Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng chi tiết nhất 2024

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy do đó các doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi sớm để tiết kiệm chi phí, thời gian đồng thời cũng tránh bị động trong việc giải quyết các vướng mắc khi áp dụng cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Sau đây ACC gửi đến bạn đọc thông tin về cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng chi tiết nhất 2023.

Cơ sở pháp lý:

Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1. Hóa đơn điện tử cho khách hàng

Tại điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu rõ: Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Có 2 hình thức gửi: Gửi trực tiếp và Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

1. Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.

2. Gửi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung cấp:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo, lập HĐĐT bằng chương trình lập HĐĐT của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

Hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu HĐĐT đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để gửi cho người mua HĐĐT đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán: Khi nhận được HĐĐT có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên HĐĐT nhận được và gửi cho người bán HĐĐT có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT”.

Căn cứ quy định trên, trường hợp người bán lựa chọn sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng HĐĐT, cách thức truyền nhận HĐĐT theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

• Thời hạn thanh toán căn cứ theo thỏa thuận HĐ dân sự giữa người bán và người mua.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC

• Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet. Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop tránh gián đoạn công tác bán hàng
• Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile tránh bị phạt trả chậm.
• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain an toàn, bảo mật tuyệt đối
• …

Trên đây là nội dung liên quan đến gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng do Công ty Luật ACC cung cấp kiến thức đến khách hàng. Chúng tôi hi vọng bạn có thể hiểu hơn về vấn đề gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng này để tránh khỏi các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của bạn.