
Trên đây là bài viết Hạch toán xăng dầu theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai... Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!